Wie formatiert man eine E-Mail richtig: Anleitung + Tipps

Wusstest du, dass die durchschnittliche Anzahl der täglich verschickten E-Mails im Jahr 2023 im Vergleich zu 2022 um 4,3 % gestiegen ist und sich insgesamt auf 347,3 Milliarden beläuft? Aber gerade weil diese Zahl so enorm hoch ist, wird es für deine E-Mail umso schwieriger, geöffnet, gelesen und bearbeitet zu werden.

Bei einer Flut von Nachrichten im Posteingang kann es leicht passieren, dass deine Nachricht unbemerkt bleibt, selbst wenn du etwas wirklich Wichtiges zu sagen hast. Deshalb ist es so wichtig, eine gut formatierte E-Mail zu verschicken, denn das ist der effizienteste Weg, um Aufmerksamkeit zu erregen und deine Botschaft zu vermitteln.

Wie man eine E-Mail formatiert

Es gibt ein paar Dinge, die ein richtiges Geschäfts-E-Mail-Format ausmachen, wobei der Schwerpunkt auf den einzelnen Teilen liegt, die das Ganze ausmachen.

Ähnlich wie bei einem Puzzle erhältst du das Endprodukt erst, wenn du alle notwendigen Teile zusammensetzt. Die Gesamtstruktur kann je nach Kontext variieren, aber im Allgemeinen umfasst der Schreib-Prozess die folgenden Schritte:

Wähle deine Botschaft

Dies ist im Wesentlichen das Rückgrat jedes professionellen E-Mail-Formats, denn die Art und Weise, wie du deinen Zweck und das gewünschte Ergebnis kommunizierst, bestimmt die anderen Elemente.

Um zu wissen, wie du eine E-Mail formatieren sollst, musst du zunächst einmal wissen, warum du die Nachricht überhaupt versendest und an wen du sie schickst, denn das hat großen Einfluss auf die endgültige Struktur.

Quelle: KPU Pressbooks

Stell dir das so vor: Wenn du eine formelle Mail schickst, um dich nach einer Stelle zu erkundigen, wird der Text deiner Nachricht ganz anders aussehen, als wenn du auf ein vorheriges Treffen oder eine Aufgabe zurückkommst. Was du schreibst, sollte sowohl zum Zweck deiner Nachricht als auch zu den Erwartungen des Empfängers passen.

Wenn du neue Kontakte anschreibst, solltest du dich und dein Unternehmen zuerst vorstellen, anstatt gleich mit dem Inhalt der E-Mail zu beginnen. Du solltest auch auf die Schreibweise von Namen und Firmenadressen achten; Fehler wirken unprofessionell.

Schreibe klare und prägnante E-Mail-Betreffzeilen

Die Betreffzeile einer  E-Mail ist im Grunde die Überschrift der Nachricht und gibt an, worum es in der E-Mail geht. Sie ist deine beste Chance, die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen, am besten mit einem einprägsamen Text, der zum Inhalt der E-Mail passt.

Geschäfts- und Marketing-E-Mails werden nur zu 21,33 % geöffnet, daher solltest du bei der Wahl der Worte für deine Betreffzeile sehr bedacht vorgehen.

Ein paar allgemeine Tipps: Vermeide generische Betreffzeilen, die fast jeder verwendet - wie "Follow-up" oder "Checking in" - und halte die Länge der Betreffzeilen zwischen 1 und 7 Wörtern, um maximale Wirkung zu erzielen.

Quelle: Wordstream

Stattdessen solltest du deine E-Mail-Betreffzeile so personalisieren, dass sie zeigt, dass du dir des Kontexts bewusst bist, über den du schreibst. Du kannst auch rhetorische Fragen stellen oder Zahlen einfügen, um die Neugierde zu steigern und das Engagement in deinen Geschäftsmails zu erhöhen.

Vermeide es, Großbuchstaben oder Ausrufezeichen zu verwenden, da diese häufig von Spam-Filtern erkannt werden und deine E-Mails im Spam landen können. Außerdem können sie den Leser abschrecken, da er sie mit etwas zu Aggressivem und Unprofessionellem assoziieren könnte.

Wähle die richtige Begrüßung

Wenn es um die richtige Formatierung von E-Mails geht, gibt die erste Anrede den Ton für den Rest der Nachricht an. Sie spiegelt auch die Vertrautheit und die Beziehung zwischen Absender und Empfänger wider, die direkt mit den von dir verwendeten Grußformeln und Phrasen verbunden ist.

Im Allgemeinen sind formelle E-Mails eher konservativ und verwenden oft höfliche Formulierungen wie "Sehr geehrter Herr/Frau", "Sehr geehrte/r" oder "Sehr geehrter Herr/Frau". Bei informellen Nachrichten hingegen kannst du dich für einen lockeren Ton entscheiden und Begriffe wie "Hallo" oder sogar "Hi" verwenden.

Überlege dir genau, wie du diesen Teil deiner beruflichen E-Mail formulierst, denn die Begrüßung ist der erste Eindruck, den der Empfänger von dir hat.

Schreibe den E-Mail-Text

Die meisten Nutzer/innen verbringen die längste Zeit mit dem Schreiben, um die Hauptbotschaft klar und prägnant zu übermitteln. Hier musst du erklären, warum du dich meldest, und alle notwendigen Details angeben, die die Richtigkeit deiner Aussage bestätigen.

Quelle: GCFGlobal

In Bezug auf das Format einer geschäftlichen E-Mail bedeutet das, dass du kurze und prägnante Sätze verwenden solltest, die den Kern deiner geschäftlichen Botschaft auf den Punkt bringen. Verwende nicht mehr als zwei bis drei Sätze pro Absatz, um den Leser nicht mit zu vielen Informationen auf einmal zu überfordern.

Wenn du dich mit einer bestimmten Bitte oder Forderung an den Empfänger wendest, solltest du deine Punkte so konkret wie möglich formulieren und eine klare Aufforderung zum Handeln enthalten. So kann der Empfänger verstehen, was du von ihm erwartest und welche Schritte notwendig sind, um deine Forderung zu erfüllen.

Füge eine Zusammenfassung hinzu

Wenn du deine wichtigen Punkte besprochen hast, musst du die E-Mail auf freundliche und höfliche Weise abschließen. In einer geschäftlichen E-Mail bedeutet Höflichkeit nicht, dass du dich selbst beweihräuchern sollst, sondern dass du dich bei dem Empfänger für seine Zeit bedankst.

Wenn du eine prompte Antwort möchtest, kannst du deiner E-Mail-Signatur die Sätze "Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören" oder "Ich freue mich auf Ihre Antwort" voranstellen, um den Empfänger implizit aufzufordern, sich bald bei dir zu melden.

Die Art und Weise, wie du solche Sätze formulierst, kann den Unterschied zwischen einer offenen und engagierten Konversation und gar keiner Antwort ausmachen.

Füge alle relevanten Links und Anhänge bei

Wenn du zu externen Quellen verlinkst oder Dateien mit relevanten Informationen anhängst, musst du klar und deutlich sagen, warum du sie versendest und wie sie die Aussage deiner E-Mail unterstützen.

Wenn du mehrere Links hinzufügst, ist es am besten, wenn du jeden einzelnen kurz beschreibst und die Reihenfolge angibst, in der er geöffnet werden soll.

Bei Anhängen solltest du darauf achten, dass du sie in chronologischer Reihenfolge aufführst, wenn du professionelle E-Mails schreibst, und die Dateinamen direkt angeben, damit die Leser/innen sie leicht und schnell finden können. Das spart Zeit auf beiden Seiten.

Überprüfe deine E-Mail auf grammatikalische Fehler

Nichts wirkt so unprofessionell wie schlecht geschriebene E-Mails mit grundlegenden Grammatik- und Rechtschreibfehlern. Du solltest deine Nachricht immer noch einmal überprüfen, bevor du sie abschickst, und dabei genau auf die Struktur der einzelnen Sätze und mögliche Tippfehler achten.

Quelle: BOLT Staffing

Du kannst auch die automatischen Tools und E-Mail-Vorlagen nutzen, die Mailbutler anbietet, um sicherzustellen, dass du das richtige E-Mail-Format für deine besonderen Umstände verwendest. Du kannst sogar deine eigene Version der Vorlagen mit benutzerdefinierten Platzhaltern erstellen und sie bei Bedarf in deine E-Mails einfügen.

Wie man eine E-Mail beendet

Die Schluss ist Teil des korrekten E-Mail-Formats, das die Nachricht zusammenfasst und deine wichtigsten Punkte abrundet.

Ähnlich wie bei der Betreffzeile und der Begrüßung musst du die richtigen Worte und den richtigen Tonfall wählen, die deinen E-Mail-Stil und die Beziehung zu deinem Empfänger widerspiegeln.

Schlussbemerkungen schreiben

Alle Beispiele für E-Mail-Formate basieren auf der richtigen E-Mail-Etikette, mit klar definierten Umgangsformen und angemessenen Anreden. Wenn du eine formelle E-Mail an einen Geschäftskontakt schickst, solltest du freundliche, aber formelle Formulierungen wie "Vielen Dank für Ihre Zeit", "Hochachtungsvoll" oder "Mit freundlichen Grüßen" wählen. Heutzutage gibt es aber auch eine Reihe modernerer und zwangloserer Optionen, die du je nach Thema verwenden kannst.

Füge deine E-Mail-Signatur hinzu

Dies ist der Teil, der auf deine Unterschrift folgt und Details wie deine Kontaktinformationen, deine Berufsbezeichnung, deinen Firmennamen oder deine Website enthält. Du kannst auch Links zu deinen Social-Media-Plattformen oder anderen relevanten Seiten einfügen, die dein Anliegen unterstützen.

Insgesamt dient eine professionelle E-Mail-Signatur dazu, die Markenidentität und die Beziehung zu potenziellen Kunden und Kollegen aufzubauen und deine Präsenz in der Online-Welt zu festigen.

Die Menschen werden eher dazu geneigt sein, dich zu kontaktieren und sich mit deinen Inhalten auseinanderzusetzen, wenn sie eine bequeme und schnelle Möglichkeit haben, dies zu tun.

Du kannst noch einen Schritt weiter gehen, indem du dein Firmenlogo oder sogar ein Foto von dir einfügst, das die Wiedererkennung und das Vertrauen fördert. Achte aber darauf, dass das Bild nicht größer ist als die eigentliche Unterschrift, sonst würde es die Nachricht wahrscheinlich überladen.

Wenn du mit dem Format deiner E-Mail-Signatur nicht weiterkommst, kannst du das Signaturen-Tool von Mailbutler nutzen, um mit wenigen Klicks deine eigenen professionell aussehenden Signaturen zu erstellen.

Wie man formelle und informelle E-Mails schreibt

Eine der wichtigsten Unterscheidungen, wenn es darum geht, wie man eine E-Mail richtig formatiert, ist das Verständnis des Unterschieds zwischen formellen und informellen E-Mails.

Obwohl beide Arten von E-Mails fest in der Welt der Online-Kommunikation verwurzelt sind, haben sie unterschiedliche Verwendungszwecke und dienen verschiedenen Zwecken.

Zielpublikum

Wenn du herausfinden willst, wie du deine E-Mails formatieren sollst, musst du als erstes herausfinden, wer dein Zielpublikum ist.

Je nachdem, ob du an einen Professor, einen potenziellen Arbeitgeber, einen Kollegen oder einen Freund schreibst, wirst du natürlich den Ton, die Sprache und die Struktur deiner Nachricht ändern.

Einerseits richten sich formelle E-Mails an Menschen, zu denen du nicht unbedingt eine enge Beziehung hast oder die du sogar zum ersten Mal triffst.

In diesem Fall solltest du einen höflicheren und respektvolleren Ton anschlagen und den Empfänger in der Begrüßung förmlich ansprechen.

Informelle oder persönliche E-Mails hingegen werden an Bekannte oder Personen geschickt, zu denen du bereits eine Beziehung hast.

Das können deine Freunde, Familienmitglieder oder enge Kollegen sein. Entscheide dich für einen lockeren und freundlichen Ton, füge ein oder zwei witzige Bemerkungen hinzu und benutze immer den Vornamen der Person in der Anrede.

Schreibstil

Sobald du den Kontext kennst und weißt, an wen du schreibst, musst du dich auf das richtige Format für deine E-Mail-Signatur konzentrieren, das zu den jeweiligen Umständen passt.

Formelle Varianten sind in der Regel strenger strukturiert und enthalten keine Abkürzungen oder Slangwörter.

Quelle: RRHH Digital

Informelle E-Mails sind dagegen etwas lockerer, wenn es um ihre Struktur geht, und verwenden häufig umgangssprachliche Ausdrücke und alltägliche Begriffe, die sowohl dir als auch dem Empfänger vertraut sind. Du kannst sogar Ausrufezeichen oder Emojis hinzufügen, um deine Nachricht zu unterstreichen.

Richtig formatierte E-Mails

Wenn du lernst, wie man eine E-Mail formatiert, ist das Befolgen der allgemeinen Struktur nur der erste Schritt zu einer abgerundeten Nachricht.

Um sicherzustellen, dass deine Nachricht richtig formatiert ist und klar und sauber aussieht, gibt es noch ein paar weitere Regeln, auf die du achten solltest:

Mache deine Handlungsaufforderung sichtbar

Dies ist besonders wichtig für Marketing- und Werbe-E-Mails, bei denen am Ende der Nachricht ein "Call to Action" enthalten ist. Das kann etwas so Einfaches sein wie ein "Jetzt anmelden"-Button oder auch nur ein Link, der die Leute dazu auffordert, deine Website oder deinen Blog zu besuchen.

Er muss nicht übermäßig auffällig oder kompliziert sein, um sichtbar zu sein. Selbst wenn du den Text auf einem einfachen einfarbigen Hintergrund mit einer klaren Schriftart platzierst, fällt er viel mehr auf, als wenn du ihn in einen textlastigen Absatz einbaust.

Achte auf das Layout

Du solltest Informationen immer in kleinere, schmackhaftere Häppchen unterteilen.

Wenn du zum Beispiel mehr als zwei Punkte besprichst, verwende Aufzählungspunkte und Zwischenüberschriften, um die Nachricht in verschiedene Abschnitte zu unterteilen.

Quelle: 9to5Mac

Was du letztendlich anstrebst, ist eine klare und prägnante Nachricht, die der Empfänger schnell überfliegen kann. Wenn er alle wichtigen Informationen auf einen Blick erfassen kann, hast du die E-Mail richtig formatiert.

Sprich deine Hauptthemen zuerst an

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Tipp. Wir alle sind ungeduldige Leser und haben eine kurze Aufmerksamkeitsspanne, die keine längeren Absätze verträgt. In allen Beispielen für E-Mail-Formate wird dieser Aspekt beim Verfassen einer Nachricht hervorgehoben, da er bestimmt, wie sie vom Leser wahrgenommen wird.

Um die Aufmerksamkeit deines Empfängers zu gewinnen und sicherzustellen, dass er die wichtigsten Punkte aus der Nachricht mitnimmt, solltest du die Hauptthemen an den Anfang der E-Mail stellen. Du kannst danach zusätzliche Informationen und Details einfügen, aber erst, nachdem du dein Hauptthema verständlich gemacht hast.

Verlass dich auf Referenzen

Zweifellos ist die Mundpropaganda das mächtigste Marketinginstrument, das es gibt. Wenn du eine professionelle E-Mail-Nachricht schreibst, solltest du die Wirkung von Referenzen anderer Menschen nicht unterschätzen, egal ob es sich um ein Zitat oder einen Erfahrungsbericht handelt.

Allein die Tatsache, dass jemand anderes etwas Ähnliches gesagt hat oder positive Erfahrungen mit deinem Produkt oder deiner Dienstleistung gemacht hat, gibt dem Empfänger mehr Vertrauen, dass seine Bemühungen wahrscheinlich ähnliche Ergebnisse erzielen werden.

Quelle: Campaign Monitor

Dein Ziel ist es, zu zeigen, wie effektiv und erfolgreich deine Strategie oder dein Produkt ist, anstatt potenziellen Geschäftsinteressenten zu erzählen, warum es so toll ist.

Anstatt zu sagen: "Wir haben Unternehmen geholfen, ihre Umsätze und Gewinne zu steigern", solltest du sagen: "Wir haben mit großen Plattformen wie Shopify, Subway und McDonald's zusammengearbeitet, um ihre Umsätze und Gewinne zu steigern."

Verwende verschiedene Schriftarten

Wenn du willst, dass deine E-Mail-Signatur alm Ende hervorsticht, kannst du eine andere Schriftart wählen als die, die du im Text der E-Mail verwendet hast.

Achte darauf, dass du schwer lesbare oder übermäßig dekorative Varianten vermeidest und dich stattdessen für eine leicht zu lesende Schrift entscheidest.

Vergrößere die Buchstaben nicht und verwende keine Großbuchstaben, um deine Nachricht auffälliger zu machen. Alles, was über die Standardschriftgröße hinausgeht, wird im Allgemeinen als schreiend empfunden und kann abschreckend wirken.

Bei der Schriftformatierung hast du die Möglichkeit, zwischen drei Varianten zu wählen: kursiv, fett und unterstrichen. Diese können verwendet werden, um wichtige Wörter oder Sätze hervorzuheben, die besondere Aufmerksamkeit benötigen, aber verwende sie sparsam.

FAQs zur Formatierung von E-Mails

Wie man eine E-Mail-Signatur formatiert

Das hängt vor allem davon ab, wie förmlich du deine Nachricht formulieren willst. In der Regel sollte eine Signatur mindestens deinen vollständigen Namen und deine Berufsbezeichnung enthalten. Wenn du zusätzliche Informationen wie Kontaktdaten oder Links zu sozialen Netzwerken haben möchtest, kannst du diese ebenfalls einfügen.

Was ist eine formatierte E-Mail?

Sie bezieht sich auf die Gesamtstruktur deiner E-Mail-Nachricht. Dazu gehören die einleitenden Bemerkungen und die Betreffzeile sowie der Hauptteil des Textes, alle Anhänge oder Links und ein abschließendes Statement. Die Formatierung kann sich auch auf die Art des Tons und der Sprache beziehen, die in der Nachricht verwendet werden, sowie darauf, wie visuelle Elemente wie Bilder oder Schriftarten dargestellt werden.

Welches E-Mail-Format ist das beste?

Auf diese Frage gibt es keine einzig richtige Antwort, denn die beste Option ist sehr subjektiv und hängt davon ab, an wen du schreibst. Im Allgemeinen sollte eine professionelle Nachricht jedoch den Regeln der formellen E-Mail-Formatierung folgen, z. B. mit einer klaren Betreffzeile und einem Schluss. Im Gegensatz dazu können informelle E-Mails lockerer geschrieben sein und einen eher unterhaltsamen Tonfall haben.

Was sind die gängigsten E-Mail-Formate?

Die beiden gängigsten Formate sind formelle und informelle E-Mails. Ersteres ist die bevorzugte Option für geschäftliche Kommunikation und sollte den Regeln der professionellen Formatierung folgen, während letzteres eher für zwanglose Unterhaltungen zwischen Freunden oder der Familie geeignet ist.

Wie viele Arten von E-Mail-Formaten gibt es?

Es gibt viele Arten von E-Mail-Formaten, darunter Plain, HTML und Rich Text. Jedes Format kann verwendet werden, um verschiedene Punkte zu betonen und unterschiedliche Botschaften zu vermitteln.

Weitere Ressourcen:

Gmail-Nachrichten formatieren

Microsoft Nachricten formatieren