Künstliche Intelligenz
Contact Finder: Automatisiertes Kundenbindungs- management
Der Mailbutler Smart Assistant scannt deine eingehenden E-Mails und extrahiert automatisch relevante Kontaktinformationen. Lies weiter, um mehr zu erfahren.
Erhalte nützliche Tipps dazu, wie du E-Mails mithilfe von Tags kennzeichnen und so Ordnung in deinen Posteingang bringen kannst.
Irena ist eine erfahrene Content- und E-Mail-Marketerin, die Tiere liebt, ruhige Vormittage und alles, rund um Tolkien.
Wenn du deine E-Mail-Organisation verbessern willst, ist das Markieren von E-Mails der beste Weg, um Ordnung zu schaffen und Nachrichten leicht zu finden.
E-Mail-Tags oder die sogenannten Kategorien in Outlook haben einen großen Vorteil gegenüber Ordnern: Elemente können mehrere Tags haben, aber nur einen Ordner.
In anderen Worten: Tagging ermöglicht dir mehrere Tags für jedes Dokument hinzuzufügen, während Ordner nur einen Ordner für mehrere Dokumente zulassen.
In Outlook wird das Taggen von E-Mails als „Kategorisieren“ bezeichnet, eine Funktion, mit der du deinen Posteingang visuell organisieren kannst, um die Kommunikation effizienter zu gestalten. Mit dem E-Mail-Tagging in Outlook kannst du beliebig viele Tag-Kategorien erstellen, ihnen Farben zuweisen und sie dann auf alles anwenden - auf E-Mails, Kalenderereignisse, Aufgaben, Notizen und Kontakte.
Das Anlegen von Kategorien erleichtert auch die Suche und hilft dir, verschiedene Projekte oder Typen von E-Mails anhand ihrer Farbe schnell zu identifizieren. So kannst du zum Beispiel sofort sehen, welche E-Mail zu welchem Projekt gehört, ohne sie lesen zu müssen.
Zur besseren Organisation kannst du eine Liste mit häufig verwendeten Kategorien wie „Projekt-Updates“, „Follow-up“, „Rechnung“, „persönlich“ oder „dringend“ erstellen. Dann kannst du eingehende E-Mails gleich mit diesen Kategorien kennzeichnen und so deinen Posteingang effektiver verwalten.
Wie erstelle ich Kategorien?
Um eine neue Kategorie in Outlook zu erstellen, gehst du einfach auf die Registerkarte „Startseite“, wählst eine E-Mail aus, klickst dann auf „Kategorisieren“ und wählst „Kategorien verwalten“ aus. Erstelle eine neue Kategorie, wähle die gewünschte Farbe aus und klicke „Speichern“.
Sobald du deine Kategorien eingerichtet hast, kannst du sie auf deine E-Mails, Meetings und Aufgaben anwenden.
Wie wende ich Kategorien an?
Um eine E-Mail zu markieren, wähle die gewünschte E-Mail aus, klicke in der Symbolleiste auf „Kategorisieren“ und wähle die gewünschte Kategorie aus. Du kannst einer E-Mail oder einem anderen Element auch mehrere Kategorien zuweisen, damit dein Posteingang noch besser sortiert ist.
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Du kannst Kategorien außerdem hinzufügen, indem du mit der rechten Maustaste auf eine Mail klickst und dann „Kategorisieren“ auswählst.
Außerdem kannst du Kategorien auch automatisch anwenden, indem du eine Regel festlegst. Dazu klickst du mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail in deinem Posteingang, dann auf „Regeln“ und wählst „Regel erstellen“ aus. Du kannst Regeln verwenden, um markierte Nachrichten in einen bestimmten Ordner zu verschieben.
Setzte Farben, Gestalte, Verknüpfe
Mit Mailbutler, unserer Outlook-Erweiterung für E-Mail-Tags, kannst du verschiedenen Elementen eine farbige Kategorie zuweisen. Die Tags von Mailbutler erhöhen die Effizienz, Vielseitigkeit und Präzision der Outlook-Kategorien und richten sich an diejenigen, die komplexe Projekte sowie viele Aufgaben zu verwalten haben.
Nutze die Tags von Mailbutler, um deine Notizen, Kontakte, Termine, Aufgaben, Vorlagen und Signaturen, zu gruppieren, und so dein E-Mail-Management zu optimieren.
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Mit diesem E-Mail-Produktivitätswerkzeug hast du alle deine Projekte immer im Blick, einschließlich aller E-Mails, Aufgaben, Notizen und beteiligten Personen. Du kannst damit deine Projekte nach Phasen, Prioritäten oder Teammitgliedern organisieren. Dieser strukturierte Ansatz verhindert Überschneidungen, Verzögerungen und Fehler.
Filtern, Verbessern, Erweitern
Die Verwaltung und Organisation deines E-Mail-Posteingangs ist oberste Priorität - egal in welchem Business.
Die zeitsparende Filterfunktion von Mailbutler ermöglicht es dir, E-Mails in Outlook zu kennzeichnen und Nachrichten, Aufgaben, Notizen und Kontakte anhand ihrer Kennzeichnung schnell zu finden. So kannst du beispielsweise alle E-Mails zu einem bestimmten Projekt aufrufen, indem du einfach nach dem Tag des Projekts suchst.
Mailbutler verbessert das E-Mail-Tagging durch eine umfassende Organisation.
Wenn du deine Mailbutler-Kontakte unter Verwendung von Tags gruppierst, kannst du immer schnell die Kontakte finden, die an einem Projekt beteiligt sind und E-Mails an die Gruppe versenden.
Wenn es um die Verwaltung des Posteingangs geht, bieten beide E-Mail-Plattformen ausgefeilte Filter- und Kennzeichnungs-Tools zum Sortieren und Organisieren von E-Mails.
In Outlook können Nutzer:innen Regeln und Filter einrichten, um eingehende Nachrichten automatisch zu organisieren. Diese Regeln können Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern in bestimmte Ordner sortieren.
Outlook geht bei der automatischen Verwaltung des Posteingangs noch einen Schritt weiter und bietet einen Posteingang mit Relevanz, der wichtige E-Mails sofort von weniger wichtigen trennt. Nutzer:innen können wichtige E-Mails einfach in den Posteingang mit Relevanz verschieben, indem sie sie markieren. Um den Posteingang mit Relevanz anzupassen, kannst du bestimmte Absender oder Betreffe als hohe, mittlere oder niedrige Priorität markieren.
Auch Gmail bietet ein Filter- und Labelsystem für die Organisation, mit dem die Nutzer:innen E-Mails mit verschiedenen Labels kategorisieren können. Es gibt außerdem Filter, zum automatischen Sortieren von E-Mails in Ordner. Gmail kann E-Mails in Kategorien wie „Updates“ oder „Promotions“ sortieren, mithilfe von Machine Learning. Alle E-Mails im Posteingang eines/einer Nutzer:in werden gescannt und kategorisiert.
Du solltest schauen, welches Tagging-Tool für dich persönlich am einfachsten zu nutzen ist und am besten in deinen Workflow passt. Wenn du nach einer fortgeschrittenen Tagging-Funktion suchst, solltest du ein Drittanbieter-Tool wie Mailbutler verwenden.
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Outlook verfügt über Kategorien, die deinen Arbeitsablauf verfeinern und dabei helfen, deine Elemente zu organisieren und farblich zu kennzeichnen. Mailbutler-Tags können aber auch in anderen E-Mail-Programmen wie Gmail und Apple Mail verwendet werden - sie sind vielseitiger einsetzbar.
Und was noch wichtiger ist: Sie bereichern die bestehende Kategorisierung von Outlook, indem sie dir Folgendes ermöglichen:
Die Tags von Mailbutler bieten dir auf jeden Fall ein höheres Maß an Organisation als die Kategorien von Outlook. Sie sind besonders nützlich für diejenigen, die umfangreiche Projekte oder viele Aufgaben verwalten.
Mailbutler dir hilft dabei, Aufgaben besser zu verwalten und macht die Organisation klarer und übersichtlicher. Die Funktionen von Mailbutler sind besonders nützlich für die Verwaltung von Projekten und für die Zusammenarbeit im Team, weil du sie an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
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Tags können bei der Organisation und Zusammenarbeit helfen, aber manchmal gibt es auch Probleme. Hier sind einige häufige Probleme und die besten Lösungen:
Getaggte E-Mails werden nicht synchronisiert
Manchmal kann es vorkommen, dass getaggte E-Mails nicht über verschiedene Geräte oder Plattformen hinweg synchronisiert werden. Überprüfe in diesem Fall deine Internetverbindung und stelle sicher, dass du auf allen Geräten mit demselben Outlook-Konto angemeldet bist. Wenn das Problem dadurch nicht behoben wird, versuche, Outlook neu zu starten oder deinen E-Mail-Client zu aktualisieren.
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Falsches Tagging
Es kann mal vorkommen, dass du eine E-Mail versehentlich mit dem falschen Tag versiehst. Entferne in diesem Fall ganz einfach den Tag und für den richtigen hinzu. Überprüfe lieber noch einmal, ob du auch den richtigen Tag gesetzt hast.
Problematische Add-ins
Es können manchmal Konflikte zwischen Outlook-Add-ins und den Tags entstehen. Um die Probleme zu beheben, versuche, dein Add-in zu deaktivieren und zu sehen, ob das Tagging besser funktioniert.
Um sicherzustellen, dass Outlook gut funktioniert, halte deine Version immer auf dem neuesten Stand. Um Fehler beim Markieren zu vermeiden, solltest du regelmäßig nach Updates suchen und diese umgehend installieren.
Bitte beachte, dass verschiedene Outlook-Versionen, Unterschiede bei der Markierung und Kompatibilität aufweisen können. Neuere Versionen haben in der Regel bessere Tagging-Funktionen. Ältere Versionen unterstützen diese Funktion möglicherweise nur eingeschränkt oder gar nicht.
Um herauszufinden, ob das Tagging in deiner Outlook-Version funktioniert, sieh in der Dokumentation nach oder auf der Webseite von Microsoft.