Einrichten von Wiedervorlage-Erinnerungen in Outlook – vollständige Anleitung

In einer datengesteuerten und sich ständig weiterentwickelnden Branche ist es nicht einfach, alle verfügbaren Informationen durchzugehen und die dringensten Aufgaben zu prorisieren. Um produktiv zu sein, gibt es nichts Wichtigeres, als sich ein Erinnerungssystem einzurichten, das die Dinge, auf die es wirklich ankommt, hervorhebt.

Das Schöne an Outlook ist, dass der E-Mail-Client von Microsoft eine solide Grundlage bietet, um deine täglichen Aufgaben effizient zu organisieren und zu verwalten. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du in Outlook eine Erinnerung mit dem kleinen roten Flaggensymbol in der oberen rechten Ecke deines Home-Tabs einrichtest.

Die Vorteile von Outlook Erinnerungen

Das Interessante an den Outlook-Folgeerinnerungen ist, dass du sie sowohl für dich selbst als auch für deine Empfänger/innen einstellen kannst. Das heißt, wenn du eine E-Mail schickst, auf die du dringend eine Antwort brauchst, kannst du eine Erinnerung für deinen Empfänger einstellen, und wenn es soweit ist, wird er benachrichtigt.

Die Verwendung von Erinnerungen in Outlook hat eine Reihe von Vorteilen:

Hilft, eine solide Beziehung zu den Empfängern aufzubauen

In einem übersättigten Markt, in dem die Menschen ständig mit E-Mail-Nachrichten überhäuft werden, kann das Versenden einer Erinnerungsnachricht einem Kunden helfen, den Durchblick zu behalten und über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Das kann alles sein, von der Auftragsverfolgung bis hin zu einem anstehenden Treffen oder geschäftlichen Fragen. Mit Outlook kannst du einfach eine Wiedervorlage für die Empfänger einrichten und Outlook den Rest erledigen lassen.

Quelle: Microsoft Support

Das Versenden von Outlook-Erinnerungen für wichtige E-Mails zeigt auch, dass du die Meinung und das Feedback des Empfängers zu einer bestimmten Angelegenheit schätzt. Es zeigt, dass du daran interessiert bist, rechtzeitig eine Antwort von den Empfängern zu erhalten.

Minimiert verpasste Chancen

Unabhängig davon, welche Art von Unternehmen du betreibst, ist das Versenden von Outlook E-Mail-Erinnerungen ein sicherer Weg, um Professionalität zu demonstrieren und den Überblick über deine Korrespondenz zu behalten. Oft ist der Outlook-Posteingang so unübersichtlich, dass selbst die dringendsten Angelegenheiten in der Informationsflut untergehen.

Quelle: How-to-Geek

Wenn du eine Deadline einhalten musst oder Kontakte an anstehende Termine erinnern, kann eine prompte Antwort durch eine Erinnerungs-E-Mail in Outlook dein Lebensretter sein. Schließlich bedeutet eine verpasste Gelegenheit oft ein gescheitertes Geschäft oder einen verlorenen Abschluss, und das ist etwas, was kein Unternehmen gebrauchen kann.

Hilft dir, dich von der Masse abzuheben

Viele der Standardvorlagen, die die meisten Unternehmen für ihre E-Mail-Korrespondenz verwenden, sehen immer gleich aus. Es ist schwierig, Abwechslung in die E-Mail-Vorlagen zu bringen - also versuche, dich auf andere Weise abzuheben: mit einer Outlook-Erinnerung.

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Wenn du beim Versenden deiner E-Mail eine Outlook-Erinnerung für deine/n Empfänger/in einrichtest, zeigst du, dass du dich wirklich um ein persönliches Verhältnis bemühst und es ernst meinst, mit dem Empfänger ihm/ihr Kontakt zu treten. Es ist im Grunde eine Art Post-It, das du auf dem virtuellen Schreibtisch des Empfängers hinterlässt.

Verschafft dir Einblick in die E-Mail-Gewohnheiten deiner Korrespondenten

Wenn du in Outlook Wiedervorlage-Erinnerungen hinzufügst, hast du im Grunde Zugriff auf die E-Mail-Gewohnheiten deiner Empfänger/innen. So kannst du dir ein klares Bild davon machen, wann du Wiedervorlagen senden solltest und wie oft du bestimmte Personen kontaktieren solltest.

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Wenn du diese Daten zur Hand hast, kannst du deine Benachrichtigungen und E-Mails nach Bedarf anpassen. Du weißt, wie du ihre Aufmerksamkeit erregen kannst und wie du die Wahrscheinlichkeit erhöhst, dass sie antworten. Das ist nicht nur für die Planung zukünftiger strategischer Kampagnen sehr nützlich, sondern kann auch die Wirksamkeit deiner Nachrichten erhöhen.

Wie man E-Mail-Erinnerungen in Outlook verwendet

Je nach den Bedürfnissen deines Unternehmens kannst du die Erinnerungsfunktion für verschiedene Szenarien nutzen. Es gibt ein paar Dinge, für die du Erinnerungen verwenden kannst:

Besprechungserinnerungen

In vielen Fällen werden Besprechungen im Voraus an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit angesetzt. Wenn dieser Zeitrahmen etwas länger ist oder viele Termine auf der To-Do-Liste deiner Kunden stehen, ist es durchaus möglich, dass sie vergessen, wann die Sitzung stattfindet oder worum es geht.

Quelle: Microsoft Tech Community

Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, könntest du eine Erinnerung für deine Empfänger einrichten, um ihre Teilnahme zu bestätigen oder sie einfach aufzufordern, an dem angegebenen Datum teilzunehmen. Das geht mit ein paar einfachen Klicks und erscheint als Pop-up-Nachricht in ihrem Posteingang.

Quelle: Microsoft Support

Aufgabenerinnerungen

Bei Outlook Aufgaben, die ein bestimmtes Fälligkeitsdatum haben, ist die Einhaltung der Frist ein wichtiger Aspekt für den Erfolg des Projekts. Wenn du sicherstellen willst, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, kannst du mit Hilfe von Outlook Erinnerungen in ihren Kalendern einrichten.

Quelle: ExtendOffice

Auf diese Weise kannst du die Verantwortlichkeit des Teams aufrechterhalten und die Gesamtproduktivität aller Beteiligten steigern. Jeder, der die Erinnerung erhält, kann seinen Fortschritt verfolgen und bestimmte Aufgaben nach seinem Zeitplan priorisieren. Sie können auch mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, um im Handumdrehen optimale Ergebnisse zu erzielen.

Feedback- oder Aktionserinnerungen

Sowohl Feedback- als auch Aktions-E-Mails erfordern in der Regel eine Reaktion des Empfängers. Wenn du Benachrichtigungen für diese Nachrichten hinzufügst, stellst du sicher, dass eine Antwort so schnell wie möglich zurückkommt.

Das kann bei zeitlich begrenzten Angeboten, die nach einer bestimmten Zeit nicht mehr verfügbar sind, sehr nützlich sein. Wenn die Aktionserinnerung auf dem Bildschirm deines Empfängers erscheint, ist das ein Zeichen dafür, dass das Angebot noch gilt und aktiv ist, und erhöht den Druck auf den Empfänger, es zu nutzen, bevor die Zeit abläuft.

Wie man in Outlook Wiedervorlage-Erinnerungen einrichtet

Das Einstellen einer Erinnerung in Outlook ist ganz einfach. Zunächst musst du deine Basis-E-Mail mit allen notwendigen Informationen zu der Aufgabe oder dem Ereignis schreiben, das deine Empfänger in ihrem Kalender sehen sollen.

Dann klickst du mit der rechten Maustaste auf das rote Flaggensymbol am oberen Rand deines aktuellen Tabs und wählst die Option Wiedervorlage. Daraufhin erscheint ein Dropdown-Menü, in dem du das Datum und die Uhrzeit anpassen kannst. Du kannst dich für eine voreingestellte Option aus der Liste entscheiden, z. B. morgen, nächste Woche oder einen anderen Zeitpunkt in der Zukunft. Es gibt auch die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Datum nach deinen Bedürfnissen zu wählen.

Wenn du dich für ein Datum und eine Uhrzeit entschieden hast, klickst du einfach auf "Senden" und deine Kontakte erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Wenn du weitere Änderungen vornehmen möchtest, kannst du in deiner Kalenderansicht auf das Glockensymbol neben dem Erinnerungsdatum klicken.

Quelle: Microsoft Support

Wenn du aktuelle Meldungen entfernen möchtest, musst du nur erneut auf das Flaggensymbol klicken und "Flagge löschen" auswählen. Dadurch werden alle bestehenden Aufforderungen und die damit verbundenen Daten aus deinem Kalender entfernt.

Outlook-Erinnerungen mit Mailbutler verschicken

Wenn du dich fragst, wie du in Outlook Erinnerungen einrichten kannst, solltest du vielleicht einen zuverlässigen Drittanbieterdienst wie Mailbutler in Betracht ziehen, um automatisierte Aufgaben zu verwalten. Die Erinnerungsoption ist derzeit mit der Aufgabenfunktion verschmolzen und ermöglicht es dir, Benachrichtigungen als Teil deiner Aufgaben zu erstellen.

Öffne dazu eine E-Mail oder einen Kontakt und öffne die Mailbutler-Sidebar. Hier findest du die Option, eine Folge-Erinnungen hinzuzufügen, indem du auf den Dropdown-Pfeil auf dem blauen Symbol klickst.

An diesem Punkt siehst du mehrere Optionen, aus denen du je nach Bedarf wählen kannst. Wenn du eine neue Aufgabe erstellst, wählst du einfach die Folge-Erinnerung aus dem Dropdown-Menü aus, und schon hast du eine neue Erinnerung erstellt.

Du kannst die Wiedervorlage noch weiter anpassen, indem du andere Parameter festlegst, z. B. die Option, die Aufgabe auf erledigt zu setzen, wenn du eine Antwort erhältst. So hast du mehr Kontrolle über die Art der Benachrichtigung und kannst einen effektiven Arbeitsablauf sicherstellen.

Erinnerungen setzen, indem du Outlook-E-Mails in Aufgaben verwandelst

Wenn du eine E-Mail-Nachricht manuell in eine Aufgabe verwandeln willst, ist der Prozess etwas anders. Du musst mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken, die du in eine Aufgabe verwandeln willst, und sie festhalten. Dann ziehst du sie einfach in das andere Fenster, in dem deine Aufgabenansicht geöffnet ist, und legst sie an der gewünschten Stelle ab.

Quelle: Microsoft Support

Sobald du die Maustaste loslässt, hast du drei Optionen zur Auswahl:

• Als Aufgabe mit Text kopieren - damit wird eine neue Aufgabe mit demselben Inhalt aus der E-Mail-Nachricht selbst erstellt. Dies ist normalerweise die Standardoption, wenn du die Nachricht in den Aufgabenordner ziehst.
• Als Aufgabe mit Anhang kopieren - dabei bleibt die ursprüngliche Nachricht in deinem Posteingang erhalten, aber es wird eine neue Aufgabe mit der E-Mail als Anhang erstellt.
• Als Aufgabe mit Anhang verschieben - auch hier wird die ursprüngliche Nachricht eingebettet, mit dem einzigen Unterschied, dass sie nicht in deinem Posteingang verbleibt.

Kann ich in Outlook Folgeerinnerungen einrichten?

Ja, du kannst in Outlook eine E-Mail-Nachfass-Erinnerung einrichten. Um eine Erinnerung zu einer Outlook-E-Mail hinzuzufügen, findest du die Funktion auf der Registerkarte "Home", wenn du deine E-Mail schreibst. Bevor du sie versendest, klickst du auf Wiedervorlage und siehst dann alle Optionen, um eine Erinnerung einzurichten.

Achte darauf, dass du die Option zum Markieren der Empfänger auswählst, um sie zu benachrichtigen und zu zeigen, dass die Nachricht wichtig ist. Standardmäßig wird eine Erinnerung automatisch eingerichtet, wenn du eine Aufgabe erstellst, aber du kannst die Details ändern, wenn sie nicht deinen Wünschen entsprechen.

Zusammenfassung

Wenn du eine umfassende und effiziente Möglichkeit suchst, alle Teammitglieder und Kunden an wichtige Termine und Fälligkeiten zu erinnern, können E-Mail-Erinnerungen ein echter Lebensretter sein. Microsoft hat eine eigene Funktion, die einfach zu bedienen ist, aber wenn du einen praktischen Ansatz mit anpassbaren Benachrichtigungen suchst, ist Mailbutler vielleicht eher etwas für dich.

FAQs zu Erinnerungen in Outlook

Gibt es in Outlook Follow-Up-Erinnerungen?

Ja, gibt es. Du kannst eine Erinnerung zu Outlook-E-Mails hinzufügen, indem du auf das Flaggensymbol klickst, wenn du deine E-Mail fertig geschrieben hast. Dann kannst du ein Datum in deinem Kalender auswählen, an dem die Empfänger eine Erinnerung erhalten sollen.

Wie versende ich eine Erinnerungs-E-Mail?

Der einfachste Weg, eine Erinnerungsmail zu erstellen und zu versenden, ist Mailbutler. Normalerweise wird eine Erinnerungs-E-Mail über eine Aufgabe in Outlook verschickt, aber mit der Aufgabenfunktion von Mailbutler ist es noch einfacher. Mit Mailbutler öffnest du einfach die Sidebar, klickst auf den Dropdown-Pfeil und legst einen Follow-Up fest. Es ist wirklich so einfach.

Wie füge ich eine Follow-Up-Erinnerung zu meinem Outlook-Kalender hinzu?

Um Erinnerungen in Outlook zu setzen, öffnest du einfach deine Kalenderansicht im Navigationsbereich. Doppelklicke dann auf den entsprechenden Termin, um die Optionsliste zu öffnen. Hier findest du das Dropdown-Feld für die Erinnerung und kannst die gewünschte Uhrzeit und das Datum aus der Liste auswählen.