Wie kann ich eine E-Mail zurückverfolgen?
Lerne, wie du eine E-Mail zurückverfolgst und ihre Quelle aufdeckst - mit der detaillierten Anleitung von Mailbutler.
Finden Sie perfekte Abwesenheitsnotiz-Vorlagen und Beispiele. Gestalten Sie klare, informative Nachrichten.
Irena ist eine erfahrene Content- und E-Mail-Marketerin, die Tiere liebt, ruhige Vormittage und alles, rund um Tolkien.
Egal, ob du auf eine Geschäftsreise oder in den Urlaub fährst, Abwesenheitsmails können eine gute Möglichkeit sein, deine Kunden und Kollegen darüber zu informieren, dass du für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar bist.
Das Einrichten automatischer Abwesenheitsmails ist eines der letzten Dinge, die du vor deiner Abreise einrichten solltest, und sie sind etwas, das viele verschiedene Leute sehen werden. Deshalb ist es wichtig, dass sie klar formuliert sind und genau die Informationen enthalten, die deine Empfänger/innen brauchen, um während deiner Abwesenheit effizient weiterarbeiten zu können.
Wenn du sicherstellst, dass deine Abwesenheitsnotizen klar und informativ sind, kannst du auch etwaige Probleme vermeiden, wenn du nach einem schönen Wochenende in den Bergen zur Arbeit zurückkehrst.
Wir haben bereits darüber geschrieben, warum du eigentlich keine Abwesenheitsnotizen verwenden solltest. Wenn du jedoch Abwesenheitsmails verschicken willst, möchten wir dir gerne zeigen, wie du es richtig machst. Wie alsorichtest du eine gute Abwesenheitsnotiz in deinem Outlook-, Google Mail- und Apple Mail-Posteingang ein?
Hier sind einige Dos und Don'ts für die Erstellung von Abwesenheits-E-Mails, zusammen mit einigen Beispielen:
Hier sind einige E-Mail-Vorlagen, die zeigen, was eine Abwesenheits-E-Mail enthalten sollte:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom TT/MM bis zum TT/MM nicht im Büro und habe nur eingeschränkten Zugang zu E-Mails bzw. keinen Zugang zu E-Mails. Daher kann es sein, dass meine Antwort etwas länger dauert als sonst. Wenn es dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail] oder [Telefon]. Mit freundlichen Grüßen,
Oder
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin von [Datum] bis [Datum] auf einer Geschäftskonferenz und Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Sollte die Angelegenheit wichtig sein, wenden Sie sich bitte in meiner Abwesenheit an [E-Mail-Adresse]. Beste Grüße
Im ersten Beispiel steht zwar nicht, wo du bist, aber es enthält etwas mehr Informationen als das zweite. Beide sind jedoch professionell, kurz und prägnant und daher gut geeignet.
Im Folgenden sind einige Abwesenheitsnotiz-Vorlagen aufgeführt, die nicht verwendet werden sollten:
Ich weiß es zu schätzen, dass du versuchst, mich zu erreichen, aber leider bin ich gerade nicht im Büro und sonne mich. Ich werde am [Datum] zurück sein. Wahrscheinlich werde ich zwei weitere Tage brauchen, um mich an mein Büro zu gewöhnen und mich durch Hunderte von neuen dringenden E-Mails zu wühlen, bevor ich mich wieder bei dir melde.
Oder
Ich werde für den Rest des Tages nicht mehr im Büro sein und keinen Zugang zu E-Mails haben. Wenn es sich um einen Notfall handelt, rufe bitte den Notdienst an.
Auch wenn es verlockend ist, eine langweilige Out-of-Office-E-Mail mit ein wenig Humor zu versehen, ist das manchmal einfach nicht angebracht und kann während deiner Abwesenheit mehr schaden als nutzen. Bleib sachlich und professionell - sicher ist sicher!
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Wenn du natürlich Angst hast, dass potenziellen Kunden, dich nicht sofort erreichen können, kannst du in deiner Abwesenheitsnotiz relevante Links zu deiner Website einfügen oder auf laufende Werbeaktionen hinweisen, um ihr Interesse noch mehr zu wecken.
Danke, dass Sie sich melden. Leider bin ich von mm/dd bis mm/dd nicht im Büro und habe nur begrenzten/keinen Zugang zu E-Mails. Wenn es wichtig ist, kontaktieren Sie [Name] unter [E-Mail] oder [Telefon] und er/sie wird sich umgehend bei Ihnen zurückmelden. Haben Sie mir eine E-Mail über [Dienstleistung deines Unternehmens]/[laufende Werbeaktionen] geschickt? Sehr gut! Lesen Sie mehr darüber unter (Link [zu den Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet]/[aktuelle Sonderangebote]). Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen. Beste Grüße
Der Zweck von Abwesenheits-E-Mails ist es, anderen mitzuteilen, dass du für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar sein wirst. Sie müssen nicht lang oder kompliziert sein, sondern eher kurz und prägnant. Wenn du also das nächste Mal deine Abwesenheitsnachrichten schreibst, nutze sie, um den Absender der E-Mail zu informieren und zu unterstützen.
Die Integration von Abwesenheitsnachrichten über verschiedene Plattformen hinweg ist für eine konsistente und effektive Kommunikation unerlässlich. Plattformen wie Slack und Microsoft Teams werden häufig für die interne Kommunikation in Unternehmen genutzt.
Das Einstellen von Verfügbarkeitsstatus und automatischen Antworten auf diesen Plattformen ist genauso wichtig wie das Einstellen von Abwesenheitsmails. Die plattformübergreifende Integration stellt sicher, dass Kollegen und Mitarbeiter über die Nichtverfügbarkeit eines Mitarbeiters informiert werden, egal welchen Kommunikationskanal sie wählen.
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So werden Missverständnisse vermieden und reibungslose Arbeitsabläufe während der Abwesenheit sichergestellt. Eine automatische Antwort in Slack kann zum Beispiel interne Teammitglieder schnell informieren, während ein E-Mail-Autoresponder das Gleiche an externe Kontakte kommunizieren kann. Eine Anleitung zum Einrichten und Synchronisieren von Abwesenheitsnachrichten über verschiedene Kommunikationskanäle kann den Benutzerkomfort und die Kommunikationseffizienz innerhalb und außerhalb des Unternehmens erheblich verbessern.
Betreff: Abwesenheit: [Dein Name]
Nachricht: Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin zurzeit nicht im Büro und werde am [Datum der Rückkehr] zurückkehren. Während dieser Zeit habe ich nur eingeschränkten Zugang zu meiner E-Mail. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
Betreff: [Dein Name] ist derzeit nicht im Büro
Nachricht: Hallo! Ich bin zurzeit nicht im Büro und genieße eine Auszeit. Ich komme am [Datum der Rückkehr] zurück. In der Zwischenzeit werde ich meine E-Mails nicht lesen, aber nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht so schnell wie möglich beantworten. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
Betreff: Kurzes Update von [Dein Name]
Nachricht: Ich bin zurzeit nicht im Büro und werde am [Datum der Rückkehr] zurückkehren. Während dieser Zeit werde ich keine E-Mails beantworten können. Wenn Ihr Anliegen dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
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Betreff: Abwesenheit wegen Krankheit
Nachricht: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit krankgeschrieben und werde voraussichtlich am [Rückkehrdatum] zurückkehren. Ich werde meine E-Mails nicht regelmäßig abrufen. Für sofortige Hilfe oder dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
Betreff: In Elternzeit: [Dein Name]
Nachricht: Ich befinde mich derzeit in Elternzeit und werde bis zum [Rückkehrdatum] nicht erreichbar sein. Während dieser Zeit werde ich meine E-Mails nicht abrufen. Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
Betreff: Ich nehme an [Name der Konferenz] teil: [Dein Name]
Nachricht: Ich nehme zurzeit an [Name der Konferenz] teil und werde am [Datum der Rückkehr] wieder im Büro sein. In der Zwischenzeit habe ich möglicherweise nur eingeschränkten Zugang zu meinen E-Mails. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
Betreff: Feierliche Übernahme der neuen Rolle: [Dein Name]
Nachricht: Ich bin zurzeit nicht im Büro, um meine neue Rolle als [Neuer Titel] zu feiern, und werde am [Rückkehrdatum] zurückkehren. Ich werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich beantworten. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
Betreff: Abwesenheit wegen [Name des Feiertags]
Nachricht: Alles Gute für [Name des Feiertags]! Ich bin zurzeit nicht im Büro und werde am [Datum der Rückkehr] zurückkehren. Während dieser Zeit werde ich meine E-Mails nicht abrufen. Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Alternative Kontaktperson] unter [Kontaktinformationen].
HINWEIS: Denke daran, die Platzhalter wie [Dein Name], [Rückkehrdatum], [Alternative Kontaktperson], [Kontaktinformationen], [Konferenzname], [Neuer Titel] und [Urlaubsname] durch die entsprechenden Angaben zu ersetzen, bevor du die Nachrichten einrichtest.
Die Einrichtung einer Abwesenheitsbenachrichtigung in Google Mail ist eine praktische Möglichkeit, deine Kontakte darüber zu informieren, dass du nicht erreichbar bist. Diese Funktion sendet eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails, die auf deine Abwesenheit hinweist. Nachfolgend findest du eine einfache Anleitung, wie du diese Funktion aktivierst und sicherstellst, dass deine Kommunikation höflich und professionell bleibt, auch wenn du abwesend bist.
Melde dich in deinem Konto an:
Einstellungen aufrufen:
Navigiere zur Registerkarte "Allgemein":
Scrolle nach unten zu "Abwesenheitsnotiz":
Aktiviere die Abwesenheitsnotiz:
Lege deinen Datumsbereich fest:
Gestalte deine Nachricht:
Änderungen speichern:
Automatische Deaktivierung: Die Abwesenheitsnotiz schaltet sich nach dem von dir eingestellten Enddatum automatisch ab. Wenn sich deine Pläne ändern, kannst du die Daten jederzeit manuell anpassen oder die Notiz deaktivieren.
Einmalige Benachrichtigung: Google Mail sendet deine Abwesenheitsnachricht nur einmal an jeden Absender und verhindert so, dass er/sie während deiner Abwesenheit wiederholt E-Mails erhält.
Vertraulichkeit: Formuliere deine Nachricht in dem Bewusstsein, dass sie weitergeleitet werden könnte. Vermeide deshalb sensible oder private Informationen.
Abwesenheitsantworten sind wichtig, um die Kommunikation mit deinen Kollegen, Kunden und anderen Kontakten aufrechtzuerhalten, wenn du nicht in der Lage bist, sofort zu antworten. Diese automatisierten Nachrichten können helfen, Erwartungen zu erfüllen und die Anzahl der Folge-E-Mails oder Anrufe zu reduzieren, die du während deiner Abwesenheit erhalten könntest.
Überprüfe und aktualisiere: Stelle vor der Aktivierung sicher, dass deine Nachricht klar ist und alle notwendigen Informationen enthält. Es ist ratsam, die Nachricht auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen.
Datenschutz beachten: Achte auf die Details, die du in deiner automatischen Antwort angibst. Wenn du zu viele Informationen über deinen Aufenthaltsort preisgibst, könnte das ein Sicherheitsrisiko darstellen.
Alternative Kontakte: Es ist hilfreich, den Namen und die Kontaktdaten eines Kollegen anzugeben, der in deiner Abwesenheit einspringen kann. So wird die Kontinuität gewährleistet und mögliche Verzögerungen bei wichtigen Angelegenheiten werden reduziert.
Eine Abwesenheitsnachricht per E-Mail sollte Folgendes enthalten:
Eine gute Abwesenheitsnotiz zu schreiben ist einfacher, als manche denken. Hier ist, was du tun musst:
Das Einrichten von automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook, Gmail und Apple Mail ist ganz einfach. Hier sind die Anweisungen für jeden E-Mail-Client:
Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
Eine Abwesenheitsnotiz in Google Mail einrichten
Eine Abwesenheitsnotiz in Apple Mail einrichten
Wenn du dich noch nicht entschieden hast, welche Art von Abwesenheits-E-Mail am besten zu dir passt, denke an diese Dos und Don'ts, wenn du deine Nachricht schreibst. Gib die genauen Termine an, an denen du nicht erreichbar bist, informiere über längere Antwortzeiten, nenne einen Grund für deine Abwesenheit und gib, wenn möglich, alternative Kontaktdaten an.
Überfrachte deine Empfänger nicht mit zu vielen Informationen, lass die Finger von Witzen und lustigen E-Mails, biete nicht die Hilfe eines Kollegen an, ohne es vorher mit ihm abzusprechen, und stelle immer sicher, dass deine Nachricht frei von Tippfehlern ist. Alles in allem solltest du keine Probleme haben, professionelle E-Mails zu verfassen, wenn du diese Tipps beim Verfassen von E-Mails außerhalb des Büros beachtest.
Und jetzt ab und genieße deinen Urlaub! Erhole dich, indem du alles vorbereitest, bevor du das Büro verlässt. Du könntest auch Mailbutler herunterladen und deine E-Mails mit der Funktion "Später senden" planen, falls es wichtige Mitteilungen gibt, die während deiner Abwesenheit erledigt werden müssen.