Jetzt mit Mailbutler durchstarten

Hallo! Hier ist Paul von Mailbutler, und in diesem Video möchte ich dir zeigen,
wie du den Smart Assistant von Mailbutler nutzet - eine künstliche Intelligenz, die in deinem Posteingang sitzt und dir beim Schreiben und Managen deiner E-Mails hilft. Der Smart Assistant kann dir helfen, deine E-Mails zu verfassen, er kann Aufgaben und Kontakte finden, er kann deine E-Mails zusammenfassen und vieles mehr.

Als Erstes musst du den Zugriff zum Smart Assistant erlauben. Dazu klickst du auf eine deiner Nachrichten, öffnest die Mailbutler-Sidebar und klickst dann auf das das Smart Assistant-Icon. Es erscheint eine kleine Info-Meldung, über welche du den Zugriff erlauben kannst. Mach dir keine Sorgen um den Datenschutz: Mailbutler hat immer nur Zugriff auf diejenigen E-Mails, für welche du diese Funktion verwendest. Und selbst wenn du keinen vollen Zugriff gewährst, kannst du immer noch die Funktionen Smart Compose und Smart Improve nutzen, die ich gleich erklären werde. Und wenn du willst, kannst du den Zugriff auch jederzeit in den Einstellungen im Datenschutz-Tab wieder deaktivieren.

Der Smart Assistant kann dir helfen, deine E-Mails anhand einiger weniger eingegebener Stichwörter zu verfassen, was dir eine Menge Zeit spart, vor allem, wenn du viele E-Mails schreiben musst. Um deine E-Mail zu verfassen, musst du zuerst auf den Verfassen-Button klicken, um ein neues E-Mail-Fenster zu öffnen und dann in der Mailbutler-Sidebar auf das Smart Assistant-Icon klicken und dort dann auf Verfassen. Hier kannst du die E-Mail beschreiben, die der Smart Assistant für dich schreiben soll und anschließend auf Verfassen klicken. Der Smart Assistant schreibt eine E-Mail für dich und du kannst auf Einfügen klicken, um den Text in deine Mail einzufügen. Zum Schluss kannst du eventuell noch Änderungen und Anpassungen vornehmen, bevor du deine Nachricht absendest.


Der Smart Assistant schreibt nicht nur E-Mails für dich, sondern kann dir auch bei der Rechtschreibung und Grammatik helfen. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, an der ich gerade arbeite und die ein paar Rechtschreib- und Grammatikfehler enthält. Um die Fehler zu korrigieren, wähle ich die Nachricht aus und kann dann im Smart Assistant-Feld deiner Sidebar entweder auf das Dropdown-Menü klicken, um die Rechtschreibung zu korrigieren oder die Grammatik zu verbessern, oder ich kann einfach auf den Verbessern-Button klicken. Ich kann dann die neue Nachricht, die der Smart Assistant für mich verfasst hat, überprüfen und mich entscheiden, ob ich nur die Rechtschreib- oder Grammatikkorrekturen übernehmen möchte, oder ob ich auf Ersetzen klicke und die gesamte verbesserte Nachricht in meine E-Mail einfüge.

Der Smart Assistant kann mir auch dabei helfen, Antworten auf meine Nachrichten zu verfassen. Nehmen wir an, ich habe eine E-Mail wie diese von Willi erhalten, in der sie mir die nächsten Schritte erklärt hat. Und sie schlägt vor, dass wir uns nächsten Donnerstag treffen. Im Smart Assistant-Feld meiner Sidebar kann ich auf den Antworten-Button klicken und der Smart Assistant wird eine Antwort für mich verfassen. Ich kann dann wählen, ob ich positiv oder negativ antworten möchte, ob ich dem Treffen zustimmen möchte oder nicht, und wenn ich zufrieden bin, kann ich meinen Entwurf öffnen und alle notwendigen Änderungen vornehmen, bevor ich auf Senden klicke. Auf diese Weise sparst du Zeit und kannst deine E-Mails besser beantworten, vor allem, wenn du einen ziemlich vollen Posteingang hast.

Die Funktion Smart Summarize hilft dir, beim Lesen deiner E-Mails Zeit zu sparen, indem sie die wichtigsten Punkte aus deinen E-Mails zusammenfasst. Nehmen wir an, du hast eine längere Mail in deinem Posteingang. Du kannst eine kurze Zusammenfassung erstellen, indem du auf den Zusammenfassen-Button klickst. Der Smart Assistant erstellt dann eine kurze Übersicht für dich, die du in eine Mailbutler-Notiz umwandeln kannst. Indem dir der Smart Assistant dir die wichtigsten Punkte aus deiner Mail präsentiert, sparst du viel Zeit.

Der Smart Assistant kann nicht nur Notizen erstellen, sondern dir auch Aufgaben vorschlagen, basierend auf deinen E-Mails. Klicke auf eine Nachricht und dann auf den To-Dos-Button. Der Smart Assistant scannt die Nachricht und schlägt dir potenzielle Aufgaben vor, die du dann in To-dos für deine Mailbutler-Aufgabenliste umwandeln kannst. Anschließend kannst du dann all die Dinge tun, die Teil deines Workflows sind, wie zum Beispiel Erinnerungen setzen oder Aufgaben an Teammitglieder zuweisen.

Und schlussendlich kann der Smart Assistant dabei helfen, nützliche Kontaktinformationen aus deinen Nachrichten zu extrahieren. Der Smart Assistant sammelt dazu vor allem Informationen aus E-Mail-Signaturen, daher ist es am besten, diese Funktion für E-Mails zu nutzen, die eine gute Signatur haben. Klicke einfach auf den Kontaktinformationen-Button und der Smart Assistant scannt die E-Mail. Dann kann ich auswählen, welche Informationen ich speichern möchte beziehungsweise beim Erstellen eines neuen Kontakts in Mailbutler berücksichtigen möchte.


Wie du siehst, spart dir der Smart Assistant viel Zeit und Mühe, indem er das Schreiben, Beantworten, Überprüfen und Zusammenfassen deiner E-Mails schneller und einfacher macht. Außerdem verbessert er dein Kundenbeziehungsmanagement, indem er dir hilft, wichtige Kontaktinformationen zu finden, und er hilft dir, deinen Arbeitstag besser zu bewältigen, indem er wichtige To-dos aus deinen E-Mails heraussucht.

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 Hallo, hier ist Paul von Mailbutler, und in diesem Video möchte ich über die E-Mail-Tracking-Funktion von Mailbutler sprechen.

Wolltest du schon immer wissen, was mit deiner E-Mail passiert, nachdem du sie abgeschickt hast? Mit E-Mail-Tracking kannst du sehen, wann deine E-Mail geöffnet wurde. Du kannst sehen, ob Links in deiner E-Mail angeklickt wurden, und Mailbutler zeigt dir detaillierte Informationen, die dir helfen zu entscheiden, ob der richtige Zeitpunkt für eine Follow-up-Email gekommen ist.

Also lass uns loslegen und einen Blick darauf werfen. Nehmen wir an, ich schreibe diese Kaltakquise-E-Mail an Willi, weil ich herausfinden will, ob sie an meinem Beratungsservice interessiert ist. Bevor ich auf „Senden“ klicke, schalte ich Tracking hier ein.

Im Dropdown-Menü kann ich wählen, ob ich nur die Öffnungen nachverfolgen will, damit ich sehen kann, ob Willi die E-Mail geöffnet hat. Ich kann Klicks nachverfolgen, damit ich sehe, ob Links wie dieser hier angeklickt wurden. In meinem Fall möchte ich beides verfolgen. Ich möchte nachverfolgen, ob sie die E-Mail geöffnet hat, und weil ich hier und in meiner Signatur mehrere Links habe, möchte ich sehen, ob sie an meinen Beratungsservice interessiert ist. Jetzt, wo ich die Nachverfolgung aktiviert habe, kann ich auf „Senden“ klicken.

Wie du siehst, erhalte ich in Echtzeit eine Benachrichtigung, wenn eine E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde. Ich kann den Status der versendeten E-Mail überprüfen, indem ich in den “Gesendet"-Ordner gehe und neben der E-Mail entweder ein oder zwei doppeltes Häkchen sehe. Ein Häkchen bedeutet, dass die E-Mail gesendet wurde und zwei Häckchen, dass sie geöffnet wurde. Du kannst es auch hier auf der rechten Seite sehen.

Aber das ist noch nicht alles. Wenn ich die Mailbutler-Sidebar öffne und zu meinen Tracking-Optionen gehe, erhalte ich eine ganze Reihe an Informationen, die mir helfen, den Umgang mit dieser E-Mail zu verstehen. Ich kann sehen, wann die E-Mail zum ersten Mal geöffnet wurde und zu welcher Uhrzeit; wie oft die E-Mail geöffnet wurde und wann sie zuletzt geöffnet wurde; ich kann sehen, wie lange Willi ursprünglich gebraucht hat, um die E-Mail zum ersten Mal zu öffnen; und wenn sie geantwortet hat, kann ich sehen, wie lange sie für die Antwort gebraucht hat und wie lange ich gewartet habe. Wenn die E-Mail an mehrere Personen gesendet wurde, kann ich hier unten sehen, wer die E-Mail angeklickt hat, an welchem Standort und welchen Browser und welches Gerät sie benutzt haben.

Und wenn ich noch weiter nach unten scrolle, kann ich Details zu meinen Link-Klicks sehen. In diesem Fall kann ich sehen, dass Willi sich sehr für meine E-Mail interessiert. Sie hat den Link zu meiner Website dreimal angeklickt. Außerdem hat sie sich ein paar meiner YouTube-Videos angesehen. Das ist ein wirklich gutes Zeichen - es zeigt mir, dass Willi möglicherweise interessiert ist und jetzt ein guter Zeitpunkt wäre, um bei ihr nachzuhaken.

Um einen Überblick über deine verfolgten E-Mails zu bekommen, kannst du im Mailbutler Dashboard das Tracking-Widget nutzen, um zu sehen, wie viele deiner E-Mails noch ungeöffnet sind und wie viele bereits geöffnet wurden. Wenn ich auf die Zahl klicke, sehe ich jede einzelne E-Mail und kann sie anklicken, um weitere Informationen zu erhalten und nachzuhaken.

Wenn du automatisches Tracking für alle deine E-Mails aktivieren möchtest, kannst du das tun, indem du auf das Zahnradsymbol in der Mailbutler-Sidebar klickst und deine Kontoeinstellungen öffnest. Unter dem „Allgemein“-Tab kannst du diese beiden Optionen aktivieren, um das automatische Tracking für alle deine E-Mails zu aktivieren. Du kannst das Tracking auch nach einer bestimmten Zeitspanne deaktivieren. Das ist wirklich nützlich - wenn jemand nach drei Monaten eine meiner E-Mails erneut öffnet oder auf einen Link klickt, bedeutet das, dass ich keine Echtzeit-Benachrichtigung mehr dafür erhalte.

Wenn du mit mehreren E-Mail-Programmen arbeitest oder wenn mehrere Personen in deinem Büro auf denselben Posteingang zugreifen, kannst du deine IP-Adresse auf eine Blacklist setzen, damit du keine Echtzeit-Benachrichtigung erhältst, wenn du eine gesendete E-Mail öffnest. Du kannst auf diesen Link klicken, um deine aktuelle IP-Adresse auf die Blacklist zu setzen.

Es gibt viele Situationen, in denen Tracking für dein Unternehmen nützlich sein kann, zum Beispiel beim Versenden von Sales-Emails, Follow-up-E-Mails, Projekt-Updates oder wenn du ein wichtiges Dokument versendest. Also aktiviere jetzt E-Mail-Verfolgung und du weißt immer was passiert, nachdem du auf „Senden“ geklickt hast.

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Hallo, hier ist Paul von Mailbutler. In diesem Video möchte ich dir zeigen, wie du mit der Smartes Später Senden-Funktion deine E-Mails verfassen und für einen späteren Zeitpunkt vorausplanen kannst. Die Smartes Später Senden-Funktion versendet deine E-Mails auch dann, wenn dein Computer ausgeschaltet oder offline ist - und das ist noch nicht alles. Diese Funktion verfügt über viele großartige Erweiterungen und Power, also lass uns einen Blick darauf werfen.

Nehmen wir an, ich arbeite spät abends und habe eine:n tolle:n neue:n potenzielle:n Kund:in gefunden, den ich ansprechen möchte. Anstatt die E-Mail sofort zu verschicken, nutze ich die Smartes Später Senden-Funktion, um sie während meiner normalen Arbeitszeit zu versenden.

Dazu klicke ich hier oben auf den Später Senden-Button. Ich kann dann eine der voreingestellten Zeiten wählen, um die E-Mail morgen oder am Wochenende zu versenden. Sagen wir also, ich möchte die Nachricht morgen versenden. Ich kann hier eine benutzerdefinierte Zeit angeben, oder ich verwende die Option „Zustellung optimieren für“. Mailbutler berechnet dann mithilfe seines smarten Algorithmus, wann die optimale Zeit wäre, um die E-Mail an diesen Kontakt zu senden. Und ich sollte darauf hinweisen, dass Mailbutler dies für jeden Kontakt individuell macht, damit du deine E-Mails immer zum richtigen Zeitpunkt verschicken kannst.

Außerdem aktiviere ich die Option, den Versand abzubrechen, wenn Willi Farber mir eine Nachricht schickt. Das ist wirklich wichtig, denn wenn Willi mir zuerst eine Nachricht schickt, möchte ich diese E-Mail nicht versenden. Also aktiviere ich diese Option, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Jetzt kann ich die E-Mail endlich vorausplanen.

Bei Bedarf kann ich meine geplante E-Mail im Geplant-Ordner in meiner Seitenleiste finden. Wenn ich die Planung meiner E-Mail aufheben oder meine E-Mail bearbeiten möchte, kann ich das hier oben tun. Ich klicke also auf „Geplanten Versand aufheben & bearbeiten“. Ich werde meine E-Mail leicht ändern. Vielleicht entferne ich einfach den letzten Satz. Und dann plane ich die E-Mail erneut.


Die meisten Mailbutler-Nutzer:innen möchten ihre E-Mails planen, wenn sie außerhalb ihrer normalen Arbeitszeiten arbeiten. Und das Tolle ist, dass Mailbutler das automatisch für dich vornehmen kann. Wenn du also spät nachts arbeitest, kannst du deine E-Mails schreiben und Mailbutler wird sie automatisch während deiner normalen Arbeitszeit versenden.

Um diese Funktion zu aktivieren, öffne die Mailbutler-Sidebar und klicke auf das Zahnradsymbol. Öffne deine Kontoeinstellungen und unter dem „Automatisierungen“-Tab findest du eine Automatisierung, mit der du festlegen kannst, ob Mailbutler dich fragen soll, was du tun sollst; ob du die E-Mail einfach senden willst - wenn du diese Funktion deaktivieren willst; oder ob die E-Mail automatisch am nächsten Arbeitstag gesendet werden soll.

Im „Datum und Zeit”- Tab kannst du deine Arbeitstage und Arbeitszeiten anpassen. Um das geplante Datum und die Uhrzeit automatisch auf den nächsten Arbeitstag zu ändern, aktiviere das Kontrollkästchen „Smartes Später Senden“ unter dem Abschnitt „Zeitvoreinstellungen an Arbeitszeiten anpassen für”. Auf dieser Seite kannst du auch die Zeitintervalle, die verwendet werden, wenn du eine E-Mail vorausplanst, ändern.

Um einen Überblick über deine geplanten E-Mails zu erhalten, öffne die Mailbutler-Sidebar. Unter dem „Aktivitäten”-Tab siehst du eine Zusammenfassung sowie den Status deiner geplanten E-Mails, und du hast einige Optionen, wenn du auf die drei Punkte klickst, um entweder die Planung aufzuheben oder deine E-Mail gleich zu versenden.

Die Smartes Später Senden-Funktion von Mailbutler geht weit über die einfache E-Mail-Planung hinaus, da sie alle Funktionen enthält, die du brauchst, um deine E-Mail-Kommunikation smarter und effizienter zu planen.

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Hallo, hier ist Paul von Mailbutler. In diesem Video möchte ich dir zeigen, wie du die Schlummer-Funktion nutzen kannst. Das ist eine wirklich nützliche Funktion, mit der du E-Mails für eine bestimmte Zeit aus deinem Posteingang ausblenden kannst, indem du sie schlummern lässt. Du kannst Schlummern nutzen, wenn du eine E-Mail erhältst, die du in dem Moment nicht lesen oder beantworten willst, oder wenn sie ein ToDo enthält, das du erledigen musst, du die E-Mail aber lieber schlummern lassen und später wieder darauf zurückkommen möchtest.

Um die Schlummer-Funktion zu nutzen, öffnest du Apple Mail und, nachdem du Mailbutler installiert hast, siehst du dieses neue Schlummer-Icon hier in deiner Symbolleiste. Nehmen wir an, ich habe diese E-Mail von Willi erhalten, die mich um einen Kostenvoranschlag für etwas bittet. Damit möchte ich mich jetzt lieber nicht beschäftigen. Ich möchte die E-Mail für ein paar Stunden in den Schlummermodus versetzen.

Also klicke ich auf diesen kleinen Pfeil neben dem Schlummern-Button und wähle aus einer Reihe von vorgegebenen Schlummeroptionen aus, ob ich die E-Mail bis heute später, bis morgen oder bis zum Wochenende in den Schlummermodus versetzen möchte. Ich kann aber auch manuell Datum und Uhrzeit festlegen. Ich schlummere diese E-Mail bis 15:00 Uhr und wähle dann „Individuelles Datum verwenden”. Du wirst sehen, dass die geschlummerte Nachricht jetzt aus deinem Posteingang ausgeblendet wird.

Und wenn ich hier in der Seitenleiste auf meine geschlummerten Nachrichten gehe, kann ich meine geschlummerten E-Mails sehen. Bei Bedarf kann ich mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken und den Schlummermodus aufheben. Oder ich warte die eingestellte Zeit ab und Mailbutler verschiebt die Nachricht automatisch als neues ungelesenes Element zurück in meinen Posteingang. Jetzt kann ich antworten und mich wieder mit Willi befassen, wenn es mir passt.

Wenn ich eine E-Mail in den Schlummermodus versetzen will, kann ich, anstatt eine der voreingestellten Optionen aus dem Dropdown-Menü zu wählen, einfach auf den Schlummer-Button klicken und die E-Mail für meine Standard-Schlummerzeit, in diesem Fall vier Stunden, in den Schlummer-Modus versetzen. Ich kann meine Schlummer-Einstellungen in meinem Kontoeinstellungen ändern. Unter dem „Datum und Zeit“-Tab, habe ich hier alle meine verschiedenen Zeitintervalle voreingestellt. Wenn ich meine Standard-Schlummerzeit ändern möchte, kann ich ein neues Schlummer-Intervall erstellen, indem ich das hier aktiviere. Ich ändere die Zeit auf zwei Stunden und wähle dann die Option „Als Standard festlegen“ aus. Wenn ich jetzt auf den Schlummern-Button klicke, werden meine E-Mails standardmäßig für zwei Stunden geschlummert. Ich kann auch die Standardzeiten und -dauern für meine anderen Schlummerintervalle ändern.

Auf der rechten Seite hier habe ich die Möglichkeit, die Zeitvorgaben so anzupassen, dass meine E-Mails nur zu meinen Arbeitszeit geschlummert werden. Wenn ich jetzt die Schlummer-Funktion nutze, werden meine Nachrichten immer zu den Arbeitszeiten und an den Tagen, die ich hier eingestellt habe, wieder im Posteingang auftauchen. Ich kann die Arbeitszeiten und die Tage, an denen ich arbeite, ändern. Wenn ich also zum Beispiel eine E-Mail am Freitagnachmittag in den Schlummermodus versetze, erscheint sie nicht am Sonntag in zwei Tagen, sondern erst am Montagmorgen wieder in meinem Posteingang.

Das Schlummern von E-Mails ist eine schnelle und einfache Methode, um deinen Posteingang zu organisieren und aufzuräumen, und es hilft dir, die Angst vor E-Mails zu reduzieren, die sich in deinem Posteingang ansammeln. Außerdem ist es ein wirklich praktisches Werkzeug, um E-Mails nicht zu vergessen, die du später noch bearbeiten musst.

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 Hallo, hier ist Paul von Mailbutler, und in diesem Video möchte ich dir die Aufgabenfunktion von Mailbutler zeigen, mit der du Aufgaben erstellen und sie direkt in deinem Posteingang an eine E-Mail oder einen Kontakt anhängen kannst.

Nehmen wir an, ich habe diese E-Mail von Willi erhalten, der ein neuer potenzieller Kunde für mich ist. In der E-Mail bittet sie mich, ein Angebot für einen zweitägigen virtuellen Workshop zu erstellen und ihr zu schicken. Damit ich es nicht vergesse, werde ich eine Mailbutler Aufgabe erstellen.

Dazu öffne ich die Mailbutler-Seitenleiste und klicke auf der Registerkarte "Nachrichten" auf die Schaltfläche "Aufgabe". Ich gebe meine Aufgabe ein und klicke auf diese Schaltfläche, um eine Erinnerung zu setzen, die in zwei Tagen fällig ist.

Neben E-Mail-Aufgaben kann ich mit Mailbutler auch Aufgaben für Kontakte erstellen. In dieser E-Mail hat mir Willi geschrieben, dass sie ein Team von 200 Leuten hat, also könnte sie mein bisher größter Kunde sein. Um sicherzugehen, dass ich für den Workshop wirklich gut vorbereitet bin, erstelle ich mir die Aufgabe, über Willi's Firma zu recherchieren. Dazu klicke ich auf den Reiter "Kontakt" und dann auf die Schaltfläche "Aufgabe erstellen".

Die Aufgabenfunktion von Mailbutler ist sehr hilfreich, wenn es darum geht, Erinnerungen zu erstellen. Dafür hat Mailbutler eine "Quicktasks"-Funktion, mit der du mit nur zwei Klicks eine Folgeerinnerung erstellen kannst. Ich habe jetzt mein Angebot für Willi vorbereitet, basierend auf meiner ersten Aufgabe, nämlich ein Angebot für den zweitägigen Workshop zu erstellen. Bevor ich auf "Senden" klicke, möchte ich eine Erinnerung erstellen, um mich bei Willi zu melden, wenn ich innerhalb von sieben Tagen keine Antwort auf diese E-Mail erhalte. Dazu öffne ich die Mailbutler-Seitenleiste im Compose Window und klicke auf den Pfeil neben dem Aufgaben-Button, um eine Folgeaufgabe zu erstellen. Hier siehst du, dass eine Folgeaufgabe mit dem Betreff meiner E-Mail erstellt wurde. Jetzt klicke ich auf das Datum und wähle aus, dass ich diese Erinnerung in sieben Tagen erhalten möchte. Und da ich nur diese Erinnerung erhalten möchte, klicke ich auf die Schaltfläche Automatisierung, wenn ich keine Antwort erhalte, und wenn ich eine Antwort erhalte, entscheide ich mich dafür, diese Aufgabe als erledigt zu markieren.

In meinen Mailbutler-Einstellungen kann ich das Standardverhalten für meine Folgeaufgaben ändern, wenn ich eine Antwort erhalte. Wenn ich hier oben auf die Registerkarte Automatisierungen gehe, kann ich wählen, ob ich die Aufgabe löschen, die Erinnerung entfernen oder auf erledigt setzen will, wenn ich eine Antwort auf eine E-Mail erhalte.

Arbeitest du in einem Team? Dann könnte es für dich von Vorteil sein, eine E-Mail-Aufgabe mit deinen Kollegen zu teilen. Wenn ich diese E-Mail anschaue, zeigt mir dieses Aufgabensymbol, dass eine Aufgabe an diese E-Mail angehängt ist. Wenn ich diese Aufgabe mit anderen Mitgliedern meines Teams teilen möchte, kann ich das tun, indem ich die Mailbutler Seitenleiste öffne. Wenn ich auf der Registerkarte "Nachrichten" zu meiner Aufgabe gehe, kann ich auf die Schaltfläche "Teilen mit" klicken, um sie mit meinen Kollegen zu teilen, und sie erhalten automatisch Zugriff auf diese gemeinsame Aufgabe oder Notiz.

Um einen Überblick über alle deine Aufgaben zu bekommen, öffne einfach das Mailbutler Dashboard und auf der Registerkarte "Aufgaben" siehst du eine Übersicht über alle deine Aufgaben. Du kannst auch Filter verwenden, um deine Aufgaben zu suchen oder zu sortieren, wenn du willst. Wenn du auf eine Aufgabe klickst, kannst du das Fälligkeitsdatum der Erinnerung ändern, die Aufgabe aktualisieren, die Automatisierung anpassen, sie mit deinem Team teilen oder die Aufgabe löschen. Und wenn du auf das Umschlagsymbol klickst, kannst du die Nachricht öffnen, an die die Aufgabe angehängt ist.

Mailbutler lässt sich mit einer Reihe von externen ToDo-Apps integrieren. Nachdem du die Verbindung zu einer App aktiviert hast, werden alle deine Aufgaben automatisch in dieser App angezeigt. Und selbst wenn du eine Aufgabe in Mailbutler bearbeitest oder erledigst, wird sie in dieser App auch aktualisiert, sodass alles immer auf dem gleichen Stand ist. Um die Synchronisierung mit einer Aufgaben- App zu starten, gehst du in der Mailbutler-Seitenleiste auf dein Konto und deine Einstellungen. Klicke auf der Registerkarte "Integrationen" auf den blauen Plus-Button und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm, um deine gewünschte Aufgabe zu verknüpfen.

Mit den Aufgaben von Mailbutler behältst du den Überblick über alles, was zu tun ist, einschließlich wichtiger Erinnerungen direkt in deinem Posteingang.

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 Hallo, hier ist Paul von Mailbutler. In diesem Video zeige ich dir, wie du die Notizfunktion von Mailbutler nutzen kannst, um Notizen entweder an eine E-Mail oder an einen Kontakt direkt in deinem Posteingang anzuhängen.

Nehmen wir an, ich habe diese E-Mail von einer potenziellen neuen Kundin, Willi Farber, erhalten und Willi hat mir mitgeteilt, dass sie an einem zweitägigen virtuellen Workshop für ein Team von 200 Personen interessiert ist. Ich möchte diese Information festhalten, also öffne ich die Mailbutler-Seitenleiste und klicke unter dem Nachrichten-Tab auf die Notiz-Schaltfläche, um die Informationen zu speichern.

Ich kann Notizen nicht nur an die E-Mail selbst anhängen, sondern auch direkt an den Kontakt. In einem separaten Video erfährst du mehr über die Kontaktfunktion von Mailbutler.

In dieser E-Mail hat Willi mir mitgeteilt, dass sie in den nächsten sieben Tagen im Urlaub sein wird. Das ist eine nützliche Info, die mir helfen wird, zum richtigen Zeitpunkt nachzuhaken und meine Geschäftsbeziehungen besser zu verwalten. Ich klicke also auf die Schaltfläche "Notiz" und schreibe "Sieben Tage im Urlaub" in die Notiz. Diese kleinen Notizen werden deine Kundenkontakte verbessern, weil du den Leuten mit ihrer Hilfe zeigen kannst, dass du solche Infos berücksichtigst und nicht vergisst.

Ich kann diese Notizen auch mit Mitgliedern meines Teams teilen. Wenn ich zum Beispiel die Details dieser E-Mail-Notiz mit anderen teilen möchte, kann ich hier auf den Teilen-Button klicken und sie mit Mitgliedern meines Teams teilen.

Um einen Überblick über alle meine Notizen zu erhalten, kann ich das Mailbutler Dashboard öffnen. Auf der Registerkarte "Notizen" sehe ich meine letzten Notizen, die ich filtern kann, wenn ich nur die Notizen sehen möchte, die mit einem Kontakt oder mit E-Mails verknüpft sind. Ich kann auch die Sortierung meiner Notizen ändern. Wenn ich auf eine Notiz klicke, kann ich sie aktualisieren oder auf den Mülleimer klicken, um sie zu löschen. Und hier unten kann ich entweder auf den Kontakt oder auf die E-Mail klicken, um die Nachricht zu sehen, an die die Notiz angehängt ist. Wenn ich in Apple Mail auf "Nachricht anzeigen" klicke, kann ich diese spezielle E-Mail öffnen.

Mailbutler ist mit einer Reihe von Notizen-Apps integrierbar. Wenn du also eine Notiz erstellst oder bearbeitest, wird sie automatisch auch in dieser App angezeigt oder upgedatet. Um Mailbutler mit einer Notizen-App zu verknüpfen, öffnest du dein Konto und deine Einstellungen, klickst auf den Plus-Button, wählst die gewünschte App aus und folgst den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Integration einzurichten.

Ich finde es sehr nützlich, Notizen direkt an E-Mails anzuhängen, wenn ich mich an wichtige Informationen oder Arbeitsschritte erinnern muss, oder ich kann Notizen direkt am Kontakt anbringen, um Informationen zu speichern, die mir helfen, meine Kundenbeziehungen besser zu verwalten.

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Hallo, hier ist Paul von Mailbutler, und in diesem Video möchte ich dir die Kontakte-Funktion vorstellen. Mit dieser Funktion hast du Zugang zu einem Kundenbeziehungsmanagementsystem oder CRM direkt in deinem Posteingang. Es soll dir helfen, deine Kundenbeziehungen zu verbessern und die Kundenloyalität und -bindung zu erhöhen.

Nehmen wir an, ich habe eine E-Mail von einer neuen potenziellen Kundin, Willi Farber, erhalten und sie noch nicht als Kontakt in meinen Mailbutler-Kontakten angelegt. Ich öffne also meine Mailbutler-Seitenleiste und klicke auf der Registerkarte "Kontakte" auf die Schaltfläche, um einen neuen Kontakt zu erstellen.

Mailbutler erstellt einen Kontakt mit dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person, und wenn ich auf das Stiftsymbol klicke, kann ich ihn bearbeiten und Informationen ergänzen. Zum Beispiel kann ich hier weitere Details hinzufügen wie den Namen der Firma. Ich kann auch Willi-spezifische Informationen eingeben, indem ich "Andere" auswähle, und dem benutzerdefinierten Feld einen Namen gebe. Ich nenne es "Teamgröße", und kann jetzt die Daten eingeben: '200'.

Nun kann ich die Informationen zu diesem Kontakt mit meinem Team teilen. Wenn ich auf dieses Symbol klicke, kann ich auswählen, mit wem ich den Kontakt teilen möchte. Wenn ich nur bestimmte Informationen teilen möchte, kann ich auf das Teilen-Symbol neben jedem dieser Felder klicken, um exakt nur diese Informationen zu teilen.

Um deine Beziehung zu diesem Kontakt besser zu verwalten, kannst du eine Notiz oder Aufgaben zu dem Kontakt erstellen und diese mit deinem Team teilen. Du kannst mehr über diese Funktionen in separaten Videos erfahren.

Willi hat erwähnt, dass sie Schulungen für 200 Leute braucht, sie könnte also mein größter Kunde sein. Ich will also wirklich sichergehen, dass ich gut vorbereitet bin, um diesen Deal abzuschließen. Ich werde also eine Aufgabe erstellen, die mich daran erinnert, dass ich recherchieren muss. Neben der Aufgabe kann ich auch eine Notiz erstellen, und mehr über diese Funktion erfährst du in einem separaten Video.

Willis E-Mail enthält auch einige persönliche Informationen, die mir in Zukunft bei der Nachbereitung und Pflege dieser Kundenbeziehung nützlich sein könnten. Ich füge also eine Notiz zu diesem Kontakt hinzu um mir zu merken, dass sie sieben Tage im Urlaub sein wird. Diese kleinen Notizen zeigen, dass du dich um deine Kontakte kümmerst und an sie denkst.

Notizen und Aufgaben können auch mit deinem Team geteilt werden, indem du hier auf den Teilen-Button klickst, oder hier auf die Aufgabe, und dann kann ich auswählen, mit wem ich diese Aufgaben teilen möchte.

Mailbutler kann mir zeigen, wann der effektivste Zeitpunkt ist, um zu versuchen, diese Person zu kontaktieren. Der intelligente Algorithmus von Mailbutler berechnet, wann die Person am ehesten eine E-Mail öffnen wird, und je mehr ich mit der Person interagiere, desto intelligenter wird die Funktion. Mailbutler berechnet dies für jeden einzelnen deiner Kontakte.

Diese Information ist extrem wichtig, denn sie hilft mir, zum optimalen Zeitpunkt nachzuhaken. In diesem Fall hilft es mir zum Beispiel, herauszufinden, wann der beste Zeitpunkt ist, um Willi anzurufen. Ich kann auch sehen, wie lange dieser Kontakt normalerweise braucht, um meine E-Mails zu öffnen und wie lange er braucht, um zu antworten. Diese Zeiten werden mir in meiner lokalen Zeitzone angezeigt. Da ich in Neuseeland lebe und Willi in Großbritannien, kann ich sehen, dass Willi ihre E-Mails in der Regel recht früh am Morgen beantwortet.

Unten in der Seitenleiste sehe ich den Nachrichtenverlauf dieses Kontakts. Dort kann ich nachsehen, wann sich mein Team zuletzt gemeldet hat oder wann ich der Person zuletzt eine E-Mail geschrieben habe. Und ich kann auf eine dieser Nachrichten klicken, um die E-Mail in Apple Mail aufzurufen.

Im Mailbutler Dashboard kann ich mir eine Liste all meiner Kontakte ansehen. Wenn ich die Registerkarte "Kontakte" öffne, kann ich meine Kontakte sehen, einschließlich der Anzahl der Notizen und Aufgaben, die mit jedem Kontakt verbunden sind. Ich kann meine Kontakte von hier aus filtern und sortieren und ich kann einfach auf einen Kontakt klicken, um ihn zu öffnen.

Ich kann auch Kontakte importieren, wenn ich auf das Zahnradsymbol hier unten klicke und mein Konto & Einstellungen unter dem Reiter "Integrationen" öffne. Wenn ich auf den Plus-Button klicke, kann ich eine Reihe von Kontaktdiensten von Drittanbietern verbinden, um alle meine Kontakte schnell in Mailbutler zu importieren.

Die Verwaltung deiner Kundenbeziehungen war noch nie so einfach, denn du hast alles, was du brauchst, an einem Ort direkt in deinem Posteingang.

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 Hallo, hier ist Paul von Mailbutler. In diesem Video zeige ich dir, wie du mit Mailbutler deine eigene superschicke, extrem professionelle E-Mail-Signatur erstellen kannst. Wie du weißt, ist eine professionelle E-Mail-Signatur für die Geschäftskommunikation sehr wichtig, denn sie repräsentiert deine Marke und dein Unternehmen. Zum Glück ist es wirklich einfach, mit Mailbutler eine superschicke E-Mail-Signatur zu erstellen.

Um meine E-Mail-Signatur zu erstellen, öffne ich als Erstes das Erstellungsfenster. Aus dem Signatur-Dropdown-Menü kann ich eine meiner vorgefertigten Mailbutler-Signaturen auswählen. Alle unsere Signaturvorlagen wurden professionell gestaltet und sind responsive, d.h. sie sehen auf jedem Gerät gut aus, egal ob du wie ich einen Desktop-Computer verwendest oder die E-Mail auf einem Handy oder Tablet liest.

Um eine neue Signatur zu erstellen oder zu bearbeiten, kann ich die Option "Mailbutler-Signaturen bearbeiten" hier im Erstellungsfenster oder im Hauptfenster von Apple Mail auswählen. Ich öffne meine Mailbutler-Seitenleiste, klicke auf Zahnradsymbol und öffne meine Einstellungen. Dann gehe ich auf der linken Seite zu Signaturen, um eine neue Signatur zu erstellen.

Ich klicke auf den Plus-Button in der oberen rechten Ecke. Als Erstes gebe ich der Signatur einen Namen. In diesem Dropdown-Menü kannst du deine Signatur aus einer Reihe von Möglichkeiten auswählen. Ich entscheide mich für die "Black Tie". Mailbutler füllt dann einige der Informationen auf der rechten Seite aus deinem Mailbutler-Profil aus. Überprüfe also die Informationen und du kannst jedes dieser Felder bearbeiten oder entfernen. Wenn ich zum Beispiel meine Telefonnummer nicht angeben möchte, kann ich sie ganz einfach entfernen.

Unterhalb deiner Daten findest du eine Reihe von Optionen, um deiner Signatur weitere Informationen hinzuzufügen, darunter auch einen Link. Ich könnte zum Beispiel einen Button hinzufügen, auf dem steht: "Demoanruf buchen", und dort einen direkten Link hinterlegen. Du siehst, dass meiner Signatur jetzt ein Button hinzugefügt wurde. Ich kann auch andere Informationen zu meiner Signatur hinzufügen, wie meine Adresse und Faxnummer.

Wenn ich mit den Einzelheiten meiner Signatur zufrieden bin, kann ich, wenn ich nach oben gehe, das Design meiner Signatur ändern, damit sie mit meiner Markenidentität übereinstimmt. Im Schriftmenü kann ich also die Schriftart und -größe ändern. Wenn ich die Farboptionen öffne und mir z.B. das Lila nicht gefällt, kann ich eine andere Farboptionen wählen oder eine Hex-Farbe eintippen. Vielleicht wähle ich jetzt diese blaue Farbe für meine Marke, auch als Sekundärfarbe. Und unter den Symbolen für die Sozialen Netwerke kann ich Dinge wie die Größe und den Stil ändern, oder wenn ich nicht zu viel Farbe möchte, kann ich meine Markenfarbe auch für Symbole der sozialen Netzwerke verwenden.

Das sieht jetzt schon richtig gut aus, aber es gibt noch ein paar andere Dinge, die ich tun kann, damit diese Signatur wirklich glänzt und heraussticht. Wenn ich hier nach unten scrolle, siehst du, dass du eine handschriftliche Signatur oder ein Logo hinzufügen kannst. Ich kann auch mein Profil ändern. Und hier gibt es die Möglichkeit, eine Fotogalerie hinzuzufügen oder sogar einen Link zu einem Video. Ich könnte also einen Link zu einem meiner YouTube-Videos einfügen. Unten kannst du sehen, dass ich Inhalte, die ich erstellt habe, ganz einfach mit Leuten teilen kann, denen ich E-Mails schicke.

Wenn du weiter nach unten scrollst, findest du Optionen, mit denen du deine sozialen Links anpassen kannst, und ich kann bei Bedarf weitere Optionen und soziale Plattformen hinzufügen oder auf den Minus-Button klicken, wenn ich sie entfernen möchte.

Und ganz unten kann ich noch einen Abschlusstext hinzufügen. Wenn ich also meine E-Mail immer auf eine bestimmte Weise abschließe: "Schönen Tag noch, Paul". Und ich kann auch noch einen Haftungsausschluss hinzufügen. Ich füge dort einfach einen Blindtext ein. Wenn ich zufrieden bin, muss ich nichts mehr speichern; Mailbutler speichert deine Aktualisierungen automatisch, so dass ich meine Einstellungen einfach schließen kann. Wenn ich mir jetzt meine neue Signatur ansehen möchte, öffne ich das Erstellungsfenster. Und in den Signaturoptionen kann ich meine neue Signatur auswählen.

Benutzt du Mailbutler in einem Team? Dann wirst du unsere Sharing-Optionen lieben. Um meine Signatur aus dem Erstellungsfenster zu teilen. Wenn ich auf die Signaturoptionen klicke, wähle ich Mailbutler-Signatur bearbeiten. Dann klicke ich auf die Schaltfläche "Teilen" und wähle aus, ob ich diese Signatur mit Mitgliedern meines Teams teilen möchte.

Wenn ich die Signatur als Eigentümer oder Ersteller der Signatur freigebe, bin ich der Einzige, der sie bearbeiten kann. Auf der rechten Seite kann ich auf die Schaltfläche Sperren klicken, um bestimmte Felder zu sperren oder freizugeben. Wenn ich zum Beispiel nicht möchte, dass mein Team den Firmennamen oder die Buchungsdaten bearbeitet, kann ich diese Felder sperren, aber ich kann sie ihre persönlichen Daten, einschließlich ihres Namens und ihrer E-Mail-Adresse, ändern lassen. Wenn ich mit der gemeinsamen Nutzung meiner Signatur zufrieden bin, kann ich die Einstellungen einfach schließen und alle Mitglieder meines Teams haben Zugriff auf die gemeinsame Signatur in ihrem Apple Mail-Konto. Ich kann Änderungen daran vornehmen, z. B. das Design und die Farben, und alle in meinem Team erhalten diese Änderungen.

So, das war's. Das war ein kleiner Einblick, wie du mit Mailbutler eine superschicke, professionelle E-Mail-Signatur erstellst, die sich wirklich von der Masse abhebt.

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 Hallo, hier ist Paul von Mailbutler, und in diesem Video möchte ich dir die Funktion Nachrichtenvorlagen zeigen. Lass mich dir eine Frage stellen.

Ertappst du dich manchmal dabei, dass du immer wieder die gleiche E-Mail versendest? Wenn ja, kannst du in wenigen Minuten Nachrichtenvorlagen mit personalisierten Platzhaltern erstellen, die du mit nur einem Klick in eine E-Mail einfügen kannst.

Die Verwendung von Nachrichtenvorlagen ist eine der besten Möglichkeiten, um bei E-Mails Zeit zu sparen. Wenn du in einem Team arbeitest, kannst du diese Vorlagen mit den anderen Mitgliedern deines Teams teilen, damit ihr alle die gleiche Sprache verwendet und in euren E-Mails einheitlich seid.

Um eine Nachrichtenvorlage in eine E-Mail einzufügen, schreibst du zunächst eine neue E-Mail und klickst auf den Button "Nachrichtenvorlagen". Ich kann dann auswählen, welche Vorlage ich verwenden möchte. Ich füge meinen Empfänger ein und bin dann bereit, meine E-Mail zu versenden.

Um eine neue Nachrichtenvorlage zu erstellen, klickst du auf das Zahnradsymbol in der Mailbutler-Seitenleiste und gehst dann zu deinem Konto und den Einstellungen. Auf der Registerkarte "Vorlagen" klickst du auf den blauen Plus-Button, um eine neue Vorlage zu erstellen. Gib ihr zunächst einen Namen und dann den Betreff. Ich werde sie nennen: "Ihr Angebot ist fertig", und du kannst deine E-Mail entweder eintippen oder einfügen. Oben habe ich eine Reihe von Formatierungsoptionen und Werkzeugen, mit denen ich die E-Mail genau so gestalten kann, wie ich es möchte.

Unten habe ich einige benutzerdefinierte Felder, die ich in meine E-Mail einfügen kann. Wenn ich also den Cursor an die Stelle setze, an der ich das Feld einfügen möchte, kann ich z. B. den Vornamen der Person einfügen, an die ich die E-Mail sende. Statt "Ihr Unternehmen" kann ich auch den Firmennamen des Kontakts einfügen und diese Daten werden aus den benutzerdefinierten Feldern des Kontakts in meinen Mailbutler-Kontakten gezogen. Wir haben ein separates Video über die Verwendung der Kontakte, das du dir ansehen kannst. Und zum Schluss füge ich vielleicht noch ein weiteres Feld unten hinzu, in das ich den Namen des Absenders eintrage. Wenn ich mit meiner Vorlage zufrieden bin, kann ich die Einstellungen einfach schließen und alles wird gespeichert.

Um meine Vorlage wieder zu verwenden, beginne ich eine neue E-Mail und klicke auf den Button "Nachrichtenvorlagen". Jetzt kann ich die neu erstellte Vorlage verwenden. Du siehst, dass die Platzhalter als grüne Kästchen ausgefüllt sind. Wenn ich den Namen einer Person eingebe, z. B. Willi Farber, kann ich auf das Auge hier oben klicken, um eine Vorschau zu sehen, wie die E-Mail aussehen wird, wenn sie verschickt wird. Du siehst also, dass Willis Name, der Name des Unternehmens und mein Name ausgefüllt sind. Als Letztes ändere ich noch ein paar andere Daten und dann kann ich meine E-Mail verschicken.

Arbeitest du in einem Team? Wenn ja, ist es eine gute Möglichkeit, diese Nachrichtenvorlagen mit anderen Mitgliedern deines Teams zu teilen, um sicherzustellen, dass ihr alle den gleichen Tonfall in euren E-Mails verwendet. Um deine Nachrichtenvorlagen zu teilen, gehst du einfach zurück zum Vorlageneditor und klickst auf die Schaltfläche "Teilen", wo du auswählen kannst, mit wem in deinem Team du die Nachrichtenvorlage teilen möchtest. Jetzt hast du die Möglichkeit, diese Nachrichtenvorlage beim Verfassen einer E-Mail zu verwenden.

Von nun an musst du keine Zeit mehr damit verschwenden, dieselbe E-Mail immer wieder abzutippen, und du musst deine Vorlagen auch nicht mehr in einem separaten Dokument speichern. Du kannst Zeit sparen, indem du Vorlagen mit einem Klick direkt in eine E-Mail einfügst.

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