Wie kann ich E-Mails in Gmail zurückrufen?

Kennst du das Gefühl, wenn man gerade auf „Senden“ geklickt hat und plötzlich merkt, dass man den Chef mit „BFF“ angesprochen hat? Oder ist es dir auch schon mal passiert, dass du aus Versehen peinliche Urlaubsfotos statt deiner Präsentation angehängt hast? Wir alle haben es schon einmal erlebt.

Aber keine Angst, liebe E-Mailer:innen - Gmail hat eine Geheimwaffe dagegen: die „Undo Send“-Funktion. Sie ist wie eine Zeitmaschine für deinen Posteingang, mit der du E-Mails einfach zurückholen kannst, bevor sie ein virtuelles Chaos anrichten.

Stell dir vor, du musst dich nie wieder über Tippfehler in formellen E-Mails ärgern oder für deinen lockeren Ton entschuldigen. „Undo Send“ ist wie ein Sicherheitsnetz für dein Sozialleben und ein Lebensretter für deine Karriere.

Bleib dran, um zu erfahren, wie du eine E-Mail in Gmail zurückrufen kannst.

Quelle: Mailbutler.io

Die Undo Send-Funktion von Gmail verstehen

Bei dieser Funktion handelt es sich nicht um einen E-Mail-Rückruf im herkömmlichen Sinne, da die E-Mail nicht aus dem Posteingang des/der Empfänger:in zurückgezogen wird. Stattdessen verzögert die „Undo Send“-Funktion den tatsächlichen Versand der E-Mail und gibt Nutzer:innen die Möglichkeit, das Senden abzubrechen, bevor die Mail bei dem/der Empfänger:in ankommt.

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Sobald du bei einer E-Mail auf „Senden“ klickst, wird der Versand der E-Mail für eine von dir festgelegte Zeitspanne zurückgehalten. Standardmäßig beträgt die Verzögerung fünf Sekunden, aber sie kann auf bis zu 30 Sekunden erhöht werden.

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Während dieser Zeit erscheint in Gmail links unten eine schwebende Leiste mit den Optionen „Rückgängig“ oder „Nachricht ansehen“. Wenn du auf „Rückgängig“ klickst, wird der Versand der E-Mail gestoppt und sie wird wieder als Entwurf zur Bearbeitung geöffnet. Die wichtigsten Dinge, die du beachten solltest, wenn du eine E-Mail in Gmail zurückrufst sind:

• Tippfehler und sachliche Fehler: Achte darauf, dass deine E-Mail-Kommunikation fehlerfrei und korrekt ist, um Peinlichkeiten in letzter Minute zu vermeiden.
• Fehlende Anhänge: Füge wichtige Dokumente hinzu, bevor deine Mail den/die Empfänger:in erreicht.
• Unprofessioneller Ton: Überdenke deine Formulierungen und stelle sicher, dass deine E-Mail Professionalität vermittelt.

Hinweis: Diese Zeitspanne ist die einzige Möglichkeit, die E-Mail zurückzurufen. Nach Ablauf der eingestellten Zeit wird die E-Mail versendet, und du hast keine Option mehr dies rückgängig zu machen.

So aktivierst du Undo Send in Gmail

Der Rückruf einer E-Mail in Gmail ist standardmäßig mit einer 5-Sekunden-Frist aktiviert. Die Nutzer:innen können diese Frist jedoch auf bis zu 30 Sekunden erhöhen, um ein größeres Zeitfenster für den Rückruf gesendeter E-Mails zu haben. Im Folgenden erklären wir dir, wie du Undo Send aktivierst und individuell einstellst:

1. Öffne Gmail: Rufe Gmail in deinem bevorzugten Browser auf und melde dich bei deinem Konto an.

2. Öffne die Einstellungen: Klicke auf das Zahnradsymbol rechts oben, um die Seitenleiste mit den Schnelleinstellungen zu öffnen. Anschließend wähle „Alle Einstellungen aufrufen“ aus, um das vollständige Einstellungsmenü aufzurufen.

3. Suche nach „E-Mail zurückrufen“ : Scrolle im „Allgemein“-Tab des Einstellungsmenüs nach unten, um den Abschnitt „E-Mail zurückrufen“ zu finden. Hier kannst du die Rückruffrist anpassen.

4. Rückruffrist anpassen: Klicke auf das Dropdown-Menü neben „Rückruffrist“ und wähle den gewünschten Zeitrahmen aus den verfügbaren Optionen (5, 10, 20 oder 30 Sekunden).

5. Änderungen speichern: Nachdem du die gewünschte Rückruffrist ausgewählt hast, scrolle ganz nach unten und klicke auf „Änderungen speichern“.

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Sobald diese Änderungen gespeichert sind, erscheint beim nächsten Senden einer E-Mail in Gmail unten links auf deinem Bildschirm eine schwebende „Rückruf“-Option. Die Option verschwindet wieder, sobald die von dir eingestellte Rückruffrist vorbei ist.

Einschränkungen:

• Handle schnell: Vergiss nicht, dass du nur das gewählte Zeitfenster zum Handeln hast. Sobald der Timer abläuft, ist die E-Mail auf dem Weg und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.
• Nicht narrensicher: Rückgängig machen funktioniert nicht, wenn der/die Empfänger:in die E-Mail bereits geöffnet hat oder wenn deine Internetverbindung während der Rückruffrist abbricht.
• Interne Verzögerungen: Große Anhänge oder langsame Verbindungen können das Zeitfenster für den Rückruf weiter verkürzen.

Wenn Senden rückgängig machen keine Option ist:

• Reagiere schnell: Entschuldige dich umgehend und professionell, um die Auswirkungen zu minimieren.
• Erkläre deine Absicht: Wenn die E-Mail sachliche Fehler enthielt, biete eine Folgenachricht mit Korrekturen an.
• Lerne aus Fehlern: Analysiere die Situation und ergreife Präventivmaßnahmen, um ähnliche Pannen in Zukunft zu vermeiden.

Wie du eine E-Mail in Gmail auf mobilen Geräten zurückrufst

Eine E-Mail in Gmail auf einem mobilen Gerät, wie einem iPhone oder Android-Gerät abzubrechen, ist ganz einfach:

• Nachdem du eine E-Mail gesendet hast, erscheint eine kleine Benachrichtigung mit der Aufschrift „Ihre Nachricht wurde gesendet“ am unteren Rand deines Bildschirms. Neben dieser Benachrichtigung siehst du den Button „Rückgängig“.
• Wenn du auf „Rückgängig“ tippst, wird der E-Mail-Versandvorgang gestoppt. Du wirst dann zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem du die Nachricht bearbeiten kannst. So kannst du alle notwendigen Änderungen vornehmen, bevor du deine E-Mail erneut versendest oder sie ganz verwerfen.

Wenn du wissen möchtest, wie du eine E-Mail in Apple Mail zurückrufen kannst, schau dir unsere ausführliche Anleitung an.

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Best Practices zur Vermeidung von Fehlern in E-Mails in Gmail

Hier sind einige Tipps dazu, wie du verhindern kannst, dass du eine E-Mail zurückrufen musst:

• Korrekturlesen wie ein Profi: Tippfehler, fehlende Anhänge, falsche Fakten? Wirf einen zweiten Blick auf deine E-Mail, bevor du auf „Senden“ klickst.
• Überprüfe deine Empfänger:innen! Vermeide unangenehme Verwechslungen. Vergewissere dich immer, dass du die richtigen E-Mails an die richtigen Personen sendest.
• Plane einen Puffer ein: Nutze die Später Senden-Funktion von Gmail oder die Smartes Später Senden-Funktion von Mailbutler, um dir Minuten (oder Stunden!) Zeit zu geben, um Fehler zu finden oder deine E-Mail noch einmal zu überdenken.
• Nutze Entwürfe: Speichere wichtige E-Mails erstmal als Entwurf ab und schau dann später in Ruhe noch einmal drauf.
• Ein letztes „Bist du ganz sicher?“: Mach es dir zur Gewohnheit, Inhalt, Anhänge und Empfänger:innen ein letztes Mal zu überprüfen, bevor du auf „Senden“ klickst.

Bonus-Tipp: Verwende die „Sterne“-Funktion von Gmail, um wichtige E-Mails vor dem Versand zu markieren. Das ist eine visuelle Erinnerung daran, beim Verfassen und Versenden wichtiger Nachrichten besonders vorsichtig zu sein.

Noch mehr Tipps gefällig? Schau dir an, wie Experten E-Mails zurückrufen.

E-Mails in Gmail zurückrufen FAQs

Kann man eine E-Mail in Gmail nach 1 Stunde zurückrufen?

Leider kannst du mit der Funktion „Undo Send“-Funktion von Gmail eine E-Mail nur innerhalb eines kleinen Zeitfensters (5-30 Sekunden) nach dem Senden zurückrufen.

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Was kann ich tun, wenn ich meine E-Mail nicht mehr zurückrufen kann?

• Kontaktiere den/die Empfänger:in direkt: Erkläre die Situation und entschuldige dich für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Wenn die E-Mail Fehler enthielt, biete eine Folgenachricht mit Korrekturen an.
• Dokumentiere den Fehler: Führe Notizen über deine Fehler und deine Kommunikation, um ähnliche Situationen in Zukunft zu vermeiden.

Ist die „Undo Send“-Funktion von Gmail in Outlook verfügbar?

Ja, das Zurückrufen von E-Mails in Outlook ähnelt dem, was Gmail bietet, und ist in Microsoft Outlook verfügbar.

Mit dieser Funktion können Nutzer:innen eine gesendete E-Mail innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zurückrufen. Die Wirksamkeit dieser Funktion hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise. davon, ob der/die Empfänger:in denselben E-Mail-Server verwendet, ob er/sie die E-Mail bereits geöffnet hat und wie seine E-Mail-Regeln und -Filter konfiguriert sind, die eingehende E-Mails umleiten können.

Wie kann ich eine bereits gesendete E-Mail in Gmail löschen?

Das Löschen einer bereits gesendeten E-Mail ist in Gmail nicht möglich. Du kannst aber:

• Den/die Empfänger:in bitten, die E-Mail zu löschen: Wenn du eine gute Beziehung zu dem/der Empfänger:in hast, kannst du ihn/sie darum bitten, die E-Mail zu löschen.
• Die E-Mail mit einem Label versehen: Du kannst ein Gmail-Label speziell für unerwünschte E-Mails erstellen und die problematischen Nachrichten dort herausfiltern. Dadurch wird die E-Mail zwar nicht wirklich aus deinem Posteingang gelöscht, aber du kannst sie nicht mehr sehen.