10 ChatGPT-Eingabeaufforderungen, die dir beim E-Mail-Management helfen

Ob du es liebst oder hasst - ChatGPT revolutioniert die E-Mail-Kommunikation für alle. Von der Umwandlung langer E-Mails in kurze und knappe Zusammenfassungen bis hin zum Verfassen professioneller Antworten in nur wenigen Sekunden - es gibt viele Möglichkeiten, wie du den KI-Chatbot nutzen kannst, um dein E-Mail-Management zum Kinderspiel zu machen.

Der Chatbot von OpenAI hat sich schnell zur beliebtesten App der Geschichte entwickelt, insbesondere in der Business-Welt. Eine, von der professionellen Networking-App Fishbowl, im Januar 2023 durchgeführte Umfrage ergab, dass 43 % von Berufstätigen, ChatGPT und ähnliche KI-Tools bei der Arbeit nutzen - eine Zahl, die bestimmt noch steigen wird.

Sogar Top-CEOs haben offen zugegeben, ChatGPT im Business zu nutzen. Ein Bespiel ist Jeff Maggioncalda, der in einem Interview mit CNN sagte, dass er die KI-Technologie nutzt, um bessere E-Mails zu schreiben.

Wenn auch du die Vorteile von künstlicher Intelligenz nutzen und dein E-Mail-Management mit GPT-KI verbessern willst, kann Mailbutler dir helfen. Im Jahr 2023 haben wir unseren KI-gestützten E-Mail-Assistenten auf den Markt gebracht, mit dem du die Technologie von OpenAI direkt in deinem E-Mail-Programm nutzen kannst, ohne zwischen deinem Browser und deinem Posteingang hin- und herswitchen zu müssen.

Aber um das Beste aus ChatGPT und dem Smart Assistant von Mailbutler herauszuholen, musst du die richtigen E-Mail-Eingabeaufforderungen verwenden. Um dir den Einstieg zu erleichtern, findest du hier 10 ChatGPT-Eingabeaufforderungen, die dir helfen können deine E-Mails im Arbeitsalltag effizienter zu managen. Experimentiere einfach drauf los!

Top 10 ChatGPT-Prompts für E-Mails

Vereinbare ein Meeting oder einen Call

In der Berufswelt musst du täglich Meetings oder Calls aufsetzten. Um eine klare und prägnante E-Mail zu verfassen, kannst du die folgende ChatGPT-Vorlage verwenden:

Verfasse eine E-Mail, um ein Meeting mit [Name] zu vereinbaren, um [das Ziel der Diskussion] zu besprechen. Frage sie/ihn, wann sie/er Zeit hat, und halte die E-Mail kurz.

Hier ist der Prompt in Aktion.

Tipps zur Verwendung von ChatGPT für die Planung von Meetings:

• Gib den Zweck, das Datum und die Uhrzeit des Meetings genau an.
• Schlage mehrere Zeitfenster vor, um den Zeitplan der/des Empfänger:in zu berücksichtigen.
• Füge die relevante Links hinzu, wie zum Beispiel einen Link zu der Meeting-Plattform oder einen Link zu den Details zum Ort.

Sobald du eine Antwort mit einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit erhalten hast, kannst du die E-Mail, mit dem Task Finder des Smart Assistant, scannen und ein To-do  für dein Meeting erstellen. Diese Aufgabe kannst du dann zu deinen Mailbutler-Aufgaben hinzufügen.

Hake bei einem Lead oder Kunden nach

Das Nachhaken bei Leads oder Kunden ist für die Pflege von Beziehungen und die Förderung deines Wachstums unerlässlich. Du kannst ChatGPT verwenden, um überzeugende Follow-up-E-Mails mit folgender Vorlage zu schreiben:

Ich bin der [Position] von [Unternehmen], spezialisiert auf [Produkt oder Dienstleistung]. Schreibe eine überzeugende Follow-up-E-Mail an [Name] von [Name des Unternehmens], der bei [Veranstaltung, bei der ihr euch getroffen habt] Interesse an unseren Dienstleistungen bekundet hat. Hebe die Vorteile hervor, die wir anbieten, z. B. [Liste Vorteile auf]. Halte den Text unter 150 Wörtern.

Hier ein Beispiel.

Beim Schreiben von Follow-up-E-Mails kannst du ChatGPT verwenden, um:

• Die/den Empfänger:in an vorherige Interaktionen zu erinnern.
• die Vorteile deiner Dienstleistungen hervorzuheben.
• eine klare Handlungsaufforderung zu geben, z. B. einen Call zu vereinbaren oder weitere Informationen zu senden.

Fordere etwas an

Das Anfordern von Informationen oder Ressourcen ist eine typische Aufgabe von E-Mails. Verwende folgenden ChatGPT-Prompt, um eine höfliche und prägnante Anfrage zu schreiben,

Verfasse eine E-Mail an eine:n Kolleg:in, in der du sie/ihn um [Informationen oder Maßnahmen] bittest, mit dem Ziel, [gib den Zweck deiner Anfrage an].

Das könnte folgendermaßen aussehen.

Wenn die/der Empfänger:in noch nicht auf deine Anfrage geantwortet hat und du die Antwort dringend benötigst, kannst du mit der E-Mail-Tracking Software von Mailbutler feststellen, ob sie/er die E-Mail geöffnet hat. Außerdem kannst du ihr/ihm eine Erinnerung schicken.

ChatGPT für deinem Posteingang

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Stelle Projekt-Updates bereit

Alle Beteiligten über Fortschritte in einem bestimmten Projekt zu informieren ist für die Transparenz und Zusammenarbeit sehr wichtig. Verwende diesen ChatGPT-Prompt, um gut strukturierte Update-E-Mails zu erstellen:

Erstelle eine E-Mail, in der du [Person oder Gruppe von Personen] über den Status von [Projekt] informierst, einschließlich [Auflistung abgeschlossener Aufgaben, anstehender To-dos und etwaiger Probleme].

Hier ist ein Beispiel:

Fasse eine lange E-Mail zusammen

Laut der neuesten E-Mail-Statistik von 2023 erhält der durchschnittliche Berufstätige täglich 121 E-Mails. Niemand hat die Zeit oder die Kapazität, alle seine E-Mails genau durchzulesen und dabei auf alle Details zu achten. Besonders die langen E-Mails sehr mühsam zu lesen.

Aber es gibt eine Lösung: Du kannst ChatGPT bitten, für dich eine E-Mail in Stichspunkten zusammenzufassen - so kannst du sicher gehen, dass du keine wichtigen Infos übersiehst.

Hier ein Beispiel:

Die Zusammenfassung:

Alle diese Beispiele verwenden ChatGPT auf der OpenAI-Website. Allerdings kannst du es dir noch einfacher machen und den Smart Assistant von Mailbutler nutzen - dann musst du keinen Text mehr kopieren und einfügen. Du kannst die Smart Summarize-Funktion von Mailbutler direkt in deinem Posteingang verwenden, um deine Mails zusammenzufassen. Außerdem hast du die Möglichkeit, die erstellte Zusammenfassung in eine Notiz umzuwandeln und sie an deine E-Mail oder deinen Kontakt anzuhängen, sodass du immer einen Überblick über alles Wichtige hast.

Versende eine Rechnung oder Zahlungserinnerung

Das Versenden von Rechnungen oder Zahlungserinnerungen kann eine heikle Aufgabe sein. Um eine höfliche und professionelle E-Mail zu verfassen, probiere diesen ChatGPT-Prompt aus:

Schreibe eine E-Mail an [Name des Kunden] und füge die Rechnung für [deine Dienstleistung] über den Gesamtbetrag von [Kosten der Dienstleistungen] bei und erinnere sie/ihn freundlich daran, dass die Zahlung am [Datum] fällig ist.

Dr Prompt könnte folgendermaßen aussehen:

Du hast es eilig und musst deine Zahlungsaufforderung schnell verfassen? Der Smart Assistant von Mailbutler verfügt über einen Smart Compose-Button direkt in Ihrem Posteingang. Gib einfach den oben genannten Prompt direkt in deinem Posteingang ein und schon kannst du deine fertige E-Mail versenden - ohne, dass du dich auf der OpenAI-Website anmelden und warten musst, bis ChatGPT eine Antwort für dich erstellt hat.

Entschuldige dich bei Kund:innen

Ein einfühlsamer und professioneller Umgang mit Kund:innenbeschwerden ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Vertrauen und Zufriedenheit. Und mit den richtigen ChatGPT-Prompts für E-Mails kannst du dazu beitragen, eine respektvolle Entschuldigung zu verfassen. Zum Beispiel:

Wende dich als [Berufsbezeichnung] bei [Name des Unternehmens] an einen Kunden, der wegen [Grund für seine Frustration] frustriert ist. Schreibe eine Entschuldigungs-E-Mail mit 100 Wörtern und biete [Rabatt, kostenlose Lieferung, Geschenkkarte usw.] an.

Und hier ist der Prompt, den du erhalten kannst:

Bitte Kund:innen um Bewertungen und Erfahrungsberichte

Bewertungen oder Erfahrungsberichte können von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, dein Business auszubauen und Vertrauen aufzubauen. Um deine Kund:innen davon zu überzeugen, dich zu unterstützen, kannst du folgenden Prompt verwenden:

Schreibe eine E-Mail an eine:n zufriedene:n Kund:in und frage sie/ihn, ob sie/er bereit wäre, ein Erfahrungsbericht für unsere Website zu schreiben oder uns an seine Kontakte zu empfehlen.

Hier ein Beispiel:

Lehne eine Einladung ab

Du hast eine Einladung zu einer Veranstaltung erhalten, kannst aber nicht teilnehmen? ChatGPT kann dir helfen, die Einladung höflich abzulehnen. Verwende dazu diesen Prompt:

Verfasse eine höfliche und professionelle E-Mail, in der du [Zweck der Einladung] ablehnst, dich für die Einladung bedankst und erklärst, dass du aus [Grund der Abwesenheit] nicht kommen kannst.

Verschicke eine Bewerbung

Wir alle wissen, wie schwer und frstrierend die Jobsuche sein kann. Es ist essenziell für den Erfolg, dass deine Bewerbungs-E-Mail heraussticht. Der folgende Prompt kann dir helfen, deine:n künftige:n Arbeitgeber:in zu beeindrucken.

Verfasse eine Bewerbungs-E-Mail für die Stelle [Stellenbezeichnung] bei [Name des Unternehmens], in der du dich für die Stelle und das Unternehmen begeisterst, und füge meinen Lebenslauf als Anlage bei. Achte auf einen professionellen und ansprechenden Ton, richte die E-Mail an die/den Personalverantwortliche:n [Name der/des Personalverantwortlichen] und frage nach einem Termin für ein Vorstellungsgespräch.

Hier ist ein Beispiel für die Antwort von ChatGPT auf eine Bewerbung als Immobilienmakler:in mit diesem Prompt:

Das Problem bei ChatGPT ist, dass es schwierig sein kann, deine Gefühle zu vermitteln. Wenn du eine Bewerbungs-E-Mail schreibst, möchtest du die/den Empfänger:in wissen lassen, dass du von der Stelle begeistert sind. Das Ergebnis von ChatGPT kann ein bisschen zu neutral und wenig begeistert klingen.

In diesem Fall solltest du deine E-Mail besser selbst schreiben und den KI-Assistenten von Mailbutler nutzen, um sie für dich Korrektur zu lesen, damit die E-Mail fehlerfrei ist. Die KI ist zwar nicht besonders gut darin, Emotionen schriftlich auszudrücken, aber sie ist super im Entdecken von Grammatik- und Tippfehlern.

Klicke einfach auf den Smart Improve-Button des Smart Assistant von Mailbutler und die KI korrigiert deine E-Mail für dich.

Fazit

Mit über 300 Milliarden versendeten und empfangenen E-Mails pro Tag kann man sagen, dass E-Mails ein fester Bestandteil unseres Lebens geworden sind. Allerdings reicht es nicht einfach aus, E-Mails zu versenden. Die E-Mails müssen im Posteingang der/des Empfänger:in auffallen, deine Botschaft wirksam vermitteln und einen guten Eindruck bei der/dem Empfänger:in hinterlassen.

Genau hier kommen Mailbutler und sein KI-gestützter Smart Assistant ins Spiel. Die Funktionen von Mailbutler in Kombination mit seinem KI-Assistenten revolutionieren deinen Posteingang - egal ob du versuchst die Öffnungsrate deiner E-Mails zu erhöhen oder einfach nur deine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Bitte beachte aber, dass du möglicherweise nicht immer mit dem Output der KI zufrieden sein wirst. Manchmal kann die KI etwas falsch verstehen oder einen zu langen Text produzieren.

Zögere also einen Moment bevor du deine E-Mail absendest - überprüfe stets das Ergebnis und nimm gegebenenfalls Änderungen vor. Denke daran, dass die Antwort nur so gut sein kann wie der Prompt, den du vorgibst.

ChatGPT-Prompts FAQs

Warum sollte ich ChatGPT zum Schreiben von E-Mails verwenden?

Die Verwendung von ChatGPT zum Schreiben von E-Mails kann dir eine Menge Zeit und Aufwand ersparen. Du kannst deine Ideen in Form von Prompts in ChatGPT eingeben und dir von dem Tool die Arbeit abnehmen lassen, anstatt Stunden damit damit zu verbringen, die perfekte E-Mail zu formulieren.

Dank dieser fortschrittlichen Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache kannst du außerdem klare und fehlerfreie E-Mails schreiben, die dein Image und deine Professionalität verbessern werden. So stichst du heraus und kannst dich von der Konkurrenz abheben.

Was sind Prompts für ChatGPT?

Prompts sind der Ausgangspunkt für deine Interaktion mit ChatGPT. Sie sind kurze, instruktive Sätze oder Fragen, die das KI-Sprachmodell anleiten, das gewünschte Ergebnis zu generieren. Um das gewünschte Ergebnis zu erhalten, ist es wichtig, prägnante und unmissverständliche ChatGPT-Prompts zu verwenden.

Wenn du die ChatGPT-Prompts für das Verfassen von E-Mails verwendest, solltest du genügend Kontext und klare Anweisungen geben, um sicherzustellen, dass die generierte Ausgabe deinen Erwartungen entspricht. Du kannst zum Beispiel das Format, den Ton oder die Zielgruppe für den zu erstellenden Inhalt angeben. Du kannst auch Schlüsselwörter oder -sätze einfügen, um die KI auf das gewünschte Thema zu lenken.

Wie kann ich ChatGPT bitten, eine E-Mail zu schreiben?

Der  „traditionelle “ Weg besteht darin, ein (kostenloses) OpenAI-Konto einzurichten, ChatGPT von der Website aus aufzurufen und eine Reihe von Prompts einzugeben, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Ein bequemerer Weg, die KI von OpenAI zu nutzen, ist jedoch der Smart Assistant von Mailbutler. Mit dem Smart Assistant von Mailbutler kannst du deine Prompts direkt in deinem Posteingang eingeben - kein Kopieren und Einfügen oder Hin- und Herwechseln zwischen Browser-Tabs und Apps.

Und in manchen Fällen, zum Beispiel, wenn du nur eine einfache Antwort verfassen möchtest, musst du nicht einmal einen Prompt schreiben. Klicke einfach auf den Smart Respond-Button und der Smart Assistant entwirft, je nach Kontext der vorliegenden E-Mail, mehrere Antworten. Du kannst dann die Antwort auswählen, die dir am besten gefällt und eventuell Änderungen vornehmen.

Die Beliebtheit von ChatGPT führt außerdem dazu, dass es, aufgrund des hohen Datenverkehrs, oft nicht erreichbar ist. Und obwohl du ChatGPT Plus abonnieren kannst, um uneingeschränkten Zugang zu erhalten, lohnt sich ein Mailbutler-Abo mehr, wenn du die Preise und die verfügbaren Funktionen vergleichst.

Mit Mailbutler erhältst du nicht nur einen eigenen Schreibassistenten, der dir rund um die Uhr zur Verfügung steht, sondern du kannst auch eine Vielzahl anderer E-Mail-Funktionen nutzen, die deine Produktivität steigern können. Ein KI-Schreib-Tool in Kombination mit Optionen wie E-Mail-Tracking, Smartem Später Senden und professionellen Signaturvorlagen bringen dein E-Mail-Management auf ein neues Level.

Wie kann ich ChatGPT in Gmail integrieren?

Google arbeitet nicht mit OpenAI zusammen, sodass die einzige Möglichkeit, ChatGPT in Gmail zu integrieren, über Erweiterungen wie Mailbutler besteht. Jedoch hat Google angekündigt, dass es seine produktiven KI-Funktionen für Workspace-Anwendungen, einschließlich Gmail, freigeben wird. Aber außer dem Hinweis, dass dies noch in diesem Jahr erfolgen soll, hat Google jedoch nicht bekannt gegeben, wann die KI-Tools für die alle zugänglich sein werden.

Allerdings kannst du die Technologie von OpenAI bereits jetzt direkt in deinem Posteingang nutzen - dank Mailbutler für Gmail. Um ChatGPT mit Gmail zu nutzen musst du dich einfach vei Mailbutler für die kostenfreie 14-tägige Testphase anmelden, während der du alle Funktionen, inklusive dem Smart Assistant, ausprobieren kannst. Die Tesphase ist vollkommen unverbindlich und du musst keine Kreditkarteninfos angeben.

Wie kann ich ChatGPT in Outlook integrieren?

Im März kündigte Microsoft die Veröffentlichung von Copilot an, seiner ChatGPT-Integration für alle Office 365-Apps, einschließlich Outlook. Bislang ist diese nur eingeschränkt verfügbar und es ist nicht bekannt, wann genau sie für alle verfügbar gemacht wird.

E-Mail-Nutzer:innen können jedoch bereits jetzt mithilfe von Mailbutler auf ChatGPT für Outlook zugreifen. Mailbutler ist eine großartige Copilot-Alternative. Registriere dich jetzt für die 14-tägige kostenlose Testphase und teste den KI-gesteuerten Smart Assistant und die andren tollen Funktionen, die Mailbutler zu bieten hat.

Wie kann ich ChatGPT in Apple Mail integrieren?

Im Gegensatz zu Google und Microsoft hat Apple noch nicht einmal in Betracht gezogen, einen KI-Assistenten in seine Apple Mail-App zu integrieren. Derzeit ist die einzige Möglichkeit, etwas Ähnliches wie ChatGPT in Apple Mail zu integrieren, durch Erweiterungen wie Mailbutler möglich.

Wenn du dich für die kostenlose 14-tägige Testphase von Mailbutler anmeldest, kannst du den KI-gesteuerten Smart Assistant ausprobieren. Da du keine Kreditkarteninformationen angeben musst, ist die Testphase für dich vollkommen unvebindlich. Und wenn du Mailbutler nach Ende der Testphase weiternutzen möchtest, kannst du dich für eines der Abos entscheiden.