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Wie man mit ChatGPT und KI E-Mail-Antworten generiert

Die Verwendung von ChatGPT und KI zur Erstellung effektiver Antworten auf E-Mails kann eine Herausforderung sein. Um Ihnen zu helfen, Zeit zu sparen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt.

First published

28.02.2023

Last edited

13.06.2024

Read time

7 minutes


    By Irena

    Irena ist eine erfahrene Content- und E-Mail-Marketerin, die Tiere liebt, ruhige Vormittage und alles, rund um Tolkien.

    Künstliche Intelligenz erobert gerade die Welt im Sturm. Von Studenten und Freiberuflern bis hin zu Unternehmern und Geschäftsinhabern scheint jeder das sensationelle ChatGPT auszuprobieren und zu nutzen, um seine Arbeitslast zu erleichtern. Und natürlich verändert die künstliche Intelligenz auch das E-Mail-Management.

    Untersuchungen zeigen, dass ein durchschnittlicher Berufstätiger jeden Tag etwa 121 E-Mails erhält. Aber seien wir ehrlich, viele dieser Nachrichten erfordern keine ausführlichen Antworten. Hier kommen die KI-E-Mail-Antworten ins Spiel.

    Da du diesen Blogbeitrag liest, gehen wir davon aus, dass du bereits weißt, dass ChatGPT ein leistungsstarker virtueller Assistent und KI-E-Mail-Antwortgenerator ist. Aber wie funktioniert ChatGPT eigentlich und wie kannst du ihn nutzen, um effektive KI E-Mail-Antworten zu schreiben? Lies weiter, um es herauszufinden.

    Das Wichtigste zuerst: Was ist ChatGPT?

    ChatGPT ist ein modernes Sprachmodell, das von OpenAI entwickelt wurde. Es interagiert auf eine konversationelle Art und Weise und kann Folgefragen beantworten, falsche Voraussetzungen in Frage stellen und sogar unangemessene Anfragen ablehnen.

    Um ChatGPT nutzen zu können, musst du ein Konto mit deiner E-Mail-Adresse (ich habe meine Gmail-Adresse verwendet) und Telefonnummer einrichten. Es kann jedoch sein, dass du nicht jederzeit auf das KI-Sprachmodell zugreifen kannst, da es im Moment unglaublich stark nachgefragt wird.

    Die gute Nachricht ist, dass ChatGPT im Moment völlig kostenlos ist, was dir die Möglichkeit gibt, dich mit der Software vertraut zu machen und zu entscheiden, ob es eine kluge Investition für dich ist. Ja, das ist richtig - ChatGPT wird vielleicht nicht ewig kostenlos bleiben.

    Wie funktioniert ChatGPT?

    ChatGPT verwendet Algorithmen des maschinellen Lernens, um Textdaten zu analysieren und zu lernen, wie Wörter und Phrasen zusammenhängen. Es nutzt auch Techniken zur Verarbeitung natürlicher Sprache, um die menschliche Sprache zu verstehen und menschenähnlichen Text auf der Grundlage der empfangenen Eingaben zu generieren.

    Auf diese Weise kann ChatGPT E-Mails durchgehen, die Absicht erkennen und schnell eine intelligente Antwort auf jede E-Mail generieren, die auf dem Kontext und dem Schreibstil basiert.

    Wie man mit ChatGPT effektive E-Mail-Antworten schreibt

    Die Verwendung von ChatGPT zur effektiven Beantwortung von E-Mails kann eine Herausforderung sein und etwas Zeit in Anspruch nehmen. Um dir den Einstieg zu erleichtern und Zeit zu sparen, haben wir eine leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt.

    Schritt #1: Bitte ChatGPT, eine E-Mail-Antwort zu erstellen und diese mit der Nachricht zu versehen, auf die du antworten möchten

    Beginne das Gespräch, indem du ChatGPT bittest, eine Antwort für die E-Mail deiner Wahl zu verfassen. Kopiere dann die Nachricht und füge sie in den Chat ein.

    Hier ist meine Beispiel-E-Mail (es ist eine, um die ich mich ungern kümmern, sie aber auch nicht ignorieren wollte):

    chatgpt email prompt

    Und hier ist die intelligente Antwort von ChatGPT:

    chatgpt email reply

    Gar nicht mal so schlecht! Allerdings nahm ChatGPT an, dass ich eine positive Antwort geben wollte, was nicht der Fall war. Dies führt uns zum zweiten Schritt...

    Schritt #2: Bitte ChatGPT, den Inhalt und den Ton der E-Mail-Antwort anzupassen

    Wie bereits erwähnt, wollte ich diese E-Mail-Konversation nicht fortsetzen, aber ich wollte sie auch nicht ignorieren. Meine nächste Anweisung an das KI-Tool war also, einen neuen Entwurf zu schreiben, in dem ich das Angebot zur Zusammenarbeit höflich ablehne.

    Hier ist das Ergebnis:

    chatgpt email reply change

    Die von ChatGPT vorgebrachte Erklärung ist stichhaltig, da die meisten Unternehmen, darunter auch Mailbutler, ihre Markenidentität heutzutage ernst nehmen.

    Schritt #3: Weise ChatGPT an, die E-Mail-Antwort kürzer/länger zu machen

    Schließlich wollte ich die E-Mail kürzen, damit ich entschlossener klinge. Genau darum ging es in meiner nächsten Anweisung:

    chatgpt email reply change 2

    Das muss natürlich nicht die E-Mail sein, die ich tatsächlich versende. Ich kann den Entwurf ein wenig bearbeiten, den Schlusssatz ändern und dann auf "Senden" klicken.

    4 Tipps, um das Beste aus ChatGPTs E-Mail-Antwortschreiben herauszuholen

    • Mach klare und spezifische Eingaben. ChatGPT generiert qualitativ hochwertige Antworten, wenn du klare und präzise Anweisungen gibst, also stelle sicher, dass du genau das tust. Am einfachsten und schnellsten geht es, wenn du die E-Mail, auf die du antworten möchtest, kopierest und einfügst. Um Zeit zu sparen, kannst du auch die Anzahl der Wörter und den Ton der Antwort angeben.
    • Antworte direkt im Chat, um das Ergebnis zu verfeinern. Wenn du beim ersten Versuch nicht die gewünschte Antwort erhälst, kannst du ChatGPT anweisen, bestimmte Änderungen vorzunehmen, indem du im Chat-Tool direkt antwortest. Du kannst das Tool z. B. bitten, die E-Mail-Antwort freundlicher/weniger formell zu gestalten, die Grußformel durch die von dir normalerweise verwendete zu ersetzen, einen CTA-Platzhalter hinzuzufügen usw.
    • Sprich mit dem Tool so, wie Sie mit einem Menschen sprechen würden. Denk daran - ChatGPT verwendet maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitungstechniken, um deine Nachrichten zu verstehen, deine Anweisungen zu befolgen und deine Fragen zu beantworten. Das bedeutet, dass du keine Fachbegriffe verwenden musst, um den KI-E-Mail-Antwortgenerator dazu zu bringen, deine E-Mails zu beantworten. Allerdings musst du auch...
    • Sich den Grenzen bewusst sein. Auch wenn ChatGPT neue Welten eröffnet und unglaublich nützlich ist, hat er doch seine Grenzen. Zum Beispiel hat das Computerprogramm Schwierigkeiten, Redewendungen zu verstehen und ist oft zu wortreich. Darüber hinaus kann ChatGPT manchmal falsche/irrelevante Ergebnisse liefern. Deshalb solltest du die Antworten, die ChatGPT dir liefert, immer überprüfen.

    ChatGPT E-Mail-Antwortschreiben Pro und Kontra

    Pro

    • Einzigartige E-Mail-Antworten. ChatGPT generiert einzigartige E-Mail-Antworten und fügt Platzhalter hinzu, damit du deine Nachrichten personalisieren kannst.
    • Keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler. ChatGPT ist eine fantastische Option für Menschen, die nicht sicher in ihren Englischkenntnissen sind, da es keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler macht.
    • Kein Leeres-Seiten-Syndrom. ChatGPT ist nie sprachlos - es generiert immer ordentliche E-Mail-Antworten.
    • Zeitsparend. In den meisten Fällen verfasst ChatGPT hochwertige E-Mail-Antworten in nur wenigen Sekunden. Es kann jedoch vorkommen, dass du ein paar Minuten warten musst, wenn das Programm von einer extrem großen Anzahl von Personen gleichzeitig genutzt wird.

    Kontra

    • Zu formell. Die intelligenten E-Mail-Antworten von ChatGPT klingen oft zu förmlich, was bedeutet, dass du möglicherweise etwas Feinschliff vornehmen musst, um zu einem Ergebnis zu gelangen, das dir gefällt.
    • Etwas fummelig. Du musst die E-Mail-Antworten, die ChatGPT generiert, aus dem Browser in deinen Posteingang kopieren und einfügen, was lästig und unbequem sein kann, vor allem, wenn du das Tool nutzen möchten, um täglich auf mehrere eingehende E-Mails zu antworten.
    • Wird möglicherweise nicht ewig kostenlos bleiben. ChatGPT ist derzeit völlig kostenlos. OpenAI, das Unternehmen, das hinter dem KI-Tool steht, hat jedoch vor kurzem ChatGPT Plus eingeführt - ein neues kostenpflichtiges Abonnement, das dir einen zuverlässigen Zugang zu ChatGPT bietet, auch zu Stoßzeiten, und das dir viel schneller Antworten liefert. Selbst wenn ChatGPT also für immer kostenlos bleibt, werden die nicht zahlenden Nutzer nur begrenzten Zugang haben.

    Der KI-gestützte E-Mail-Assistent von Mailbutler

    Mailbutler verwandelt sich in einen noch leistungsfähigeren digitalen E-Mail-Assistenten. Damit unsere Mitglieder weniger Zeit mit der Verwaltung ihrer Nachrichten verbringen und sich auf ihre Kunden und ihr Wachstum konzentrieren können, arbeitet unser Produkt- und Entwicklungsteam rund um die Uhr daran, die Leistungsfähigkeit von ChatGPT direkt in ihre Posteingänge zu bringen, damit sie nicht zwischen verschiedenen Browser-Tabs oder Apps wechseln müssen, um es zu nutzen.

    ChatGPT für deinem Posteingang

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    KI E-Mail-Antworten FAQs

    Was ist der Nutzen von ChatGPT?

    ChatGPT ist ein revolutionäres Sprachmodell, das verwendet werden kann für:

    • Erstellung von Texten, einschließlich E-Mails, E-Mail-Antworten, Blogbeiträgen, Werbetexten, Kündigungsschreiben, Tweets, Rezeptideen usw.
    • Übersetzen von Text
    • Zusammenfassen von Text
    • Beantworten von Fragen
    • Schreiben von HTML-Code
    • Fehlersuche im Code
    • Und viele andere Zwecke

    Kann ChatGPT E-Mails schreiben?

    Ja, ChatGPT kann neue E-Mails verfassen. Alles, was du tun musst, ist, dem Tool eine kurze Eingabeaufforderung zu geben, in der du erklärst, worum es in der E-Mail-Nachricht gehen soll. Um zu einer Version der neuen E-Mail zu gelangen, mit der du 100%ig zufrieden bist, müsstest du allerdings ziemlich viel Feedback geben. Glücklicherweise reichen ein paar Sitzungen mit ChatGPT aus, um herauszufinden, wie man schneller zum endgültigen Ergebnis kommt.

    Wie hilft KI bei der E-Mail-Kommunikation?

    Künstliche Intelligenz hilft, die E-Mail-Kommunikation effizienter und effektiver zu gestalten:

    • Bessere Betreffzeilen schreiben
    • Optimierung der E-Mail-Versandzeiten
    • E-Mail-Listen segmentieren
    • Kennzeichnung von E-Mails, die eine Antwort erfordern
    • Kennzeichnung gefährlicher E-Mails
    • Verfassen und Beantworten von E-Mails
    • Und Durchführung zahlreicher anderer Aktivitäten

    Kann KI auf E-Mails antworten?

    Ja, das kann sie. Es gibt viele KI-gestützte Apps, die Antworten auf E-Mails schreiben. Diese Tools nutzen maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um eingehende E-Mails zu lesen und zu verstehen und Antworten zu generieren.

    Zusammenfassung

    ChatGPT ist seit einigen Monaten eines der heißesten Themen unter Studenten, Freiberuflern und Geschäftsinhabern. Viele Fachleute haben großartige Möglichkeiten gefunden, das KI-Tool in ihre täglichen Arbeitsabläufe einzubinden. Das gilt auch für die Beantwortung von E-Mails.

    Obwohl es einige Nachteile hat, kann ChatGPT eine große Hilfe bei der Beantwortung "normaler" E-Mails sein, z. B. bei Besprechungsanfragen, Angeboten zur Zusammenarbeit, Fragen zur Erstattung usw.

    Wenn du jedoch eine wichtige E-Mail beantworten müsstest, die viel Liebe zum Detail und menschliches Fingerspitzengefühl erfordert, dann solltest du das besser selbst tun.

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