Irena ist eine erfahrene Content- und E-Mail-Marketerin, die Tiere liebt, ruhige Vormittage und alles, rund um Tolkien.
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Eine E-Mail-Signatur ist ein Muss, denn sie trägt dazu bei, einen bleibenden Eindruck von dir und deinem Unternehmen zu hinterlassen. Eine gute Signatur kann über Erfolg oder Misserfolg deiner E-Mail entscheiden.
Wenn du deine Signatur optimieren möchtest oder das erste Mal eine Signatur erstellst, dann bist du hier genau richtig. Wir zeigen dir die wichtigsten Bestandteile einer E-Mail-Signatur und erklären dir, warum Signaturen so wichtig sind, damit du lernst wie du die perfekte Signatur erstellst.
Die Bedeutung einer einprägsamen E-Mail-Signatur
Warum ist eine E-Mail-Signatur so wichtig? Die Antwort ist einfach: E-Mail-Signaturen ziehen Aufmerksamkeit auf sich. Angestellte erhalten im Durchschnitt 121 E-Mails pro Tag. Damit deine E-Mail im Posteingang deines/deiner potenziellen Kund:in auffällt, brauchst du einen einprägsamen Schluss.
Die Aufmerksamkeit deines/deiner Empfänger:in zu gewinnen, ist wichtig für Marketing, Kaltakquise, Kundenkontakt und mehr. Abgesehen davon, dass deine Signatur dir hilft dich von anderen abzuheben, ist sie auch ein wichtiges Marketinginstrument. Sie ermöglicht es dir, dein Geschäftsangebot zu kommunizieren und deine Kund:innen über Neuigkeiten zu informieren. Sie gibt Auskunft darüber, wer du bist, wo man dich erreichen kann und was genau dein Business ist ist.
Behandle deine E-Mail-Signatur wie eine Visitenkarte
Deine E-Mail-Signatur repräsentiert dich genauso wie eine physische Visitenkarte, nur eben in digitaler Form. Der Zweck einer physischen Visitenkarte ist es einen einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Bei einer digitalen E-Mail-Signatur ist das nicht anders. Deine digitale Visitenkarte muss informativ sein, das heißt sie muss die wichtigsten Informationen enthalten und gleichzeitig leicht zu lesen und übersichtlich sein.
Welche Informationen solltest du in eine E-Mail-Signatur aufnehmen?
Dos
Deinen Name
Ein Bild von dir oder das Logo deines Unternehmens
Deine Firma/Organisation
Deine Position
Kontaktinformationen
Telefonnummer mit internationaler Vorwahl
E-Mail
Fax
Social-Media-Links
Einen Schlusssatz (Mit freundlichen Grüßen, etc.)
Don'ts
Unnötige Informationen wie persönliche Zitate
Zu viele Kontaktinformationen, die deine Empfänger:innen verwirren könnten
Zu viele Bilder
Deine E-Mail-Signatur sollte zu deiner Markenidentität passen
Es ist wichtig, dass deine Signatur an deine Marke angepasst ist. Du solltest die gleichen Farben, wie in deinem Firmenlogo verwenden, wie in diesem Beispiel:
Als Hauptfarbe solltest du aber immer etwas verwenden, was gut lesbar ist. Leuchtendes Gelb oder Pink sind nicht die beste Wahl für eine gute Lesbarkeit. Denke daran, dass diese E-Mail-Signatur auch dein Unternehmen repräsentiert und daher professionell sein sollte. Versuche nicht zu viele auffällige oder leuchtende Farben zu verwenden, wie in diesem Beispiel:
Das Blau des Absendernamens ist keine Markenfarbe und trägt nichts zur Signatur bei. Außerdem sind die hellgrünen Farben schwer zu lesen. Vermeide das also besser.
Mobile-Ansicht
Es ist wichtig zu bedenken, dass deine Kontakte deine E-Mail-Signatur auf verschiedenen Geräten sehen werden. E-Mails werden oft auf Smartphones und Tablets gelesen, also überprüfe, wie deine Signatur auf einem kleineren Bildschirm oder im Hochformat aussieht:
Dieses Beispiel zeigt die Signatur im Hochformat, die auf einem Smartphone-Bildschirm perfekt dargestellt wird.
FAQs
Welche Informationen sollte meine Signatur enthalten?
Ein Bild von dir oder das Logo deines Unternehmens
Den Namen deines Unternehmens oder deiner Organisation
Deine Berufsbezeichnung in der Firma/Organisation
Kontaktinformationen (Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
Link zur Webseite deines Unternehmens
Social-Media-Links
Einen Schlusssatz
Dos und Don'ts für E-Mail-Signaturen
Wenn es darum geht, professionelle E-Mail-Signaturen zu erstellen, gibt es eine ganze Reihe von Informationen, die du angeben solltest und die du nicht angeben solltest. Hier sind die wichtigsten Dos und Don'ts für E-Mail-Signaturen:
Do's
Gib deinen vollständigen Namen an
Füge ein Bild von dir oder das Logo deines Unternehmens hinzu
Füge den Namen deines Unternehmens oder deiner Organisation hinzu
Gib deine Position in dem Unternehmen oder der Organisation an
Füge alle notwendigen Kontaktinformationen hinzu (Adresse des Unternehmens, deine E-Mail-Adresse, einen Link zur Webseite des Unternehmens, deine Telefonnummer mitsamt internationaler Vorwahl, Faxnummer)
Füge Links zu den aktiven Social-Media-Profilen des Unternehmens hinzu
Formuliere einen höflichen Schlusssatz (Liebe Grüße, Mit freundlichen Grüßen etc.)
Dont's
Füge irrelevante oder zu viele Informationen ein
Lade zu viele Bilder hoch
Verwende ungewöhnliche Schriftarten
Verwende Schriftfarben, die nicht zu deiner Markenidentität passen
Füge veraltete Links ein
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Die obigen Beispiele wurden mit dem Mailbutler-Signature-Builder erstellt, der dir flexible Vorlagen bietet, in denen du alle deine Kontaktinfos ganz einfach eintragen kannst. Die Signaturen werden auf allen Geräten korrekt angezeigt. Mit Mailbutler kannst du professionelle Signaturen im Handumdrehen und ohne technisches Wissen erstellen!
