KI für Outlook: Copilot von Microsoft vs. Smart Assistant von Mailbutler

Gute Nachrichten für alle Outlook-Nutzer:innen, die vom „E-Mail-Überdruss“ befallen sind: KI ist hier, um euch zu retten! Microsoft bringt seinen revolutionären Copilot auf den Markt, und Mailbutler den beeindruckenden Smart Assistant. Diese KI-Integrationen können dir helfen, den Überblick über deinen Outlook-Posteingang zu behalten, den Zeitaufwand für E-Mails zu reduzieren und deine Produktivität zu steigern.

Es dürfte nicht überraschen, dass Outlook das bevorzugte E-Mail-Programm für viele Unternehmen und Berufstätige ist. Durch die Integration in Microsoft Office und eine Vielzahl von Funktionen wie Encryption, Spam-Filter, Kalender, Kontaktverwaltung und Zusammenarbeits-Tools ist es ein wahres Produktivitätswunder. Und obwohl es einige Nachteile hat, kannst du diese mit intelligenten E-Mail-Erweiterungen wie Mailbutler überwinden.

Doch trotz der Hilfe, die Erweiterungen wie Mailbutler bieten, müssen Berufstätige ihre E-Mails immer noch sorgfältig lesen, beantworten und organisieren - alles Aufgaben, die ihnen Zeit und Energie rauben. Und selbst wenn sie es schaffen, ihren Posteingang zu bewältigen, haben sie oft das Gefühl, nichts Sinnvolles erreicht zu haben.

Aber die Menge der E-Mails ist nicht das einzige Problem, sondern auch die kognitive Belastung. Jedes Mal, wenn du deine E-Mails abrufst, wechselst du den Kontext, richtest deine Aufmerksamkeit neu aus und überlegst, wie du antworten sollst. Dieser ständige Wechsel zwischen den Aufgaben kann dazu führen, dass man geistig ausgelaugt ist und sich nicht mehr auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren kann.

Das bestätigt auch diese E-Mail-Statistik:

• Die/derer durchschnittliche Berufstätige erhält jeden Tag etwa 121 E-Mails.
• Die/der durchschnittliche Büroangestellte verschickt täglich etwa 33 E-Mails.
• Die/der er durchschnittliche Arbeitnehmer:in verbringt 4,1 Stunden pro Tag mit dem Lesen, Schreiben und Verwalten von E-Mails. Das ist mehr als die Hälfte eines durchschnittlichen Arbeitstages.

Die gute Nachricht ist: Es eine Lösung gibt!

KI für Outlook: E-Mail-Verwaltung erlebt eine Transformation

Wir schreiben das Jahr 2023 - das Jahr, in dem künstliche Intelligenz unsere Arbeit revolutionieren und Aufgaben schneller und einfacher als je zuvor machen wird!

So wie viele andere auch, warst wahrscheinlich auch du begeistert, als du entdeckt hast, dass du mit ChatGPT effektive E-Mail-Antworten verfassen kannst. Aber es wird noch besser! Jetzt kannst du KI direkt in deinem E-Mail-Programm nutzen und dich von dem Gefühl des „E-Mail-Überdrusses“ verabschieden!

Ein in dein Outlook integrierter KI-Chatbot kann dir helfen, clevere Antworten zu verfassen, ohne dass du zwischen ChatGPT und deinem Posteingang hin und her wechseln musst. Außerdem kann der Chatbot deinen Posteingang für dich sortieren und filtern, sodass du dich auf die wichtigeren Dinge konzentrieren kannst.

Da wir wissen, dass die Zukunft KI-gestützt sein wird, haben wir bei Mailbutler bereits erfolgreich Natural Language Processing sowie Machine Learning in unsere E-Mail-Erweiterung integriert. Unser intelligenter Assistent für Outlook ist auf dem besten Weg, die Art und Weise, wie du deine E-Mails verwaltest, zu revolutionieren.

Und natürlich sind auch große Unternehmen wie Microsoft, beim Thema KI für den Posteingang, nicht untätig.

Microsoft 365 Copilot: Was ist es und wie kann es helfen?

Nach der erfolgreichen Umgestaltung von Bing mit ChatGPT kündigte Microsoft am 16. März die Veröffentlichung von Copilot an, einer ChatGPT-Integration für alle seine 365-Apps.

Copilot ist ein revolutionäres Produktivitätstool, das Large Language Models (LLMs), 365-Apps und Benutzerdaten aus Microsoft Graph kombiniert. Deine Lieblingsapp wie Word, PowerPoint, Excel, Teams und Outlook werden durch diesen Chatbot einen Boost erhalten. Die Nutzung dieser Apps wird dialogorientierter, sodass du Aufgaben besser und schneller erledigen kannst.

Wie wir aus der Ankündigung von Microsoft erfahren haben, kann das KI-gestützte Tool deinen Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht verändern, zum Beispiel:

• Copilot in Word kann deinen kreativen Prozess ankurbeln und Schreibblockaden verhindern. Er kann einen Entwurf erstellen, den du dann nach Belieben bearbeiten und verbessern kannst.
• In PowerPoint kann der Chatbot dir helfen, Präsentationen schneller zu erstellen, indem er dir Designvorschläge und Folien-Layouts liefert.
• In Teams kann er dir dabei helfen, alle Teilnehmer über die Diskussion auf dem Laufenden zu halten, die wichtigsten Punkte zu organisieren und die wichtigsten Ergebnisse zusammenzufassen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.

Wir finden Copilot für Outlook klasse und wollen uns einmal anschauen, wie du das Tool nutzen kannst, um dein E-Mail-Management zu verbessern.

Wie verwendet man Copilot in Outlook

Hier sind einige Beispiele dafür, was Microsofts Chatbot in Outlook tun kann:

• Er kann lange E-Mails zusammenfassen und die wichtigsten Punkte hervorheben, damit du den Kern der Nachricht schnell verstehen kannst.
• Er kann Meeting-Zeiten vorschlagen, indem er die Kalenderverfügbarkeit deiner Teammitglieder checkt.
• Es kann dich an das Erledigen wichtiger Aufgaben erinnern und dir helfen, diese zu erledigen.
• Es kann Antworten für dich verfassen, damit du weniger Zeit und Energie für das Beantworten von E-Mails aufwenden musst.

Quelle: Microsoft

In der Präsentation des Tools von Microsoft siehst du einige praktische Anwendungen. Wenn du zum Beispiel keine Zeit hast, eine lange E-Mail von vorne bis hinten zu lesen, kann der Chatbot dir schnell die wichtigsten Informationen geben. Bitte ihn einfach darum, eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten zu erstellen.

Du hast nach längerer Abwesenheit nicht in deine Mailbox geschaut? Kein Grund zur Sorge. Du kannst von deinem Copilot-Assistenten eine schnelle Zusammenfassung aller Ihrer ungeöffneten E-Mails anfordern.

Aber das vielleicht Wichtigste: Du kannst du den Chatbot bitten, eine Antwort zu verfassen, wenn du zu beschäftigt bist, um zu antworten. Die KI für Outlook kann den Kontext und das Ziel deiner Aufforderung verstehen, sodass du nur noch die Antwort überprüfen, gegebenenfalls anpassen und auf den "Senden"-Button klicken musst.

Du kannst sogar Partyeinladungen für Freunde, Familie oder Teamkollegen erstellen. Gib einfach die relevanten Informationen ein, und die Software erledigt den Rest.

Copilot für Outlook FAQs

Sind meine Daten bei Copilot sicher sein?

Deine Inhalte in Microsoft Graph sind für Microsoft 365 Copilot in Echtzeit verfügbar. Die KI muss auf deine Daten zugreifen, um genaue Antworten zu liefern und die Aufgaben, die du ihr überträgst, korrekt auszuführen.

Mit anderen Worten: Die KI benötigt Zugang zu deinen Dokumenten, E-Mails, Kalendern, Kontakten und anderen Daten sowie zu deinem Arbeitskontext, z. B. zu Meeting, in dem du dich sich gerade befindest, zu den E-Mails, die du zu einem Thema ausgetauscht haben, und zu deinen Chat-Konversationen.

Natürlich machen sich viele Sorgen um die Sicherheit ihrer Daten. Aber denke daran, dass es sich um ein Produkt von Microsoft handelt. Daher werden alle wichtigen Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzregeln und -verfahren von Microsoft auf Copilot übertragen.

Copilot ist die KI-Lösung, der du vertrauen kannst, da sie über Sicherheitsfunktionen von Microsoft wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, Compliance, Datenschutz und mehr verfügt.

Wie treffsicher ist Copilot?

Die Technologie von OpenAI reagiert meistens korrekt auf Aufforderungen. Denke aber daran, dass die Technologie sich noch in der Entwicklung befindet, sodass du die Genauigkeit aller von Copilot bereitgestellten Informationen überprüfen musst.

Obwohl OpenAI sein neuestes Modell erheblich verbessert hat, weist GPT-4 immer noch die gleichen Einschränkungen auf wie frühere Versionen. OpenAI sagte, dass sein Chatbot keine Faktenüberprüfung durchführt und immer noch anfällig für "grundlegende Denkfehler" oder "übermäßige Leichtgläubigkeit bei der Annahme offensichtlich betrügerischer Kommentare einer/eines Nutzer:in" ist.

Wann wird Copilot live sein?

Microsoft wird Copilot in den kommenden Monaten zu seinen Produktivitätsprodukten hinzufügen, darunter Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Viva, Power Platform und mehr. Das Unternehmen muss jedoch noch weitere Einzelheiten zu Preisen und Lizenzen bekannt geben.

Wie erhalte ich Zugang zu Copilot?

Derzeit haben nur ausgewählte Business-Nutzer:innen Zugang zu Microsofts Copilot. Er befindet sich noch in der Testphase, daher ist nicht bekannt, wann er für alle verfügbar sein wird.

Das ist alles, was Microsoft bisher über Copilot für Outlook mitgeteilt hat. Wir wissen nicht, was genau kommt und wann es für die alle Nutzer:innen verfügbar sein wird. Im Vergleich dazu kannst du bereits jetzt die volle Version des Smart Assistant von Mailbutler ausprobieren, indem du dich für die 14-tägige kostenfreie Testphase anmeldest und alle zusätzlichen Vorteile erhältst, die diese Erweiterung bietet, wie z. B. Software zur E-Mail-Verfolgung, E-Mail-Planung, personalisierte E-Mail-Signaturen und mehr.

Der Smart Assistant von Mailbutler: Die Leistungsfähigkeit von ChatGPT für Outlook nutzen

Das Team von Mailbutler hat sich auf die Bereitstellung von Spitzenlösungen für die E-Mail-Produktivität spezialisiert und kennt die größten Probleme von E-Mail-Nutzer:innen. Wir haben das Feedback unserer Kund:innen genutzt und gründliche Forschung betrieben, um den umfassendsten KI-Assistenten für Ihr Outlook zu entwickeln.

Genau wie Copilot nutzt auch unser Smart Assistant für Outlook die innovative Technologie von OpenAI für die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und Maschinelles Lernen. Hier ein kleiner Überblick über die Power des Smart Assistant.

Die Macht von ChatGPT in Outlook

Installiere Mailbutler für Outlook und habe Zugriff auf ChatGPT ohne deinen Posteingang zu verlassen.

 

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Keine Zeit? Kein Problem: Smart Respond erstellt die perfekte Antwort für dich

Die richtige Antwort zu formulieren, kann in Business-Situationen eine Herausforderung sein. Wenn du beispielsweise auf eine heikle E-Mail antwortest, musst du deinen Ton und deine Sprache sorgfältig abwägen, um Missverständnisse zu vermeiden. Genauso, wenn du auf ein Angebot antwortest oder einen Deal aushandelst, muss die Formulierung präzise sein, um dein Interesse und dein Ziel wirksam zu vermitteln.

Diese Situationen müssen sorgfältig bedacht werden und erfordern oft mehrere Entwürfe und Überarbeitungen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Unser KI-Tool kann jedoch eine grammatikalisch korrekte Antwort verfassen, die die Botschaft effektiv vermittelt, indem es den Kontext und den Ton der erhaltenen E-Mail analysiert. Es untersucht auch deinen Schreibstil, um Antworten zu erstellen, die genau wie du klingen.

Alles, was du tun musst, ist, die Antwort zu lesen, sie bei Bedarf zu bearbeiten und auf Senden zu klicken. Das dauert buchstäblich nur eine Minute!

Smart Summarize: Lies die langen E-Mails, die du immer aufgeschoben hast, in nur wenigen Sekunden

Hast du ChatGPT schon einmal benutzt, um einen langen Bericht zusammenzufassen? Dann weißt du, dass diese Technologie exzellente und präzise Zusammenfassungen von langen Textabschnitten erstellt.

Die ChatGPT Outlook-Integration von Mailbutler bringt diese Zusammenfassungsleistung direkt in deinen Posteingang. Anstatt sich durch einen langen E-Mail-Thread zu quälen, kannst du deinen Smart Assistant für Outlook bitten, dir eine schnelle Zusammenfassung zu geben.

Für vielbeschäftigte Berufstätige, die täglich unter einem Haufen Mails begraben werden, kann diese Funktion ihnen ermöglichen, ihren Posteingang viel schneller zu durchsuchen und Prioritäten dafür zu setzen, was ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Du weißt nicht, was du schreiben sollst? Dann probiere Smart Compose

Du hast viel zu sagen, findest aber nicht die richtigen Worte? Zerbrich sich nicht den Kopf, um die perfekte E-Mail zu verfassen. Gib dem smarten Assistenten einfach ein paar Schlüsselwörter vor sowie eine einfache Aufforderung, und er kann dir Text- und Satzvorschläge oder sogar ganze E-Mails liefern.

Diese Funktion kann ein echter Lebensretter sein, wenn du unter Zeitdruck stehst, aber sichergehen willst, dass die von dir geschriebene E-Mail deine Botschaft perfekt vermittelt.

Smart Improve: Du möchtest eine Mail selbstständig formulieren, aber brauchst einen Korrekturleser

Schlechte Grammatik kann deine Empfänger:innen wirklich abschrecken und sogar dazu führen, dass sie deine Nachricht falsch interpretieren. Auch wenn du die Zeit dazu hast, E-Mails zu schreiben, möchtest du doch bestimmt sicherstellen, dass sie grammatikalisch korrekt und präzise.

Während Tools wie Grammarly gute Arbeit leisten, ist ChatGPT von OpenAI darauf trainiert, die Feinheiten der Sprache, wie Redewendungen, Wortspiele und Metaphern, zu verstehen, sodass es deine Texte besser bearbeiten kann. Stelle dir das so vor, als würde dein alte:r Englischlehrer:in deinen Text bewerten - nur ohne die herablassenden Kommentare natürlich.

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Durch eine letzte Grammatik- und Rechtschreibprüfung mithilfe des Smart Assistant, kannst du sicherstellen, dass deine E-Mail korrekt und professionell ist.

Contact-Finder: Alle wichtigen Kontaktinformationen direkt in deinem Posteingang

Mit dem Smart Assistant wirst du dich nie wieder fragen müssen: „Wer war diese Person nochmal?“. Die Funktion „Contact Finder“ findet alle wichtigen Kontaktinformationen für dich. Klicke dazu, nach dem Öffnen einer E-Mail, einfach auf „Kontaktinformationen“ in der Mailbutler-Sidebar.

Sobald die E-Mail gescannt wurde, extrahiert der Smart Assistant automatisch alle relevanten Daten, einschließlich des Namens der/des Absender:in, der E-Mail-Adresse, der Kontaktinformationen und der Berufsbezeichnung. Er gibt dir einen Überblick über alle Daten und du kannst auswählen welche Infos du speichern möchtest.

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Nachdem du auf „Informationen speichern“ geklickt hast, spcihert der Smart Assistant alles in deiner Mailbutler-Kontakt-Funktionunktion, wo du alle Felder nach Bedarf aktualisieren und zusätzliche Informationen hinzufügen kannst. Auf diese Weise wird deine Kontaktliste immer auf dem neuesten Stand sein, ohne dass du dir sich die Zeit nehmen musst, alle Details manuell einzugeben.

Task Finder: Alle anstehenden Aufgaben immer im Überblick

Jede E-Mail, die du erhältst, bedeutet mindestens eine zusätzliche Aufgabe auf deiner To-Do-Liste. Die tolle Nachricht ist aber, dass der Smart Assistant dir auch hier wieder helfen kann!

Unser KI-Tool für Outlook kann deine E-Mails scannen und daraus in sekundenschnelle eine Liste mit Aufgaben erstellen. Du brauchst nur auf „Aufgaben erstellen“ zu klicken und die Liste wird zu deiner Mailbutler-Aufgaben-Liste hinzugefügt.

FAQs zum Smart Assistant von Mailbutler für Outlook

Sind meine Daten sicher?

Deine E-Mail-Daten sind mit Mailbutler und dem Smart Assistant immer sicher. Unsere Erweiterung verwendet sichere Protokolle, um auf dein Outlook-Konto zuzugreifen und deine Daten werden niemals an Dritte weitergegeben. Um mehr zu erfahren, kannst du hier über unsere Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre lesen.

Wie kann ich den Smart Assistant aktivieren?

Mailbutler ist eine offizielle Microsoft-Erweiterung, die du herunterladen kannst. Der Smart Assistant ist für deinen Outlook-Posteingang im Smart- und Business-Tarif von Mailbutler verfügbar - zusammen mit den anderen Funktionen des von dir gewählten Tarifs.

Smart Assistant von Mailbutler vs. Copilot von Microsoft - Wie lautet das endgültige Urteil?

Nun da wir uns alles angesehen haben, was diese KI-Tools für Outlook bieten, liegt es an dir zu entscheiden, welches der Tools  deinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Microsoft ist zwar ein zuverlässiger Softwarehersteller, aber nicht gerade ein Experte, wenn es um E-Mails geht. Bislang bietet Outlook den Nutzer:innen nur die grundlegenden Funktionen eines E-Mail-Clients. Und selbst mit Copilot hast du immer noch keinen Zugang zu fortschrittlichen Funktionen wie E-Mail-Tracking, Signaturen und Später Senden - alles Funktionen, die Erweiterungen wie Mailbutler bereits bieten.

Mailbutler hat jahrelang das getan, was Outlook alleine nicht konnte. Das Unternehmen hat sein Produkt kontinuierlich weiterentwickelt und ist zu einer der am häufigsten vom Microsoft Store heruntergeladenen Outlook-Erweiterungen geworden. Wenn du dich bei Mailbutler registrierst, erhältst du ein vielseitiges Tool, das du nicht nur für Outlook, sondern auch für Gmail und Apple Mail verwenden kannst.

Wenn du außerdem mit der KI-Revolution Schritt halten möchtest und nicht länger warten kannst, bietet dir Mailbutler bereits jetzt die Möglichkeit, die ChatGPT-E-Mail-Integration zu nutzen. Du musst dich lediglich registrieren und schon kannst du alle Funktionen - inklusive dem Smart Assistant - 14 Tage lang kostenlos testen.

Die Zukunft ist KI, und sie ist bereits da. Warte nicht länger und bringe jetzt mit Mailbutler deinen Posteingang auf das nächste Level!