E-Mail-Vorlagen für HR (Personalwesen) und allgemeine Tipps

Wenn man über E-Mails spricht, denkt man vielleicht zuerst an Marketing- oder Sales-E-Mails. Das Marketing- und Sales-Teams eines Unternehmens sind wahrscheinlich die intensivsten Nutzer:innen der E-Mail-Kommunikation und wenden verschiedene Marketingtechniken an, um Kund:innen zu gewinnen.

Sie sind jedoch nicht die Einzigen, die E-Mails intensiv nutzen. Auch die Personalabteilung versendet sehr viele E-Mails an interne und externe Partner:innen. Personalleiter:innen schreiben oft E-Mails, die regelmäßig verschickt werden müssen, sei es zur Begrüßung neuer Mitarbeiter:innen oder um Neuigkeiten mitzuteilen.

Das nimmt viel Zeit und Mühe in Anspruch, die für produktivere Tätigkeiten genutzt werden könnte.

E-Mail-Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, diese Nachrichten zu verschicken, ohne Zeit mit dem Schreiben von E-Mails zu vergeuden. Wenn sie effizient geschrieben sind, können E-Mail-Vorlagen die Qualität und Schnelligkeit der Kommunikation verbessern, Arbeitsabläufe optimieren und sogar zu Marketingstrategien beitragen, die die Marke des Unternehmens stärken.

Mit der E-Mail-Tagging-Funktion von Mailbutler können diese Vorlagen je nach Zweck getaggt werden, damit du immer die richtige Vorlage zur Hand hast, wenn du sie brauchst.

E-Mail-Vorlagen können HR-Teams außerdem dabei helfen, neue Mitarbeiter:innen zu gewinnen, den Einarbeitungsprozess zu beschleunigen und Vertrauen innerhalb der Teams aufzubauen.

Hier sind einige E-Mail-Vorlagen für die HR-Abteilung, die dir das Leben leichter machen, sowie einige Tipps zur Erstellung von E-Mails, die dir helfen, effizient zu kommunizieren.

Dos und Don'ts bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen für die HR-Abteilung

Ähnlich wie bei Sales- oder Marketing-E-Mails gibt es einige grundlegende Regeln, die HR-E-Mails lesefreundlich und informativ machen. Einige unserer Tipps sind:

• Sei direkt

Keiner liest gerne lange Nachrichten. Sei also immer kurz und bündig in deinen E-Mails. Füge nur die wichtigsten Informationen ein, um das Interesse des/der Leser:in nicht zu verlieren.

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• Bleibe markenkonform

Der Ton und die Sprache der E-Mails sollten immer mit der Marke des Unternehmens übereinstimmen. Die Wortwahl in den Vorlagen kann jedoch je nach Vorlage, die du erstellst, angepasst werden.

• Personalisiere

Bei personalisierten Vorlagen ist es am besten, wenn sie persönliche Angaben zu den Empfänger:innen enthalten.

Wenn euer Marketing- oder Sales-Team CRM-Tools (Customer Relationship Management) verwendet, kannst du persönliche Informationen aus deinem Applicant-Tracking-System (ATS) abrufen, um den/die Adressat:in der Vorlagen anzupassen.

• Halte es kurz und einfach

Achte darauf, dass das Design der Vorlage leicht verständlich ist. Das Format und die Struktur sollten darauf ausgerichtet sein, es dem/der Empfänger:in einfacher zu machen, sich auf den Inhalt deiner E-Mail zu konzentrieren, anstatt von wichtigen Informationen abzulenken.

Je weniger Dinge in der E-Mail enthalten sind, desto besser ist sie und desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie als Spam gekennzeichnet wird.

• Verwende die richtige Software

Verwende nicht Microsoft Word oder eine andere Textverarbeitungssoftware, um deine Vorlage zu erstellen, da diese bestimmte Codes enthalten können, die dazu führen, dass die E-Mail fehlerhaft ist.

• Füge das richtige Bild und die richtige Größe ein

Die kleinste Dateigröße ist die beste Größe für E-Mail-Vorlagen. Große Bilder verlängern die Ladezeiten und beeinträchtigen die Zustellung der E-Mail.

Vermeide es, zu viele Illustrationen zu verwenden. Achte stattdessen auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Text und Bildern.

• Links zum Newsletter-Abbestellen einfügen

Dies ist wichtig für die Zustellbarkeit von E-Mails und wird von vielen Anti-Spam-Gesetze weltweit gefordert.

Wenn du in deiner Vorlage einen Link zum Abbestellen der E-Mail einfügst, werden deine E-Mails nicht als Spam gekennzeichnet.

Weitere Tipps und Tricks zum Verfassen von E-Mails findest du in diesen Tipps zum Schreiben von E-Mails.

Unverzichtbare E-Mail-Vorlagen für die Personalabteilung

Mitarbeiter:innen-Feedback

Unternehmen, die sich um ihre Mitarbeiter:innen kümmern, haben eine Gemeinsamkeit: Sie bitten regelmäßig um Feedback. Rückmeldungen über die Arbeitsabläufe, die Teamarbeit und die Kultur deines Unternehmens sind wichtig, um die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen zu messen.

Zufriedene Mitarbeiter:innen sind mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiver und bringen dem Unternehmen wiederum mehr Gewinn.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist eine Umfrage, die dein Team ausfüllen kann, am besten anonym.

Aufforderung dem Unternehmen Feedback zu geben: Verwende die folgende Vorlage, um dein Team zu bitten, dem Unternehmen Feedback zu geben, beispielsweise in Form einer Mitarbeiterbefragung.

Betreff: [Name des Unternehmens] braucht dein Feedback!

Liebes Team,

bei [Name des Unternehmens] arbeiten wir ständig daran, unsere Arbeitskultur zu verbessern. Wir würden gerne von euch wissen, in welchen Bereichen wir gut sind und wo wir uns noch verbessern können.

Von ehrlichen und aufrichtigen Meinungen werden wir am meisten profitieren. Um an der Umfrage teilzunehmen, klicke bitte auf diesen [Link]. Es dauert nur 3 Minuten, um sie auszufüllen.

Vielen Dank für deine Teilnahme.

Mit freundlichen Grüßen,

Das HR-Team

Rekrutierungsprozess

Hier sind einige E-Mail-Vorlagen, die in verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses verwendet werden können.

Vorlage für ein Stellenangebot: Um erfolgreichen Bewerber:innen eine Zusage per E-Mail zu schicken.

Quelle

Betreff: [Name des Unternehmens] - Stellenangebot [Name der Position]

Liebe/r Her/Frau [Name des/der Bewerber:in],

es war uns eine Freude, Sie in den letzten Tagen kennenzulernen. Wir waren von Ihrem Hintergrund, Ihren Fähigkeiten und Ihrer Leistung im Vorstellungsgespräch beeindruckt. Wir möchten Ihnen die Stelle [Stellenbezeichnung] offiziell anbieten. Es handelt sich um eine [Voll-/Teilzeit]-Stelle mit X Stunden pro Woche. Sie werden dem [Stellenbezeichnung des/der Vorgesetzten] unterstellt sein.

Sie erhalten ein Gehalt von X und [ ggf. Angabe von Bonusprogrammen]. Darüber hinaus haben Sie Anspruch auf [Angabe der betrieblichen Leistungen wie Krankenversicherung und X Tage bezahlten Urlaub].

Der [Datum] ist der voraussichtliche Starttermin für Sie. Zu Beginn deines Arbeitsverhältnisses müssen Sie einen Vertrag unterschreiben und [erwähne Vereinbarungen wie Schweigepflicht und Wettbewerbsverbot].

Wir würden uns freuen, bis zum [Datum] von Ihnen zu hören. Wenn Sie in der Zwischenzeit Fragen haben, können Sie mich oder [Name der Führungskraft] gerne per E-Mail oder Telefon unter [Kontaktdaten angeben] kontaktieren.

In dem beigefügten Dokument finden Sie weitere Einzelheiten zu deiner neuen Stelle.

Wir freuen uns, Sie in unserem Team zu begrüßen!

Mit freundlichen Grüßen,

Das HR-Team

Vorlage für eine Jobabsage: Du schickst diese E-Mail, wenn du Bewerber:innen mitteilst, dass ihre Bewerbung nicht erfolgreich war.

Betreff: [Name des Unternehmens] - Ihre Bewerbung für [Name der Stelle]

Liebe/r Herr/Frau [Name des/der Bewerber:in],

vielen Dank für das Gespräch mit unserem Team über die Stelle als [Funktionsbezeichnung] bei [Name des Unternehmens]. Es war uns ein Vergnügen, mehr über Ihre Fähigkeiten und Leistungen zu erfahren.

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass unser Team Sie nicht für eine weitere Prüfung ausgewählt hat.

Ich möchte darauf hinweisen, dass der Wettbewerb um die Stellen bei [Name des Unternehmens] immer sehr intensiv ist und dass wir häufig vor der schwierigen Entscheidung stehen, aus einer großen Anzahl qualifizierter Bewerber:innen auszuwählen. Wenn Sie damit einverstanden sind, werden wir Ihren Lebenslauf für künftige Stellen, die besser zu Ihrem Profil passen, aufbewahren. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihren Lebenslauf aufbewahren, lassen Sie es uns bitte wissen.

Wenn Sie noch Fragen haben, geben Sie mir gerne Bescheid.

Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse an [Name des Unternehmens] und viel Erfolg bei deiner Jobsuche.

Mit freundlichen Grüßen,

Das HR-Team

Pre- und Onboarding-Prozess

Dazu gehören alle Prozesse, die ablaufen, nachdem jemand zugestimmt hat, dem Team beizutreten.

E-Mail-Vorlage für die Einarbeitung: Du versendest sie, um neue Mitarbeiter:innen zu informieren, damit sie sich auf ihr Onboarding im neuen Job vorbereiten können.

Betreff: Vor deinem großen Tag bei [Name des Unternehmens]

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in]

willkommen an Bord!

Wir freuen uns sehr, dass du Teil unseres tollen Teams wirst. In Kürze erhältst du eine E-Mail mit weiteren Informationen zu deiner Einarbeitung und was du dafür vorbereiten musst.

Außerdem schicken wir dir einige Arbeitsmittel und das Willkommens-Paket des Unternehmens. Bitte teile uns deine Präferenzen mit, indem du dieses [Formular] ausfüllst.

Noch einmal: Herzlichen Glückwunsch! Wir können es kaum erwarten, mit dir zu arbeiten!

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

Onboarding E-Mail-Vorlage: Du versendest diese E-Mail, um neue Mitarbeiter:innen auf ihren ersten Arbeitstag vorzubereiten und sie in dein Unternehmen einzubinden.

Betreff: Eine kurze Erinnerung - Einarbeitung

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in],

wir freuen uns sehr, dich an Bord zu haben! Du fängst am [Datum] um [Uhrzeit] an, und die Kleiderordnung des Unternehmens ist [Kleiderordnung].

Wir haben dir die Ausrüstung und alles andere, was du für deine neue Challenge brauchst, zugeschickt. Unser Team wird dir am ersten Tag dabei helfen, deinen Computer, deine Software und deine Online-Konten einzurichten.

Außerdem wirst du dich mit deinem/deiner Personalverantwortlichen treffen, um deine nächsten Schritte zu besprechen. Der Zeitplan für das Treffen wird dir später zugeschickt.

Wenn du Fragen hast, kannst du gerne auf diese E-Mail antworten. Wir helfen dir gerne weiter.

Wir freuen uns darauf, mit dir zu arbeiten und dich in unserem Team zu haben!

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

Willkommens-E-Mail-Vorlage: Diese E-Mail wird verwendet, um neue Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen willkommen zu heißen.

Betreff: [Name des Unternehmens] Willkommen bei [Name des Unternehmens]

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in]

wir freuen uns alle, ein neues Mitglied in unserem Team begrüßen zu dürfen!

Ich füge dir deinen Zeitplan für die ersten beiden Tage deiner neuen Tätigkeit bei [Name des Unternehmens] bei.

Du wirst dich auch mit deinem/deiner Personalverantwortlichen treffen, um deine Rolle, unsere Erwartungen und deine ersten Ziele zu besprechen. Außerdem haben wir in deiner ersten Woche einige Schulungen für dich geplant, damit du mehr über unser Unternehmen und unsere Abläufe erfährst.

Unser Team freut sich darauf, dich kennenzulernen und wird sich bei [geplante Veranstaltung] vorstellen.

Bitte kontaktiere uns per E-Mail, wenn du irgendwelche Fragen hast.

Wir freuen uns darauf, mit dir zusammenzuarbeiten und zu sehen, wie du Großes erreichst!

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

E-Mail-Vorlage für das Ende des Arbeitstages: Du schickst diese E-Mail an eine/n Mitarbeiter:in nach dem ersten Arbeitstag.

Betreff: Du hast es geschafft!

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in]

vielen Dank für die harte Arbeit, die du heute geleistet hast. Wir wissen die zusätzlichen Anstrengungen zu schätzen, die du unternommen hast, und wir wissen, dass der Rest des Teams von deinem Engagement beeindruckt ist.

Lass uns am [Tag/Datum] zusammenkommen, um die nächsten Schritte in deiner neuen Rolle zu besprechen. Mach weiter so mit deinem hervorragenden Einsatz!

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

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Entwicklungsprozess

Das Team der Personalabteilung ist für die Entwicklung von Prozessen und Methoden zur kontinuierlichen Mitarbeiter:innenentwicklung zuständig. Dazu gehören Schulungen oder Konferenzen, die den Mitarbeiter:innen helfen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern und bessere Leistungen in ihrem Beruf zu erbringen.

Quelle

Einladung zur Teilnahme an einer Schulung: Du schickst diese E-Mail, um das Team über eine erforderliche Schulung zu informieren und ihnen alle relevanten Informationen zukommen zu lassen.

Betreff: Einladung zur Schulung: [Name des Kurses]. Save the date!

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in]

wir möchten dich zu einer [Name des Kurses] Schulung am [Datum], von [Startzeit] bis [Endzeit] einladen. Bitte markiere diesen Termin in deinem Kalender.

Die Schulung findet am [Ort] statt und wird von [Name des/der Ausbilder:in] geleitet, der/die [Informationen über die Schulung und den Hintergrund des/der Ausbilder:in].

Die Teilnahme ist für alle Mitarbeiter:innen verpflichtend. Das Ziel dieser Schulung ist es, [Ziel der Schulung]. Nach der Teilnahme an dieser Schulung wirst du gelernt haben, wie man [Fähigkeiten/erlangtes Wissen].

Wenn du irgendwelche Fragen hast, sag uns bitte Bescheid.

Wir danken dir im Voraus für dein Engagement bei [Name der Schulung].

Wir freuen uns darauf, dich dort zu sehen.

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

Aktualisierung der Richtlinien: Änderungen an unserer Jahresurlaubsrichtlinie: Du versendest diese E-Mail, um die Mitarbeiter:innen über Änderungen an bestehenden Richtlinien zu informieren und sicherzustellen, dass sie die neuen Richtlinien kennen und befolgen können.

Betreff: Aktualisierung der Richtlinien: Änderungen an unserer Jahresurlaubsrichtlinie

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in],

wir möchten dich über einige wichtige Änderungen an unserer Jahresurlaubsrichtlinie zu informieren, die am [Datum des Inkrafttretens] in Kraft treten. Bitte nimm dir einen Moment Zeit, um diese Änderungen zu lesen.

Die überarbeitete Richtlinie enthält [kurze Beschreibung der wichtigsten Änderungen]. Diese Entscheidung wurde [Begründung für die Änderung, z. B. "unter Berücksichtigung des Feedbacks von vielen von euch und im Einklang mit den Branchenstandards"] getroffen.

Es ist wichtig, dass sich das gesamte Team mit diesen Änderungen vertraut macht. Wir sind davon überzeugt, dass diese Aktualisierungen [Vorteile der Änderung, z. B. "mehr Flexibilität und Klarheit für alle"] bringen werden.

Wenn du Fragen hast, zögere bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Wir danken dir für dein Verständnis.

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

Besprechung deiner Leistung: Du schickst diese E-Mail, um bestimmte leistungsbezogene Bedenken mit einem/r Mitarbeiter:in zu besprechen.

Betreff: Besprechung deiner Leistung

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in],

wir schätzen deinen Beitrag zum Unternehmen und legen Wert auf eine offene Kommunikation.

Uns ist aufgefallen, dass [spezifisches Problem, z.B. "deine Anwesenheit war in den letzten zwei Monaten unregelmäßig"]. Wir würden diese Angelegenheit gerne mit dir besprechen, um zu verstehen, mit welchen Herausforderungen du konfrontiert sein könntest.

Bitte vereinbare bis zum [Datum] einen Termin mit [Name des/der Personalverantwortlichen/Manager:in].

Wir wollen dich unterstützen und gemeinsam eine Lösung finden. Vielen Dank für deine Hilfe in dieser Angelegenheit.

Herzliche Grüße,

Das HR-Team

Kündigungsmitteilung: Diese E-Mail wird verschickt, um einen/eine Arbeitnehmer:in offiziell über das Ende seines/ihres Arbeitsverhältnisses mit dem Unternehmen zu informieren. Sie enthält den Grund für die Kündigung und stellt sicher, dass der/die Arbeitnehmer:in über seine/ihre Ansprüche, wie beispielsweise Sozialleistungen und Abfindung, informiert ist.

Betreff: Kündigungsmitteilung

Liebe/r [Name des/der Mitarbeiter:in],

nach sorgfältiger Überlegung und mehreren Gesprächen müssen wir dir leider mitteilen, dass dein Arbeitsverhältnis mit [Name des Unternehmens] zum [Kündigungsdatum] beendet wird. Diese Entscheidung wurde aufgrund von [besonderer Grund, z. B. "anhaltende Leistungsprobleme trotz mehrfacher Interventionen"] getroffen.

Du erhältst alle dir zustehenden Leistungen und Abfindungen gemäß unserer Unternehmenspolitik. Unser HR-Team wird dich über weitere Einzelheiten informieren.

Wir danken dir für deinen Beitrag, den du während deiner Zeit bei uns geleistet hast, und wünschen dir alles Gute für deine zukünftigen Aufgaben.

Liebe Grüße,

Das HR-Team

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Diese E-Mail wird an Bewerber:innen verschickt, die in die engere Auswahl für eine bestimmte Stelle gekommen sind. Sie enthält wichtige Informationen über das bevorstehende Vorstellungsgespräch, wie Datum, Uhrzeit und Ort.

Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch: [Name der Position] bei [Name des Unternehmens]

Liebe/r Herr/Frau [Name des/der Bewerber:in],

wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass Sie in die engere Auswahl für die Position als [Name der Position] bei [Name des Unternehmens] gekommen sind. Wir möchten Sie zu einem Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit] einladen. Das Vorstellungsgespräch findet in/über [Ort/Online-Plattform] statt.

Bitte bestätigen Sie Ihre Verfügbarkeit bis zum [Datum]. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Details benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu schreiben.

Wir freuen uns auf das Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen,

Das HR-Team

Letzte Interviewrunde: Diese E-Mail wird an die Bewerber:innen verschickt, die in die letzte Bewerbungsrunde gekommen sind. Sie enthält nähere Angaben zum letzten Vorstellungsgespräch, einschließlich der Schwerpunktthemen und der Gesprächspartner:innen.

Betreff: Letzte Bewerbungsrunde: [Name der Position] bei [Name des Unternehmens]

Liebe/r Herr/Frau [Name des Bewerbers],

herzlichen Glückwunsch zum Einzug in die letzte Runde der Bewerbungsgespräche für die Stelle als [Name der Stelle]. Ihr letztes Vorstellungsgespräch findet am [Datum] um [Uhrzeit] mit [Name der Führungskraft] statt.

In diesem Gespräch geht es um [bestimmte Themen, z.B. strategische Ausrichtung und Unternehmenskultur]. Bitte bereiten Sie sich darauf vor, [bestimmte Punkte oder Projekte] zu besprechen.

Bestätigen Sie bitte Ihre Verfügbarkeit bis zum [Datum] und lassen Sie es uns wissen, wenn Sie Fragen haben.

Viel Erfolg!

Mit freundlichen Grüßen,

Das HR-Team

Detaillierte Anleitung geben

Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt, aber ihre Wirksamkeit hängt davon ab, wie sie genutzt werden. Um die Wirkung deiner HR-E-Mail-Vorlagen zu maximieren, ist es wichtig, den Nutzer:innen eine detaillierte Anleitung zur Anpassung und Optimierung zu geben.

Wenn du die Vorlagen so personalisierst, dass sie Wirkung auf den/die Empfänger:in haben, wenn du die Wirksamkeit der Kommunikation anhand von Engagement-Metriken misst und wenn du Feedback-Mechanismen zur Verbesserung des Inhalts einrichtest, können Personalverantwortliche ihre Kommunikation verbessern.

Dieser ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass jede versendete E-Mail nicht nur eine Vorlage ist, sondern eine gut gestaltete Nachricht, die ihren Zweck erfüllt.

Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Die Welt der Personalabteilung ist dynamisch, und was heute funktioniert, muss morgen vielleicht schon verbessert werden. Um sicherzustellen, dass deine E-Mail-Vorlagen für die Personalabteilung aktuell und effizient bleiben, ist es wichtig, einen soliden Feedback-Mechanismus einzurichten.

Indem du Personalverantwortlichen dazu einlädst, sich zur Effektivität der Vorlagen zu äußern, ihre Erfahrungen zu teilen und Verbesserungsvorschläge zu machen, wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Gang gesetzt. Dieser Prozess stellt sicher, dass sich die Vorlagen entsprechend den sich ändernden Bedürfnissen der Personalabteilung, den Branchentrends und dem Feedback derjenigen, die sie täglich nutzen, weiterentwickeln.

Ein solcher proaktiver Verbesserungsansatz stellt sicher, dass die HR-Kommunikation erstklassig bleibt und den sich ständig ändernden Anforderungen der Branche gerecht wird.

Fazit

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen kann den den Einstellungsprozess und das Onboarding der Personalabteilung beschleunigen. Mit den Tags von Mailbutler kannst du sicherstellen, dass jede Vorlage und die dazugehörige Kommunikation organisiert und leicht zugänglich ist.

Außerdem kannst du die HR-E-Mail-Vorlagen auch für andere Bereiche des Personalmanagements nutzen, beispielsweise für Feedback, Schulungen, unternehmensweite Einladungen, Webinare usw.

Um deine Arbeitsabläufe effizienter und mit weniger Aufwand zu gestalten, solltest du die Smartes Später Senden-Funktion von Mailbutler in dein System integrieren und E-Mail-Vorlagen nutzen, um deinen E-Mail-Versand zu verbessern.