Tipps zur Erstellung von professionellen E-Mail-Adressen

Die E-Mail ist zum wichtigsten Kommunikationsmedium geworden. Deshalb ist es wichtig, dass deine E-Mails stets professionell sind.

Wenn es darum geht, eine professionelle E-Mail zu verfassen, gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest. Erstens: Verwende eine professionell klingende E-Mail-Adresse.

Wenn deine E-Mail-Adresse etwa „partygirl@gmail.com” lautet, ist es an der Zeit, eine neue Adresse zu erstellen. Du kannst deinen Namen oder deine Initialen verwenden, gefolgt von einer passenden Domain, beispielsweise „jane.smith@gmail.com” oder „js@yahoo.com”.

Zweitens: Erstelle eine E-Mail-Signatur für deine E-Mail, die deinen Namen, deinen Titel und deine Kontaktinformationen enthält. So wissen deine Empfänger:innen, wer du bist und wie sie dich erreichen können. Deshalb musst du Energie und Ressourcen in die Erstellung einer professionellen E-Mail-Adresse investieren.

Eine gute E-Mail-Adresse lässt dich in den Augen deiner potenziellen Kund:innen oder zukünftigen Geschäftspartner:innen professioneller erscheinen.

Eine professionelle E-Mail-Adresse endet nicht mit dem Namen deines E-Mail-Clients, wie @hotmail.com, @gmail.com oder @yahoo.com. Du kannst eine professionelle Adresse erstellen, indem du deinen Firmennamen als Begriff nach dem @-Teil der E-Mail verwendest, auch ohne eine Domain zu besitzen.

Kommen wir jetzt zu Beispielen für gute geschäftliche E-Mail-Adressen sowie einigen Tipps, die dir helfen, eine professionelle E-Mail zu schreiben.

Wie richte ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein?

Einige E-Mail-Anbieter ermöglichen es dir, eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen. Du kannst ein solches Konto mit Gmail, iCloud, Outlook und Yahoo erstellen, aber es gibt noch ein paar andere gute Möglichkeiten.

Viele dieser E-Mail-Tools bieten kostenpflichtige Tarife an, die die Verwendung eines eigenen Domainnamens ermöglichen, was besonders vorteilhaft ist, wenn du ein eigenes Unternehmen hast.

Eine professionelle E-Mail mit einem eigenen Namen verleiht deinem Unternehmen Professionalität. Im Folgenden findest eine Anleitung dazu, wie du eine professionelle E-Mail Adresse für dein Unternehmen erstellst:

Wähle deinen E-Mail-Host aus

Wenn du mit deinem Unternehmen anfängst, kaufst du eine Domain und eine Hosting-Site. Eine Methode, um eine geschäftliche E-Mail-Adresse einzurichten, ist die Suche nach einem Hosting-Paket, das eine geschäftliche E-Mail-Adresse beinhaltet. Das ist in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden, aber viele Kund:innen entscheiden sich wegen der Einfachheit dafür, ihre geschäftliche E-Mail-Adresse auf diese Weise einzurichten.

Wenn du diese Methode wählst, um eine geschäftliche E-Mail-Adresse einzurichten, musst du auf deiner Hosting-Website deine E-Mail-Adresse einrichten. Normalerweise gehst du dazu in den Bereich „E-Mail” auf deiner Website und wählst eine E-Mail aus (Tipps und Beispiele findest du weiter unten).

Eine weitere Methode zur Einrichtung von E-Mails ist, dass du sie über G-Suite und nicht über deinen Hosting-Anbieter einrichtest.

Verbinde deine E-Mail mit einem E-Mail-Client

Wenn du dich entschieden hast, deine E-Mail-Adresse über deine Hosting-Plattform zu erstellen, musst du deine E-Mail-Adresse mit einem E-Mail-Programm verbinden. Dazu meldest du dich auf deiner Hosting-Website an, gehst in den Bereich „E-Mail”und suchst einen Button, der „E-Mail-Client einrichten” oder ähnlich heißt. Dort erfährst du, wie du deine E-Mail in Outlook, Google Mail oder einem anderen E-Mail-Programm einrichten kannst.

Verbinde deine E-Mails mit deiner Software für Marketing-Automatisierung

Schließlich musst du auch noch sicherstellen, dass deine Marketing-Automatisierungsplattform Zugriff auf deine E-Mails hat. Bei HubSpot musst du in deinen Einstellungen nach den Button „Domains” oder „E-Mail-Versand” suchen. Dort findest du eine Anleitung dazu, wie du deine E-Mail-Adresse zu verbinden kannst.

Jetzt, wo du weißt, wie du deine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichtest, können wir über einige Beispiele für geschäftliche E-Mail-Adressen und E-Mail-Namen sprechen, um dir bei der Auswahl zu helfen.

Best Practices für die Erstellung einer professionellen E-Mail Adresse

Die einfachsten E-Mail-Adressen sind immer die besten. Das bedeutet in der Regel, dass du eine Kombination aus deinem Vor- und Nachnamen verwendest, vorausgesetzt, dein Name weicht nicht von der üblichen Schreibweise ab. Eine lange Adresse mit kompliziertem, schwer zu buchstabierendem Namen ist nicht ideal für die Erstellung einer E-Mail-Adresse.

Dieser Leitfaden enthält Best Practices und Tipps, die dir helfen, eine professionelle E-Mail-Adresse für dein Unternehmen zu erstellen:

1. Leichte Aussprache

Eine leicht auszusprechende E-Mail-Adresse ist wichtig, damit du sie problemlos mit Mitarbeiter:innen und Kund:innen teilen kannst.

Wenn du eine komplizierte und lange E-Mail-Adresse hast, wird sie möglicherweise falsch verstanden.

2. Gut zu merken

Die meisten von uns benutzen das Smartphone, um E-Mails zu lesen oder zu verfassen. Wenn du dir also eine E-Mail-Adresse merken kannst, ist die Wahrscheinlichkeit, dass du sie einfach eintippst, anstatt in dem kleinen Display nach der korrekten Adresse zu suchen und dann aus Versehen die falsche auszuwählen, höher.

Deshalb sollte dein Unternehmen eine E-Mail-Adresse erstellen, die man sich leicht merken kann.

2. Verwende keine Zahlen

Häufig stehen Zahlen am Ende einer E-Mail-Adresse, um die besonderen Anforderungen der E-Mail-Anbieter zu erfüllen. Wir empfehlen dir aber lieber keine Zahlen zu verwenden, damit deine E-Mail Adresse professioneller aussieht.

4. Entscheide, welche Domain du verwenden willst

Viele E-Mail-Anbieter können dir helfen, eine geschäftliche E-Mail Adresse  zu erstellen. Eine eigene Geschäftsdomain ist jedoch unerlässlich für eine professionelle Präsenz im Internet.

Wenn möglich, solltest du eine neue Domain speziell für dein Unternehmen einrichten, die nur dein Unternehmen repräsentiert.

Warum eine eigene Domain wichtig ist

• Schafft Vertrauen bei deinen Kund:innen
• Verleiht deinem Unternehmen einen professionellen Touch
• Schützt Urheberrechte und Markennamen
• Erhöht den Bekanntheitsgrad deiner Marke

5. Keep it short

Deine E-Mail Adresse sollte niemals zu lang sein. Wähle lieber eine kurze E-Mail Adresse aus, die man sich gut merken kann und die einen professionellen Eindruck vermittelt.

Beispiele und Tipps für die Erstellung einer professionellen E-Mail Adresse

1. Nur den Namen verwenden

Am häufigsten werden E-Mail-Adressen so gestaltet, dass nur der Name der Person angegeben wird, zu der die E-Mail-Adresse gehört.

Nur Vorname

Die E-Mail-Adresse, die nur den Vornamen enthält, ist das richtige Format für Solopreneure. Sie ist persönlicher als der Nachname und nicht so schwer zu merken.

Allerdings sind E-Mail Adressen, die nur den Vornamen enthalten nicht unbedingt ratsam, da es natürlich möglich ist, dass sich dein Unternehmen weiterentwickelt und du auf lange Sicht eventuell Mitarbeiter:innen mit denselben Vornamen haben wirst.

Im Folgenden findest du ein paar Ideen für geschäftliche E-Mail Adressen, die nur den Vornamen enthalten:

kevin@domain.com

jonas@domain.com

joe@domain.com

Wenn du mehrere Kolleg:innen mit dem gleichen Vornamen hast, musst du das Format ändern, indem du zum Beispiel den Mittelnamen oder den Nachnamen hinzufügst.

Nur Nachname

Eine E-Mail-Adresse, die nur den Nachnamen enthält, ist eine gute Wahl für Unternehmen, die ein formelleres oder professionelleres Bild abgeben wollen. Das könnte zum Beispiel für eine Anwaltskanzlei gut sein.

Wie der reine Vorname ist auch die E-Mail-Adresse mit reinem Nachnamen keine gute Wahl für Unternehmen, die sich noch in der Entwicklung befinden, denn wenn dein Unternehmen wächst, wirst du wahrscheinlich Mitarbeiter mit demselben Nachnamen haben.

Im Folgenden findest du ein paar Ideen für E-Mail-Adressen, die nur den Nachnamen enthalten:

hart@domain.com

solomons@domain.com

shah@domain.com

Ein Nachteil der Verwendung von Nachnamen ist, dass einige Nachnamen schwieriger zu buchstabieren oder zu verstehen sind. Sie können zu Rechtschreibfehlern führen.

Vorname und Nachname

Das Format des Vor- und Nachnamens in E-Mail Adressen ist gut - es kann aber ein bisschen lang sein und auch schneller zu Rechtschreibfehlern führen.

Im Folgenden findest du ein paar Ideen für E-Mail Adressen mit Vor- und Nachnamen:

joe.root@domain.com

jonny.dog@domain.com

john.nash@domain.com

2. Kombiniere Initialen mit Namen

Die beste und gebräuchlichste Art von professionellen E-Mail-Adressen für Unternehmen ist eine Mischung aus Namen und Initialen.

Im Gegensatz zu vollständigen Namen verringert die Verwendung von Initialen zusammen mit einem Vor- oder Nachnamen die Wahrscheinlichkeit, dass mehr als eine Person mit einer ähnlichen E-Mail-Adresse in einem Unternehmen vorkommt. Zoho hat einen guten Leitfaden dazu geschrieben.

Initialen des Vornamens mit dem Nachnamen

Die wichtigste Methode zur Gestaltung dieser Art von E-Mail-Adresse ist, den Anfangsbuchstaben des Vornamens an die erste Stelle zu setzen. Ob du einen Punkt zwischen Vor- und Nachnamen setzt, bleibt dir überlassen.

Im Folgenden findest du einige Beispiele:

j.root@domain.com

jroot@domain.com

Nachname mit Anfangsbuchstabe des Vornamens

Du kannst auch den Nachnamen vor den Anfangsbuchstaben des Vornamens setzen. Das ist besser für große Unternehmen, die ihre Kund:innen regelmäßig mit dem Nachnamen und nicht mit dem Vornamen ansprechen.

Im Folgenden findest du zwei Beispiele für E-Mail-Adressen dafür:

root.j@domain.com

rootj@domain.com

3. Verkürzung von Namen

Unternehmen kürzen manchmal Namen ab, damit die E-Mail-Adressen nicht zu viele Zeichen enthalten. Das ist besonders in großen Organisationen, wie beispielsweise Hochschulen, geläufig.

Für private Unternehmen ist das jedoch nicht empfehlenswert. Diese Art von professionellen E-Mail-Adressen ist schwer zu merken und führt zwangsläufig zu Fehlern.

Kombination aus Initialen und den ersten vier Buchstaben des Nachnamens

Du kannst eine beliebige Kombination oder Anzahl von Buchstaben verwenden, um einen abgekürzten Namen für eine berufliche E-Mail-Adresse zu erstellen.

Hier sind zwei Beispiele:

jwbell@domain.com

ldcroo@domain.com

4. Einfügen von Schlüsselwörtern oder Identifikatoren

Eine weitere Möglichkeit, um eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen, ist die Verwendung von Schlüsselwörtern oder Bezeichnungen in der Adresse. Du kannst beispielsweise einen beruflichen Abschluss (z. B. Dr. med.), eine Abteilung oder sogar einen Ort (z. B. eine Stadt - für Unternehmen mit verschiedenen Arbeitsplätzen) hinzufügen.

Name und Abteilung

Den Namen mit der Berufsbezeichnung zu verbinden ist zwar nicht die am weitesten verbreitete Variante von E-Mail-Adressen, kann aber eine einzigartige Wahl sein, wenn du ein professionelles E-Mail-Design wählst.

Ein solches Format eignet sich am besten für ein Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen, die viel mit Kund:innen zu tun haben.

Im Folgenden findest du ein paar Beispiele für E-Mail Adressen in diesem Format:

joe.sales@domain.com

support.joe@domain.com

media.joe@domain.com

Name und Titel

Ähnlich wie beim vorherigen Format kannst du auch deinen Arbeitstitel oder deine Position in der E-Mail Adresse angeben, wie etwa „CEO”.

Im Folgenden findest du ein paar Beispiele:

joe.ceo@domain.com

joe.cto@domain.com

joe.hr@domain.com

Name und Abschluss

Ähnlich wie bei der Angabe der Position kannst du auch den beruflichen Abschluss oder akademischen Grad in der E-Mail Adresse angeben.

Hier einige Beispiele:

joe.phd@domain.com

joe.root.phd@domain.com

jroot.phd@domain.com

Name und Standort

Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, kannst du den Standort des/der Nutzer:in in die E-Mail-Adresse mit aufnehmen.

Hier sind ein paar Ideen für professionelle E-Mails, die einen Namen und einen Standort enthalten:

joe.dallas@domain.com

root.dallas@domain.com

jroot.dallas@domian.com

5. Generische E-Mail-Adressen verwenden

Wenn du eine professionelle E-Mail-Adresse auf deiner Website angeben möchtest, ist es ratsam, eine generische E-Mail-Adresse zu verwenden.

Generische E-Mail-Adressen, die sich für Kontaktseiten eigenen sind info@yourdomain.com oder about@yourdomain.com. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Spam in deinem Posteingang und eignet sich für Unternehmen mit Gruppen, die einen gemeinsamen Posteingang benötigen.

Du kannst eine generische E-Mail-Adresse für verscheide Bereiche in deinem Unternehmen erstellen:

• Kontakt
• Support
• Rücksendungen
• Sales
• Personalwesen

Im Folgenden findest du ein paar Beispiele für generische geschäftliche E-Mail-Adressen, die du für dein Unternehmen verwenden kannst:

contact@domain.com

support@domain.com

help@domain.com

returns@domain.com

refunds@domain.com

sales@domain.com

careers@domain.com

hr@domain.com

jobs@domain.com

Zusammenfassung

Professionelle E-Mail-Adressen machen dein Unternehmen beziehungsweise deine Marke erkenntlich.

Obwohl in der Regel erwartet wird, dass der Vor- oder Nachname in der E-Mail steht, solltest du, bei der Erstellung deiner E-Mail-Adressen, die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens berücksichtigen.

Nutze die obigen Tipps und Beispiele für professionelle E-Mails, um dich für ein Format und ein Design zu entscheiden, das am besten zu deinem Unternehmen passt.