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Der ultimative E-Mail-Knigge für 2024

Schau dir die Regeln und Tipps in unserem E-Mail-Knigge an, um stets effizient und fehlerfrei zu kommunizieren.

First published

18.01.2023

Last edited

18.11.2024

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8 minutes


By Irena

Irena ist eine erfahrene Content- und E-Mail-Marketerin, die Tiere liebt, ruhige Vormittage und alles, rund um Tolkien.

Egal, ob du im Support-Team arbeitest und per E-Mail mit Kund:innen schreibst oder ob du als Manager mit Klient:innen kommunizierst - wie du deine E-Mails schreibst, kann ein entscheidender Faktor für deinen Kommunikationserfolg sein.

Die E-Mail-Etikette zu beachten ist stets wichtig - egal ob du an Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen oder potenzielle Kunden:innen schreibst. Business-E-Mails sollten stets kurz und professionell geschrieben sein.

Schau dir unseren E-Mail-Knigge an, um zu lernen, wie du die perfekte E-Mail schreibst.

Was ist E-Mail-Etikette?

E-Mail-Etikette umfasst gesellschaftliche Empfehlungen, die sich auf die Art und Weise beziehen, wie Menschen per E-Mail miteinander kommunizieren. Diese Richtlinien können sich je nach Unternehmen, Branche und sogar von einer Generation zur anderen leicht unterscheiden.

Dennoch bleibt der Kern der geschäftlichen E-Mail-Etikette derselbe: kommuniziere klar und respektvoll.

Wenn du mit einer Person regelmäßigen E-Mail-Kontakt hast und eine Beziehung zu ihr aufgebaut hast, kannst du eine zwanglosere Sprache verwenden, aber achte stets darauf, dass der Ton deiner E-Mail trotzdem professionell bleibt.

Dieser Leitfaden hilft dir, die E-Mail-Etikette zu lernen und einzuhalten.

Warum ist die E-Mail-Etikette wichtig?

Die E-Mail-Etikette einzuhalten hilft dir, besser zu kommunizieren und deinen Karriereweg zu ebnen.

So ist es wahrscheinlicher, dass deine Kontakte auf deine E-Mails positiv reagieren und mit dir Geschäfte abschließen und es außerdem zu weniger Missverständnissen kommt.

Werfen wir nun einen Blick auf die E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz und sehen wir uns einige gute Beispiele für professionelle E-Mail-Kommunikation an, die dir helfen werden, die Kommunikation in der Businesswelt zu verbessern.

Regeln und Tipps für eine professionelle E-Mail-Kommunikation:

Bewahre stets einen professionellen Ton

Wahrscheinlich hast du auch schon einmal eine E-Mail erhalten, die sich etwas schroff angehört hat, als würde der/die Absender:in mit dir schimpfen, nur um später festzustellen, dass das eigentlich sarkastisch gemeint war.

Um solche Situationen zu vermeiden, ist eine der wichtigsten Regeln der E-Mail-Etikette, keinen Sarkasmus zu verwenden. Schreibe deine E-Mails stattdessen positiv und behalte einen professionellen Ton bei, um zu vermeiden, dass jemand deine Absichten falsch interpretiert.

Vermeide Grammatikfehler

Eine Studie hat gezeigt, dass Personen, die in kurzen E-Mails viele grammatikalische Fehler machen, als weniger gewissenhaft und vertrauenswürdig gelten.

Deshalb installierst du am besten eine Browsererweiterung wie Grammarly, die Fehler in deinen E-Mails findet, bessere Wortwahl vorschlägt und dafür sorgt, dass deine Rechtschreibung korrekt ist.

Oder du kannst den Smart Assistant von Mailbutler ausprobieren, der dir direkt Vorschläge zur Verbesserung der E-Mails in deinem Posteingang macht.

Smart Improve von Mailbutler

Der Smart Assistant von Mailbutler

Hier sind die häufigsten Stil- und Grammatikfehler, die in Business-E-Mails gemacht werden. Vermeide sie, um die E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz einzuhalten.

  • Falsch geschriebene Wörter
  • Zu häufiges Wiederholen von Wörtern
  • Übermäßiger Gebrauch des Passivs
  • Falsche Zeichensetzung
  • Fehler bei der Groß-/Kleinschreibung

Erstelle eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine professionell E-Mail-Signatur kann Wunder für dein Unternehmen bewirken. Mithilfe einer Signatur kannst du unterstreichen, wer du bist und wie man dich kontaktieren kann.

Deine E-Mail-Signatur sollte am besten nicht zu groß, simpel und leicht zu lesen sein. Sie sollte deinen Namen, deine Position, die Website deines Unternehmens und deine Telefonnummer enthalten.

Am besten fügst du deine Signatur automatisch am Ende jeder E-Mail ein - du kannst sie jederzeit aus deiner Nachricht herauslöschen, wenn du sie nicht brauchst.

Mit den Signatur-Vorlagen von Mailbutler kannst du ganz einfach und schnell professionelle E-Mail-Signaturen erstellen und individuell an deine Marke anpassen.

Gib einfach deine persönlichen Daten ein und schon kannst du die Vorlage sofort verwenden. Du brauchst keine Programmier- oder Designkenntnisse dafür.

Wenn du deine E-Mail-Signatur noch weiter personalisieren möchtest, kannst du Schriftarten, Farben und Logos an deine Marke anpassen.

Hier sind einige Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen:

E-Mail- Knigge- Beispiele für E-Mail- Signaturen

Schau dir unser Tutorial-Video zum Erstellen und Verwenden von E-Mail-Signaturen mit Mailbutler an:

 

Vermeide die Verwendung von Emojis in E-Mails

Manchmal mag es vielleicht sinnvoll erscheinen eine E-Mail mit einem Smiley aufzulockern und tatsächlich kann die Verwendung von Emojis im Betreff der E-Mail in manchen Branchen die Öffnungsrate von E-Mails erhöhen. Eine Studie von Adobe zeigt sogar, dass die Verwendung von Emojis dich freundlicher und lockerer erscheinen lässt.

Um die E-Mail-Etikette einzuhalten solltest du allerdings besser auf Emojis verzichten, es sei denn, dein/e Empfänger:in verwendet diese ebenfalls oder du bist dir sicher, dass sie zum Image deiner Marke passen. Meistens wirken Emojis einfach zu lässig und unprofessionell. Vergewissere dich also, dass dein/e Empfänger:in die richtige Zielgruppe ist, bevor du Emojis verwendest.

Stell dich vor

Gehe nie davon aus, dass der/die Empfänger:in deiner E-Mail weiß, wer du bist. Wenn du jemandem zum ersten Mal kontaktierst, solltest du nach der Begrüßung eine kurze Vorstellung deiner Person geben.

Wenn du schon einmal mit dem/der Empfänger:in gesprochen hast, aber nicht sicher bist, ob er/sie sich an dich erinnert, erinnere ihn/sie einfach noch einmal daran, woher ihr euch kennt und wann ihr das letzte Mal gesprochen habt.

Strukturiere deine E-Mails richtig

Jede professionelle E-Mail sollte ein bestimmtes Layout haben und eine bestimmte Struktur einhalten, wie etwa einen Betreff, eine angemessene Begrüßung, einen Textkörper, einen Disclaimer und eine Signatur.

Damit deine E-Mail leichter zu lesen und zu verstehen ist, solltest du diese Abschnitte immer in Absätze unterteilen. Dein E-Mail-Text sollte kurz und prägnant sein und jeder neue Absatz sollte mit den wichtigsten Informationen beginnen.

Wenn du denkst, dass dein Text zu viele Informationen enthält, kannst du ihn in Stichpunkten strukturieren oder unnötige Informationen streichen.

Verwende einen kurzen und aussagekräftigen Betreff

Ein guter Betreff gibt dem/der Empfänger:in eine Vorstellung davon, was die E-Mail enthält und ob er/sie diese lesen möchte. Hier sind einige Beispiele:

  • Schlechter Betreff: „Infos”- hier ist völlig unklar, worum es sich in der E-Mail handelt
  • Guter Betreff: „Zusammenfassung des Gesprächs vom 15. Januar” - hier ist ganz klar, was der Inhalt der E-Mail ist

Wähle eine angemessene E-Mail-Begrüßung

Wähle eine angemessene E-Mail-Anrede

Je nachdem, an wen du eine E-Mail schickst und in welcher Beziehung du zu dem/der Empfänger:in stehst, kann die Anrede formell oder informell sein. In den meisten Fällen ist es in Ordnung, wenn du deine E-Mail mit einer lockeren Anrede beginnst. Das verleiht deiner E-Mail einen höflichen Ton. Hier sind einige gute Beispiele:

Beispiele für informelle E-Mail-Anreden

  • Hallo
  • Guten [Morgen, Nachmittag, Abend]
  • Hallo [Name]

Wenn du jemanden zum ersten Mal per E-Mail kontaktierst, ist es immer besser, etwas förmlicher zu sein.

Beispiele für formelle E-Mail-Anreden

  • Liebe/r Herr/Frau [Nachname]
  • Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]

Bespiele für schlechte E-Mail-Anreden

  • Hey!
  • „Werte/r [Nachname]
  • Verehrte/r [Nachname]

Hinterlasse einen guten Eindruck mit einer richtigen E-Mail-Schlussformel

Wenn du deine E-Mail auf die richtige Art und Weise beendest, unterstreicht das den Ton deiner Nachricht. Dies ist deine letzte Chance, einen guten Eindruck bei deinem/deiner Empfänger:in zu hinterlassen, denn es ist das letzte, was er/sie in deiner E-Mail liest. Bei der Wahl der Grußformel solltest du dich immer am Stil der restlichen E-Mail orientieren.

Hier einige gute Beispiele:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Liebe/ Schöne Grüße
  • Alles Gute
  • Schönen Tag/Schöne Woche/Schönes Wochenende
  • Danke für die gute Zusammenarbeit

Verwende Standardschriftarten und Standardformatierungen

Einer der größten Fehler beim Schreiben von E-Mails ist die Verwendung ausgefallener Schriftarten, Farben und Formatierungen. Du denkst vielleicht, dass deine E-Mail mehr ins Auge fällt, wenn du sie einzigartig gestaltest, aber diese Ausgefallenheit führt nur dazu, dass die du die E-Mail unprofessionell wirken lässt.

Verwende stattdessen immer die schwarze Standardschrift und die Standardschriftgröße. Verwende auch nicht zu viel Fett- oder Kursivdruck - das kann ablenken.

Fülle die E-Mail-Felder korrekt aus

  • „An“: Hier gibst du die E-Mail-Adresse des/der Empfänger:in ein.
  • „Cc“: Wenn du jemanden ins Cc setzt, heißt das du möchtest, dass die Person ebenfalls eine Kopie der E-Mail erhält, aber du erwartest nicht, dass der/die Cc-Empfänger:in auf die E-Mail antwortet.
  • „Bcc“: Im Bcc-Feld kannst du Kontakte einfügen, die deine E-Mail lesen, aber nicht antworten sollen. Im Gegensatz zum Cc-Feld, sieht dein/e Hauptempfänger:in die Kontakte im Bcc-Feld nicht.

Verwende Allen Antworten mit Bedacht

  • Antworten“: Wenn du den „Antworten“-Button nutzt, antwortest du dem/der Absender:in der E-Mail.
  • Allen antworten: Wenn den „Allen Antworten“-Button nutzt, antwortest du sowohl dem/der Absender:in als auch den Kontakten im Cc/Bcc.

Überlege zweimal, bevor du eine E-Mail weiterleitest

Bei der Weiterleitung von E-Mails gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten. Manche E-Mails sollten nicht weitergeleitet werden, beispielsweise jene die private oder die sensible Informationen enthalten.

Wenn du einen langen E-Mail-Thread weiterleitest, dann fasse den Inhalt zusammen, damit der/die Empfänger:in leichter versteht, worum es dir geht.

E-Mails pünktlich beantworten

Rechtzeitig antworten

Statistiken belegen, dass Angestellte durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag erhalten. Bei überfüllten Terminkalendern und vollen Arbeitstagen ist es also keine Überraschung, dass die meisten von uns nicht sofort auf eine E-Mail antworten.

Dennoch gibt es bei der E-Mail-Etikette ein bestimmtes Zeitfenster für die Beantwortung verschiedener Arten von E-Mails. Auf E-Mails von Kolleg:innen der selben Firma solltest du stets innerhalb von 12 Stunden antworten. Hier geht es oft um Anliegen, die schnell erledigt werden müssen.

Bei E-Mails von Kolleg:innen mit denen du nicht direkt zusammenarbeitest,  kannst du dir 24 Stunden Zeit lassen, um zu antworten.

Wenn du dich nicht innerhalb von 24 Stunden ein Anliegen kümmern kannst, lass den/die Absender:in wissen, dass du ihre/seine E-Mail erhalten hast und dich innerhalb eines bestimmten Zeitraums zurückmelden wirst.

Wenn du eine E-Mail von externen Kontakten erhältst, ist es völlig in Ordnung, bis zum Ende der Woche zu antworten, es sei denn, die E-Mail ist als dringend gekennzeichnet.

Wenn es sich um einen Kontakt handelt, der für dich oder dein Unternehmen von hohem Wert ist, kann es sich lohnen, so schnell wie möglich oder innerhalb von 24 Stunden zu antworten.

Wenn du hingegen im Kundensupport arbeitest, solltest du wissen, dass die meisten Kund:innen erwarten, dass ihre E-Mail sehr schnell beantwortet werden.

E-Mail-Knigge - FAQs

Was sind die fünf wichtigsten Regeln des E-Mail-Knigge?

Wir tendieren immer mehr zur Schnelligkeit in der Kommunikation und vergessen dabei, wie wichtig die Art und Weise wie wir kommunizieren ist.

Hier sind die fünf wichtigsten Regeln für gute E-Mail-Kommunikation:

  • Bewahre stets einen professionellen Ton
  • Verwende einen kurze und aussagekräftigen Betreff
  • Formatiere deine E-Mail nach den üblichen Konventionen
  • Sprich deine/n Empfänger:in richtig an
  • Antworte pünktlich

Was sind die vier wichtigen Elemente einer guten E-Mail?

  • Der Betreff: Dies ist der wichtigste Teil jeder E-Mail, denn er kann darüber entscheiden, ob der/die Empfänger deine Nachricht liest oder einfach löscht.
  • Die Anrede: Der Anfang deiner E-Mail gibt den Ton für die gesamte Nachricht an. Anhand der Begrüßung kann der/die Empfänger:in einschätzen, was dein Ziel ist, wer du bist, und entscheiden ob er/sie weiterlesen möchte.
  • Der Text: Lange, unstrukturierte E-Mails schrecken viele Menschen ab. Achte darauf, dass dein E-Mail-Text kurz, prägnant und gut strukturiert ist.
  • Die Schlussformel: Die Art und Weise, wie du deine E-Mails beendest ist genauso wichtig wie die Art und Weise, wie du sie beginnst. Beende deine E-Mails immer professionell, indem du deutlich machst, was du vom/von der Empfänger:in erwartest.

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