So schreibst du formelle und informelle E-Mails (inklusive 6 Vorlagen)

TL;DR
Effizient formelle und informelle E-Mails schreiben zu können ist eine zentrale Fähigkeit für die professionelle und private Kommunikation. In diesem Artikel erfährst du, worin sich diese beiden E-Mail-Typen unterscheiden, erhältst sechs praktische Vorlagen und lernst, wie Mailbutler die Produktivität durch smarte E-Mail-Vorlagen und Mail Merge effektiv steigern kann.

Einleitung

E-Mail bleibt einer der häufigsten Kommunikationskanäle. Im Jahr 2025 wurden weltweit täglich 376 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Viele Menschen haben jedoch weiterhin Schwierigkeiten mit Ton, Klarheit und Timing. Zu lernen, wie man eine formelle E-Mail schreibt, um Informationen anzufordern oder Details zu erfragen, führt zu besseren Antworten und gestärkten Business-Beziehungen.

Formelle und informelle E-Mails: Definition

Was ist eine formelle E-Mail?

Kurzantwort: Eine formelle E-Mail kommuniziert klar einen bestimmten Zweck – Informationen anfordern, Updates teilen oder zu einer Handlung auffordern.

Eine formelle E-Mail ist professionell, höflich und strukturiert. Sie wird für die Kommunikation mit Kolleg:innen, Kund:innen, Vorgesetzten oder Institutionen verwendet.

Beispiele:

• Informationen von einem Lieferanten anfordern

• Genehmigung oder Feedback einholen

• Stakeholder über Änderungen oder Updates informieren

Quelle: https://www.afa-anwalt.de/

Was ist eine informelle E-Mail?

Kurzantwort: Informelle E-Mails sind freundlich, aber klar, oft mit Verkürzungen, Emojis oder lockeren Begrüßungen wie „Hi“ oder „Hey“.

Informelle E-Mails sind locker und gesprächig, meist für Freunde, Familie oder enge Kolleg:innen gedacht.

Beispiele:

• Ein:e Freund:in zum Treffen einladen

• Die Familie über persönliche Neuigkeiten informieren

• Feedback oder eine kurze Rückmeldung an Kolleg:innen geben

Formelle und informelle E-Mails richtig schreiben

Wie schreibt man eine formelle E-Mail

1. Klaren Betreff formulieren

Beispiele:

• Anfrage zu Produkt-Spezifikationen

• Rückfrage zum Abgabetermin des Jahresberichts

Fakt: Ein prägnanter Betreff verbessert Öffnungsraten und Verständnis.

2. Förmliche Begrüßung

Optionen:

• Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

• Guten Tag Herr/Frau [Nachname],

• Sehr geehrte Damen und Herren, (wenn der/die Empfänger:in unbekannt ist)

Vermeide lockere Begrüßungen wie „Hey“.

3. Direkt zum Anliegen kommen

Nenne dein Hauptanliegen direkt zu Beginn.

Beispiel:

• Ich schreibe Ihnen, um die aktualisierten Spezifikationen für Ihren Q4-Produktlaunch anzufordern.

4. Hauptteil: Kontext & Details

Kurze Absätze (2–4 Zeilen) und Aufzählungen vereinfachen die Anfrage:

• Könnten Sie bitte folgende Informationen bereitstellen:

  • Aktuelle Preisliste

  • Mindestbestellmenge

  • Lieferzeiten

5. Höflicher Abschluss

Typische Schlussformeln:

• Mit freundlichen Grüßen,

• Beste Grüße,

• Danke Ihnen im Voraus.

Füge deinen vollständigen Namen, Jobtitel und Kontaktinformationen hinzu. Eine professionelle E-Mail-Signatur steigert die Glaubwürdigkeit und kann subtil deine Marke promoten.

E-Mail-Signaturen von Mailbutler

Wie schreibt man eine informelle E-Mail

1. Freundlicher Betreff

Beispiele:

• Kurze Frage zum Mittagessen nächste Woche

• Hey — brauche deine Meinung!

2. Lockere Begrüßung

• Hi [Vorname],

• Hey [Vorname],

• Hallo [Vorname],

3. Kern der E-Mail

Kurz und locker formulieren:

Hast du Lust am Freitag das neue Café in der Hauptstraße auszuprobieren?

4. Freundlicher Abschluss

• Liebe Grüße,

• Viele Grüße,

• Herzliche Grüße,

Optional: P.S. oder Emoji hinzufügen, wenn passend.

Formelle und informelle E-Mails: 6 einsatzbereite Vorlagen

1. Formelle E-Mail, um Informationen anzufordern

Betreff: Anfrage zu den aktuellen monatlichen Verkaufszahlen

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen, um die aktuellen monatlichen Verkaufszahlen für unsere Nordost-Region anzufordern. Könnten Sie mir den Bericht bis Dienstag zusenden? Wir benötigen den Bericht, um unseren Quartalsrückblick vorzubereiten.

Vielen Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Vor- und Nachname] | [Jobtitel] | [Firma]

2. Formelle E-Mail an Lieferanten

Betreff: Anfrage zu Produktspezifikationen

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

wir planen eine Großbestellung und benötigen die Spezifikationen für [Produktname], einschließlich Preis, Mindestbestellmenge sowie Lieferzeiten.

Vielen Dank in Voraus.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Vor- und Nachname] | [Jobtitel] | [Firma]

3. Formelle E-Mail an das Team

Betreff: Update: Unser Büro zieht um

Liebe Kolleg:innen,

ich möchte Sie darüber informieren, dass unser Berliner Büro ab dem 1. März nach [Adresse] umzieht. Bitte prüfen Sie den angehängten Logistikplan und teilen Sie mir eventuelle Rückfragen bis Freitag mit.

Beste Grüße,
[Dein Vor- und Nachname]

4. Informelle E-Mail an eine:n Freund:in

Betreff: Abendessen am Wochenende?

Hey [Name],

ich hoffe, dir geht’s gut! Hast du Lust, diesen Samstag essen zu gehen? Es gibt ein neues Grillrestaurant in der Stadt.

Liebe Grüße,
[Dein Name]

5. Informelle E-Mail an eine:n Kolleg:in

Betreff: Kurze Frage

Hi [Name],

kurze Frage: Hast du die Folien von gestern gespeichert? Wenn ja, könntest du sie mir bitte schicken?

Danke,
[Dein Name]

6. Informelle Erinnerungs-E-Mail

Betreff: Gibt es Neuigkeiten? 😊

Hey [Name],

ich wollte nur wegen meiner letzten E-Mail nachhaken — gibt es Neuigkeiten zum Reiseplan? Ich freue mich darauf, bald alles abzuschließen!

Viele Grüße,
[Dein Name]

Formelle und informelle E-Mails: Wie Mailbutler helfen kann

Mailbutler steigert die E-Mail-Produktivität durch:

• Vorlagen: Erstelle Vorlagen mit Platzhaltern—manuell oder mit KI—und füge sie mit einem Klick in deine Mails ein.

• Mail Merge: Versende personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig. Ziehe Kontaktdaten aus deinem Kontakte-Tool, CRM-Tool oder einer CSV-Datei, um automatisch Platzhalter zu füllen.

• Smart Timing: Plane E-Mails zum perfekten Zeitpunkt für jede:n Empfänger:in.

• Tracking: Erhalte detaillierte Einblicke in deine E-Mails und sieh, wann, wo und auf welchem Gerät sie geöffnet wurden.

Mailbutler ist für Outlook, Gmail und Apple Mail verfügbar und optimiert den E-Mail-Workflow.

Fakt: Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen kann wöchentlich 2–5 Stunden an wiederkehrenden Aufgaben einsparen.

E-Mail-Vorlagen von Mailbutler

Formelle und informelle E-Mails: FAQ

Was ist der Unterschied zwischen formellen und informellen E-Mails?
Formelle E-Mails verwenden professionelle, förmliche Sprache. Informelle E-Mails sind locker und freundlich.

Kann ich Emojis in formellen E-Mails verwenden?
In der Regel nicht, außer der/die Empfänger:in findet das in Ordnung.

Sollte ich nachfassen, wenn keine Antwort kommt?
Ja. Ein höfliches Follow-up erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Antwort.

Community-Zitate: Was Nutzer:innen über formelle und informelle E-Mails sagen

Aus dem Thread „Can formell email start with a simple ‚Hallo!‘?“ (r/German)

Erfahrungsgemäß sollte die erste E‑Mail formell mit ‚Sehr geehrte Damen und Herren‘ beginnen; ‚Hallo‘ ist für informell oder Folgemails ok.

Aus dem Thread „How to start an email without knowing the recipient’s name?“ (r/German)

Standard ist ‚Sehr geehrte Damen und Herren‘ … danach dein Anliegen + Mit freundlichen Grüßen + Name.

Aus dem Thread „Email Signatures“ (r/German)

Formell: ‚Mit freundlichen Grüßen‘; neutral: ‚Viele Grüße‘; persönlich: ‚Liebe Grüße‘ — ‚Danke‘ ist eher informell.

Fazit & wichtigste Erkenntnisse

• Formelle E-Mails sollten klar, strukturiert und professionell sein.

• Informelle E-Mails sollten freundlich, knapp und locker sein.

• Komm stets so schnell wie möglich zum eigentlichen Anliegen deiner E-Mail.

• Kurze Absätze, Aufzählungen und ein klarer Betreff erhöhen die Lesbarkeit.

• Tools wie Mailbutler verbessern den Workflow mit E-Mail-Vorlagen und Tracking.

• Passe die 6 bereitgestellten Vorlagen für jede Situation an.