Aufgaben in Outlook produktiv nutzen und teilen

Microsoft Outlook hilft Millionen von Menschen auf der ganzen Welt, ihre E-Mail-Kommunikation zu verwalten und ihre Geschäftskorrespondenz mit maximaler Produktivität zu organisieren. Es gibt zahlreiche spannende Funktionen, die Outlook zu einem der effizientesten E-Mail-Clients machen, ganz gleich, ob du es für die Arbeit oder für private Zwecke nutzt.

Benutzer/innen auf der ganzen Welt vertrauen auf Outlook, um Aufgaben zu erstellen und zu teilen, sich Erinnerungen zu setzen, Fälligkeitsdaten hinzuzufügen und ihre anstehenden Aufgaben zu organisieren. Mit den Aufgaben in Outlook, kannst du ganz einfach benutzerdefinierte Berechtigungen und einen detaillierten Plan für deine kommenden Tage erstellen, um deine Zeit effektiv einzuteilen.

Hier erfährst du mehr über die hervorragenden Funktionen der Outlook-App, die dir helfen, das Beste aus deiner Zeit und deinen Ressourcen rauszuholen.

Was sind Outlook Aufgaben?

Dank der Aufgaben-Funktion in Outlook kannst du ganz einfach eine tägliche To-Do-Liste erstellen, die dir hilft, den Überblick über wichtige Dinge zu behalten, die erledigt werden müssen. Aufgaben sind eine großartige Funktion, um deine Arbeit nach Priorität zu ordnen, damit du weißt, was sofort erledigt werden muss und was du auf später verschieben kannst.

Mit Aufgabenlisten kannst du auch sehen, was alles in der Woche ansteht. Das Abhaken von Aufgaben hilft dir, stets organisiert zu bleiben und gibt dir das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben.

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Der schnellste und einfachste Weg, eine Aufgabe in Outlook zu erstellen, ist die Aufgabenfunktion von Mailbutler.

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Outlook Aufgaben erstellen

Du willst eine Aufgabe in Outlook erstellen? Der schnellste und einfachste Weg, das zu tun, ist zweifelsohne die Aufgabenfunktion von Mailbutler. Dafür musst du absolut nichts Neues lernen. Die Aufgabenfunktion von Mailbutler ist sehr schnell und einfach zu bedienen, denn sie ist direkt in dein E-Mail-Programm integriert.

Du kannst ganz einfach Fälligkeitstermine für deine Aufgaben festlegen indem du ein Datum und eine Uhrzeit auswählst. Außerdem kannst du Echtzeit-Benachrichtigungen auf deinem Handy und Computer aktivieren, sodass du benachrichtigt wirst, wenn die von dir festgelegte Zeit abgelaufen ist. So erledigst du deine Aufgaben immer rechtzeitig und bleibst über deine Projekte und Kommunikation auf dem Laufenden.

Wenn du Aufgaben in Outlook immer noch lieber auf die alte Art und Weise erstellst, helfen dir die folgenden Schritte beim Erstellen von Aufgaben in Outlook.

1. Klassische Outlook Aufgaben

Du kannst deinen Tag und deine Projekte auch mit Hilfe der klassischen Outlook Aufgabenfunktion planen. Die folgenden Schritte zeigen dir wie es geht:

• Öffne Outlook
• Wähle "Neuer Eintrag"
• Wähle eine Aufgabe aus
• Gib einen Namen für die Aufgabe in das Feld "Betreff" ein
• Lege das Startdatum und das Fälligkeitsdatum fest
• Lege eine Priorität und eine Erinnerung fest
• Klicke auf "Aufgabe", "Speichern" und "Schließen".

2. Die Outlook To-Do-Funktion

In Outlook kannst du auch Aufgaben mit Hilfe der To-Do-Funktion erstellen. Du kannst diese Listenelemente auch in deinen Kalender ziehen, um sie gezielt in deinen Tag einzuplanen. Um loszulegen, befolge diese Schritte:

• Suche die "To Do Leiste" und wähle "Neues Aufgabenfeld eingeben".
• Gib deine Aufgabenbeschreibung ein
• Klicke zum Abschließen auf "Enter".

3. Konfiguriere die Einstellungen

Bearbeite die Aufgabe in deinem Zeitplan so, dass du genug Zeit hast, sie auch wirklich zu erledigen. Du kannst auch Teammitglieder, die an dem Projekt mitarbeiten, hinzufügen und eine Erinnerung erstellen. Wenn du mehrere Aufgaben in Termine umwandelst, helfen dir Erinnerungen dabei zu wissen, wann welche Aufgabe erledigt sein muss.

Wie man Aufgaben in Outlook verwendet

Folgende Tipps können bei der Arbeit mit Outlook-Aufgaben hilfreich sein.

Dateien an Aufgaben anhängen

Wenn die Aufgabe, die du einem Teammitglied zuweisen möchtest, eine Datei enthalten soll, kannst du diese ganz einfach an die Aufgabe anhängen. Du kannst ein Bild oder ein Dokument anhängen, indem du "Datei hinzufügen" klickst und dann die entsprechende Datei auswählst. Wenn du in Microsoft 365 arbeitest, kannst du die Datei anhängen, indem du einen Link im Bereich "Notiz hinzufügen" einfügst.

Aufgabenlisten mit Teamkollegen teilen

Die To-Do-Funktion ermöglicht auch das Teilen von Aufgaben. Du kannst zwar keine einzelnen Aufgaben teilen, aber du kannst Zugriff auf Aufgabenlisten geben. Die Liste kann von jedem, der Zugriff hat, eingesehen und bearbeitet werden. Du kannst Aufgaben freigeben, indem du auf den Namen einer Aufgabenliste klickst, "Liste freigeben" wählst und Kontakte hinzufügst.

Weitere Aufgaben-Funktionen

Die folgenden Aufgaben-Funktionen könnten dir bei der Arbeit in Outlook nützlich sein:

• Zuweisbare To-Dos: Du kannst schnell Aufgaben erstellen und Partnern oder Mitarbeitern zuweisen.
• Status Updates: Du kannst die Funktionen zur Statusaktualisierung und zur prozentualen Erledigung nutzen, um den Überblick über deine Aufgaben zu behalten. Mit dieser Funktion kannst du unerledigte Aufgaben als zu 50% erledigt oder einfach als "In Bearbeitung" markieren. Du kannst Aufgaben auch als "Für jemand anderen", "In Bearbeitung" und "Wartend" markieren, um deine Aufgabenliste im Blick zu behalten und produktiver zu sein.
• Exportieren: Mit der Exportfunktion von Outlook kannst du deine Projekte und Aufgaben in eine Tabellenkalkulation exportieren. So kannst du Berichte über den Projektfortschritt erstellen.
• Aufgabenorganisation: Organisiere deine Aufgaben mit der Outlook Kategorisierungsfunktion, damit du sie leichter finden kannst. Wenn dir die Standardkategorien mit zugewiesenen Farben in Outlook nicht gefallen, kannst du deine eigenen Kategorien erstellen und ihnen deine eigenen Farben hinzufügen.
• Zeiterfassung: Dank dieser Funktion können Freiberufler/innen, die nach Stunden abrechnen, den Überblick darüber behalten, wie lange sie an einem Projekt gearbeitet haben. Du kannst deine Zeit entweder über die Felder "Gesamtarbeit" oder "Tatsächliche Arbeit" in Outlook erfassen.
• Aufgaben delegieren: Um eine Aufgabe zu delegieren, klickst du auf die Schaltfläche Senden, nachdem du sie erstellt und die entsprechende Person ausgewählt hast. Überprüfe deinen Ordner für gesendete Nachrichten, um zu sehen, ob eine Zuweisungs-E-Mail von Outlook gesendet wurde.

Eine E-Mail in eine Aufgabe in Outlook umwandeln

Eine Outlook Aufgabe aus einer Mail zu erstellen ist nicht schwer. Wenn du eine E-Mail in Outlook in eine Aufgabe umwandeln möchtest, musst du nicht alle Informationen noch einmal schreiben. Outlook macht es seinen Nutzern hier leicht: Klicke einfach auf die Nachricht und verschiebe sie in der Navigationsleiste zu Aufgaben.

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Wenn du eine Aufgabe auf diese Weise erstellst, beachte, dass nur der Inhalt der Nachricht in eine neue Aufgabe umgewandelt wird. Wenn die E-Mail Anhänge enthält, werden diese nicht automatisch übertragen. Die Erstellung von Aufgaben auf diese Weise kann eine große Zeitersparnis bedeuten. Außerdem kannst du, wie bei jeder anderen Aufgabe auch, ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung hinzufügen oder die Aufgabe an eine andere Person delegieren.

Du kannst Aufgaben auch erstellen, indem du Kontakte, Kalendereinträge und Notizen in die Navigationsleiste ziehst.

Verbessere die Aufgabenorganisation mit den E-Mail-Tags von Mailbutler

Outlook bietet zwar eine Fülle von Funktionen, um Aufgaben zu verwalten und zu organisieren, aber durch die Integration von Mailbutlers Tags kannst du dein Aufgabenmanagement noch verbessern. So geht's:

• Kategorisiere mit Präzision: Mit den Tags von Mailbutler kannst du deine Aufgaben mit spezifischen Labels versehen, damit du sie schnell identifizieren und nach Prioritäten ordnen kannst. Egal, ob es sich um ein bestimmtes Projekt, einen bestimmten Kunden oder eine interne Teamaufgabe handelt, die Tags sorgen für Klarheit auf einen Blick.
• Optimiertes Aufgabenmanagement: Mit dem E-Mail-Tagging-System von Mailbutler kannst du Aufgaben und Notizen schnell kennzeichnen und so ein strukturiertes Aufgabenmanagement gewährleisten. Das ist besonders nützlich, wenn du mit mehreren Projekten jonglierst oder mit verschiedenen Teams zusammenarbeitest.
• Einfacher Zugriff und Filter: Du musst Aufgaben mit bestimmten Tags finden? Mit den Tags von Mailbutler kannst du Aufgaben mühelos filtern und sortieren und so sicherstellen, dass du immer findest, was du suchst, ohne dich durch eine unübersichtliche Aufgabenliste wühlen zu müssen.

In unserem Tutorial-Video erfährst du, wie du die Mailbutler-Aufgabenfunktion nutzen kannst.

Kann ich eine Aufgabenliste in Outlook teilen?

Ja, Outlook ermöglicht es seinen Nutzern, Aufgabenlisten, die sie erstellt haben, mit anderen Personen zu teilen. Das Verfahren ist sehr einfach: Klicke auf die Schaltfläche "Teilen" oben im Aufgabenfenster, erstelle einen Einladungslink, kopiere den Link und schicke ihn einfach per E-Mail an alle, denen du Zugang zu deiner Aufgabenliste geben möchtest.

Wie kann ich die Aufgaben einer anderen Person in Outlook sehen?

Es kann hilfreich sein, einen Einblick in die Aufgaben anderer Teammitglieder zu haben, um Überschneidungen zu vermeiden. In Outlook kannst du ganz einfach die Aufgabenordner anderer Nutzer/innen öffnen, nachdem sie dir die Leseerlaubnis erteilt haben. Es ist außerdem wichtig, dass die gemeinsame Nutzung von Aufgaben nicht nur auf den einen Standardordner "Aufgaben" beschränkt ist.

Die Nutzer/innen können nämlich ihre eigenen Aufgabenordner erstellen und auswählen, welche davon sie mit anderen Nutzer/innen teilen möchten. Du kannst zum Beispiel einen Aufgabenordner erstellen, der wichtige Informationen über ein bestimmtes Projekt enthält. Dann kannst du auswählen, welchen Personen du Zugriff auf den Ordner geben möchtest, damit sie über das jeweilige Projekt Bescheid wissen.

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Wie du Aufgaben in Outlook mit anderen teilst

Das Teilen von Aufgaben in Outlook ist eine tolle Funktion, die die Produktivität und Effizienz deines Teams erheblich steigern wird. Klicke dafür einfach oben im Aufgabenfenster auf "Teilen". Danach klickst du auf "Einladungslink erstellen" und kopierst den Link. Schicke eine E-Mail an die Personen, mit denen du deine Aufgaben teilen möchtest.

Du kannst Aufgaben auch mit Hilfe der Mailbutler-Funktion "Kollaboration" für Outlook teilen. Mit der Kollaborationsfunktion kannst ganz einfach im Team zusammenarbeiten und kommunizieren, ohne deinen Posteingang verlassen zu müssen. Außerdem lässt dich Mailbutler Aufgaben, Notizen, Kontakte, Signaturen und E-Mail-Vorlagen mit nur wenigen Klicks mit allen deinen Teamkollegen teilen. Und wenn du eine Aufgabe nicht mehr sehen möchtest, kannst du sie einfach wieder freigeben und sie wird aus deiner Aufgabenliste entfernt.

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Nutze den Task Finder in Outlook

Eine der herausragenden Funktionen des KI-gesteuerten Smart Assistant von Mailbutler ist der Task Finder. Dieses Tool ist eine große Hilfe für alle, die Outlook für ihre tägliche Kommunikation nutzen. Es ist kein Geheimnis, dass E-Mails oft Aufgaben enthalten - sei es eine Anfrage von einem Kollegen, eine Frist von einem Kunden oder ein von deinem Chef anberaumtes Meeting. Diese Aufgaben manuell aus deinen E-Mails zu extrahieren und eine Aufgabenliste zu erstellen, kann ein mühsamer und zeitraubender Prozess sein.

Hier kommt der Task Finder ins Spiel. Diese Funktion nutzt KI, um deine E-Mails zu scannen und Aufgaben automatisch zu identifizieren. Sie liefert dir dann eine Liste mit Aufgaben, die erledigt werden müssen. Mit nur wenigen Klicks kannst du diese Aufgaben in Todos verwandeln, sodass du einen klaren Überblick über deine Aufgaben hast.

So sparst du nicht nur Zeit, sondern stellst auch sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird. Du behältst den Überblick über dein Arbeitspensum und kannst deine Zeit effektiver einteilen. Wenn du also deine Produktivität in Outlook steigern willst, solltest du die Task Finder-Funktion von Mailbutlers Smart Assistant unbedingt ausprobieren.

Outlook-Aufgaben FAQs

Wie kann ich Aufgaben in Outlook effektiv nutzen?

Um das Beste aus den Aufgaben in Outlook herauszuholen, ist es am sichersten, Mailbutler zu installieren. Diese E-Mail-Erweiterung bietet eine ganze Reihe hervorragender Funktionen, die deinen Posteingang intelligenter machen können. Und da Mailbutler direkt in deinen E-Mail-Client integriert ist, musst du dich nicht in eine neue Software einarbeiten - es ist schnell und einfach, sofort loszulegen.

Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und To-do-Listen in Outlook?

Aufgaben sind im Grunde genau das - Aufgaben. Sie sind Outlook-Elemente, die in einem Aufgabenordner gespeichert werden. To-Do-Listen hingegen sind für die Weiterverfolgung markiert. Die To-Do-Liste ist im Grunde ein Suchordner, der alle markierten Elemente und deine Aufgaben enthält. Das hilft den Nutzern, eine umfassende Liste aller Aufgaben zu haben, die erledigt werden müssen.

Was sind die besten Tipps zur Verwendung von Outlook?

• Organisiere deine E-Mails in Ordnern - Wenn du ein Ordnersystem entwirfst, das für dich funktioniert, ist es viel einfacher, bestimmte E-Mails zu finden.
• Verwende professionelle E-Mail-Vorlagen - Das kann dir helfen, wertvolle Zeit zu sparen und deine Produktivität deutlich zu steigern. Du kannst deine eigenen E-Mail-Vorlagen in wenigen Minuten erstellen und sie mit nur einem Klick zu deinen E-Mails hinzufügen.
• Zeitplan für den E-Mail-Versand - Du kannst deine E-Mails schreiben, wann immer es dir passt, und sie später versenden. Dazu klickst du auf Optionen - Zustellung verzögern. Wähle die gewünschten Parameter aus, speichere sie, und Outlook sendet deine E-Mail zu der von dir gewünschten Zeit und dem gewünschten Datum.
• Automatische E-Mail-Antworten senden, wenn du nicht im Büro bist - Das ist eine hervorragende Funktion, um die E-Mail Antwortzeit zu verkürzen und deinen Kontakten die Entscheidung zu erleichtern, ob sie warten wollen, bis du wieder im Büro bist, oder sich an einen anderen Mitarbeiter wenden sollen.

Gibt es eine Android-App für die Synchronisierung von Outlook-Aufgaben?

Willst du von all deinen Lieblingsplugins und -apps aus auf deine Aufgaben und Aufgabenlisten zugreifen können? Mailbutler macht es dir leicht, alle deine Aufgaben automatisch mit Todoist, Trello, Asana, Evernote, Apple Reminders und vielen anderen Apps zu synchronisieren. Das geht ganz einfach mit ein paar schnellen Klicks über die Mailbutler Sidebar, so dass du deine Aufgaben und To-Dos immer zur Hand hast, wenn du sie brauchst.