Smart Respond: Professionelle E-Mail-Antworten mit dem Smart Assistant von Mailbutler verfassen

E-Mails sind zweifelsohne einer der am häufigsten genutzten Kommunikationskanäle im Business. Daher ist es nicht verwunderlich, dass ein/e Büroangestellte/r im Durchschnitt jeden Tag etwa 121 Nachrichten erhält. Auch wenn einige dieser E-Mails keine Antwort erfordern, so tun es die meisten doch. Das erklärt, warum die/der durchschnittliche Arbeitnehmer:in die Hälfte seines Arbeitstages mit dem Lesen, Schreiben und Verwalten von E-Mails verbringt.

Damit du mehr Zeit hast und mehr erledigen kannst, wurde der KI-basierte Smart Assistant von Mailbutler entwickelt, um professionelle E-Mail-Antworten in nur wenigen Sekunden zu erstellen. Lies weiter, um mehr über die Smart Respond-Funktion zu erfahren.

Was ist Smart Respond und wie kann ich es nutzen?

Smart Respond ist eine der sechs Kernfunktionen des Smart Assistant von Mailbutler. Smart Respond generiert sowohl positive als auch negative E-Mail-Antworten, die auf dem Inhalt und dem Schreibstil der Nachricht basieren, auf die du antworten möchtest. Ähnlich wie Smart Compose, kann Smart Respond dir helfen, das Leere-Seiten-Syndrome zu überwinden und E-Mails schnell zu beantworten.

Um Smart Respond nutzen zu können, musst du zunächst die E-Mail auswählen, die du beantworten möchtest. Wähle dann „Antworten” in deiner Mailbutler-Seitenleiste (oder klicke auf das ⬇️ neben „Antworten” und wähle „Positiv antworten 👍” oder „Negativ antworten 👎” aus).

Die Smart Respond-Funktion des Mailbutler Smart Assistant

Der Smart Assistant von Mailbutler bietet dir verschiedene E-Mail-Antworten an. Wenn du dich für eine der generierten Antworten entschieden hast, brauchst du nur „Entwurf öffnen” in der Mailbutler-Sidebar zu wählen. Der Smart Assistant fügt die Antwort dann in eine neue E-Mail ein und du kannst, wenn notwendig, noch Änderungen vornehmen, bevor du die Mail dann versendest.

Bewährte Tipps zu Smart Respond

Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen, Smart Respond optimal zu nutzen:

• Verwende die Funktion für reine Textnachrichten (Team-Updates, Einladungen zu Meetings, Anfragen zur Zusammenarbeit, Bewerbungen usw.)
• Wähle „Positiv antworten 👍”, wenn du die Anfrage deiner/deines Empfänger:in bestätigen möchtest
• Wähle „Negativ antworten 👎”, wenn du die Anfrage höflich ablehnen möchtest

Wir schauen uns im folgenden Smart Respond in Aktion an.

Beispiel 1: Positiv antworten 👍

Smart Respond in Aktion - Positiv antworten 👍

Beispiel 2: Negativ antworten 👎

Smart Respond in Aktion - Negativ antworten 👎

Bitte beachte, dass der Smart Assistant von Mailbutler jedes Mal, wenn du Smart Respond verwendest, eine andere E-Mail-Antwort generiert, auch wenn du die Funktion für ein und dieselbe Nachricht verwendest. Das bedeutet, dass du die E-Mail-Antworten, die du wiederverwenden möchtest, als Nachrichtenvorlagen speichern solltest.

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Smart Respond - Best Practices

Als Mailbutler-Nutzer:in hast du Zugang zu zahlreichen Funktionen, die deinen Posteingang optimieren und die sich hervorragend mit Smart Respond kombinieren lassen. Kombiniere Smart Respond mit:

• E-Mail-Tracking, um benachrichtigt zu werden, sobald dein/e Empfänger:in deine E-Mail öffnet. Erfahre hier mehr.
• Nachrichtenvorlagen, um die generierte Antwort als E-Mail-Vorlage zu speichern, wenn du die Antwort wiederverwenden möchtest (du wirst nicht in der Lage sein, genau das gleiche Ergebnis von Smart Respond zu erhalten, da jede Antwort anders ist). Hier erfährst du mehr.
• E-Mail-Signaturen, um die generierte Antwort mit deiner eigenen E-Mail-Signatur zu ergänzen. Erfahre hier mehr.
• Smartes Später Senden, um die generierte Antwort so zu planen, dass sie zum perfekten Zeitpunkt für deine/n Empfänger:in versendet wird. Erfahre hier mehr.

Zusammenfassung

Mit der Smart Respond-Funktion des Smart Assistant von Mailbutler kannst du wichtige E-Mails in nur wenigen Sekunden beantworten. Das Verfassen einer professionellen E-Mail-Antwort ist mit dem Smart Assistant kinderleicht.

Smart Respond hilft dir, professionell zu bleiben, indem du deine Kontakte nicht auf eine Antwort warten lässt. So kannst du deine Geschäftsbeziehungen pflegen -auch wenn du nur wenig Zeit für E-Mailing hast.