Postfach aufräumen: Aufräumen deines Outlook, Gmail & Apple Mail

Hattest du schon einmal Angst vor deinen E-Mail-Postfach?

Es gibt diese Angst wirklich und sie kommt häufiger vor, als du vielleicht denkst. Die Symptome sind ziemlich heftig: Schuldgefühle, weil man E-Mails zu lange unbeantwortet gelassen hat, Verärgerung, weil man nicht weiß, was man tun soll, nachdem man eine E-Mail erhalten hat, und Frustration, weil man nicht weiß, wie man eingehende E-Mails richtig priorisieren soll.

Aber keine Sorge - wenn du unter E-Mail-Angst leidest und dich über den Zustand deines Posteingangs gestresst fühlst, ist Mailbutler da, um dir zu helfen.

Unser Team hat den umfassendsten und praktikabelsten Leitfaden zum Aufräumen deines Outlook-, Google Mail- oder Apple Mail-Posteingangs zusammengestellt. Und obendrein haben wir sechs effektive Organisationsgewohnheiten aufgenommen, die du sofort übernehmen kannst, um all deinen E-Mail-Ärger in den Griff zu bekommen.

Nach der Lektüre dieses Leitfadens wirst du Folgendes haben:

• Einen frisch organisierten Apple Mail-, Gmail- oder Outlook-Posteingang
• Ein effizient verkleinertes Ordnersystem
• Eine gesündere Einstellung und Beziehung zu Ihren E-Mails
• Eine Handvoll hilfreicher Tipps zum Organisieren Ihres Posteingangs

Wie wichtig es ist, den Posteingang von Outlook, Google Mail oder Apple Mail zu ordnen

Viele von uns denken beim Putzen an das Ausräumen von Regalen und das Abstauben der Sockelleisten, aber es ist auch wichtig, sich um die digitalen Bereiche zu kümmern, insbesondere um den E-Mail-Posteingang.

Studien haben ergeben, dass digitale Unordnung die Produktivität auf die gleiche Weise beeinträchtigen kann wie ein unordentliches Büro. Genauso wie du deinen physischen Besitz und deinen Raum respektieren solltest, ist die Reinigung und das Aufräumen deines digitalen Raums der Schlüssel zu deinem Seelenfrieden.

Schnappen wir uns also Wischer und Schwamm (bzw. die Löschtaste) und stellen eine Liste von Schritten zusammen, mit denen du dein Postfach aufräumen und deinen digitalen Raum entrümpeln kannst.

Dein Posteingang, smarter

Das Aufräumen Ihres Outlook-, Gmail- oder Apple Mail-E-Mail-Posteingangs war noch nie einfacher.

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Wie kann ich meine E-Mails im Posteingang von Outlook, Google Mail oder Apple Mail am besten aufräumen?

 1. Verschiebe alle deine E-Mails in einen Ordner

Es ist ganz normal, dass man sich von einem Posteingang voller ungelesener und noch nicht beantworteter E-Mails überfordert fühlt, wenn man einen Frühjahrsputz machen will.

Der erste Schritt ist also ganz einfach: Beginne ganz neu. Ziehe alles per Drag & Drop in einen Ordner, in dem du dann das Durcheinander sortieren kannst.

Warum nicht einfach den Posteingang verwenden, fragst du dich? Nun, auf diese Weise werden alle E-Mails, die du während deines Aufräumens erhältst, deinen Reinigungsprozess nicht unterbrechen.

2. Stell dir deinen idealen Posteingang vor und erledige dann die Aufräumarbeiten in einem Rutsch

Beim Postfach Aufräumen geht es nicht darum, zu definieren, was man loswerden will, sondern was man behalten möchte. Stellt euch zunächst euren idealen Posteingang vor: Welche Art von E-Mails werdet ihr behalten, d. h. was ist wichtig genug, um es zu behalten?

Stell dir dann den Seelenfrieden und den Stressabbau vor, der sich einstellen wird, wenn du das erreicht hast. Verinnerliche diese Gedanken und beginne mit dem Aufräumen in einem Rutsch.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Bereinigung deines Posteingangs liegt darin, dies in einem Zug zu erledigen und nicht zu warten, bis du wieder Lust hast, die Aufgabe in Angriff zu nehmen, denn seien wir ehrlich - jetzt oder nie. (Morgen wird es zu spät sein!)

3. Stelle die Fünf-Jahres-Frage

Die Fünf-Jahres-Frage regt dazu an, deine Beziehung zu E-Mails genauer zu überdenken. Welchen Wert haben sie tatsächlich für dich? Wie helfen sie dir, deine Ziele zu erreichen?

Stell dir die folgende Frage: "Wann habe ich das letzte Mal eine E-Mail gebraucht, die fünf Jahre alt war?"
Wenn die Antwort "nie" lautet, verringere die Zahl auf "vier Jahre", "zwei Jahre" usw., bis du eine Zeitspanne erreichst, in der du E-Mails weiterhin aufbewahren willst.

Je nach der Rolle, die E-Mails in deinem Arbeitsleben spielen, kann die Antwort unterschiedlich ausfallen, aber der nächste Schritt ist einfach: Mach einen mutigen Schritt und lösche (oder archiviere) alles, was vor dieser Zeitspanne liegt.

4. Verkleiner dein E-Mail-Ordnersystem

"Aus den Augen, aus dem Sinn" ist ein berühmtes Sprichwort, das leicht auf die falsche Fährte führen kann, wenn es um die Organisation von E-Mails geht: Je vielschichtiger und komplizierter das Ordnersystem ist, desto mehr Platz schafft man, um E-Mails zu vergraben, die man einfach löschen sollte.

Wenn du eine E-Mail einmal in einen Ordner verschoben hast, wirst du dich höchstwahrscheinlich nie wieder daran erinnern.

Fast Company fasst die fünf einzigen E-Mail-Ordner zusammen, die du brauchst. Dazu gehören:

• Posteingang - Der wichtigste Ordner, den es gibt. Nachrichten sollten hier nur für kurze Zeit aufbewahrt werden, bevor sie beantwortet oder in einen neuen Ordner verschoben werden.
• Heute - Ein Ordner für alles, was noch am selben Tag beantwortet werden muss.
• Diese Woche - Für alle E-Mails, die innerhalb einer Woche beantwortet werden müssen.
• FYI - E-Mails, die Informationen enthalten, auf die du vielleicht Bezug nehmen musst, die aber nicht unbedingt eine Antwort erfordern.
• Monatlich/Quartalsweise - Ein optionaler Ordner für E-Mails, die innerhalb eines Monats oder eines Quartals beantwortet werden müssen.

Aber selbst diese fünf Ordner können zu viele sein! Ein Ordner für E-Mails, die innerhalb eines Monats beantwortet werden müssen, könnte ein Schritt zu weit sein, da man solche Nachrichten leicht vergisst und sie sich in diesem Ordner stapeln könnten. Es ist vielleicht besser, alle diese E-Mails im Ordner "Diese Woche" abzulegen, da die Beantwortung eher früher als später dazu beiträgt, Ordnung zu halten und dir Stress zu ersparen.

Das Wichtigste ist, dass du deinen Posteingang bei Google Mail, Apple Mail oder Outlook überschaubar hältst. Halte dein Ablagesystem so minimal und einfach wie möglich und entferne alle Ordner innerhalb von Ordnern, die leicht zusammengeführt werden können, sowie Ordner für E-Mail-Themen (Besprechungen, einzelne Projekte usw.) All diese Ordner können konsolidiert oder entfernt und in "Heute"- oder "Diese Woche"-Ordner umgewandelt werden.

5. Wähle ein oder zwei E-Mail-Schlüsselwörter, um deinen Löschprozess zu unterstützen.

Anstatt E-Mails ohne ein klares Ziel zu löschen, ist es einfacher und effektiver, den Aufräumprozess in mundgerechte Häppchen aufzuteilen.
Einige gängige Arten von E-Mails, die wir alle erhalten und verwalten, sind: interne E-Mails, automatische Erinnerungen, Kalendereinladungen, Mahnungen, Produktangebote - und das sind nur ein paar davon.

Eine gute Methode, um den Bereinigungsprozess zu vereinfachen, ist es, ein oder zwei häufig vorkommende Schlüsselwörter, Absenderadressen oder Namen zu wählen und diese in der Suche zu filtern.

Beginne zum Beispiel mit den folgenden Ideen und Schlüsselwörtern:

•  Alle “no-reply” E-Mail-Adressen
• Kaufen
• Erinnerung
• Einladung
• Aktualisieren
• Automatisch

Diese Methode hilft dir, dieselben Arten von E-Mails systematisch in kleineren Stapeln durchzugehen, was den Reinigungsprozess überschaubarer macht.

 6. Suche nach Newslettern, die du ständig ignoriert hast

Die monatliche Zusammenfassung von Services, die Webinar-Erinnerungen von Agenturen, von denen du dich nicht erinnern kannst, dass du sie abonniert hast; die wöchentlichen Angebots-E-Mails, die du im Austausch gegen einen Gutscheincode für kostenlosen Versand erhältst. Die meisten von uns sind für eine Menge nutzloser Newsletter angemeldet, die einfach nur Platz in deinem Posteingang wegnehmen und dir die Zeit stehlen.

Schaue in deinen letzten E-Mails nach ein paar Newslettern, die du schon eine Weile ignorierst. Stell dir die ultimative Frage: Machen sie dir Freude?

Und noch wichtiger: Bieten sie einen Mehrwert, der deinem Ziel und deiner Vision dient? Wenn die Antwort nein lautet, bedanke dich im Stillen (oder auch nicht, wenn du nie darum gebeten hast, sie zu erhalten) und melde sie alle auf einmal ab.

7. Lösche oder archiviere E-Mails, mit denen du nichts mehr anfangen kannst

Ein guter Weg, um deine Beziehung zu deinen E-Mails zu ändern, ist die Auseinandersetzung mit all den alten Nachrichten, die du nie beantwortet hast, obwohl du es versprochen hast. Der Grund, warum wir ungelesene E-Mails herumliegen lassen, ist einfach: Wir wissen nicht, was wir mit ihnen tun sollen. Wir alle haben schon einmal die Beantwortung einer E-Mail hinausgezögert oder sind in Panik geraten, weil wir völlig vergessen haben, sie zu beantworten, nachdem Wochen vergangen waren.

Was wir nicht tun sollten, ist, dieses Vermeidungsverhalten weiter zu fördern. Beginne bei deinen ungelesenen E-Mails von unten (den ältesten) nach oben.

Wenn es sich dabei um E-Mails handelt, die du schon vor Jahren vergessen hast, keine Panik - es ist höchst unwahrscheinlich, dass dein Kontakt zu diesem Zeitpunkt noch eine Antwort erwartet.

Atme tief durch, lösche sie und lass deine E-Mail-Schuldgefühle los (oder, wenn du dir sicher bist, dass eine Antwort notwendig ist, schicke sie jetzt ab).

8. Gehe deine gelesenen E-Mails von unten nach oben durch

Der letzte Schritt zum Postfach-Aufräumen besteht darin, die verbleibenden E-Mails zu bearbeiten. Jeder Blick auf eine ungelesene E-Mail raubt uns ein bisschen mehr Energie – deshalb ist es besser, sich 2-3 Mal Zeit für die Bearbeitung von E-Mails zu blocken, als sich den ganzen Tag über immer wieder von ihnen ablenken zu lassen

Ein paar einfache Fragen können dir helfen, die Relevanz von E-Mails für dein Arbeitsleben zu bewerten:

1. Ist dies eine E-Mail, die in einen meiner Ordner gehört und daher verschoben werden kann?
2. Handelt es sich um eine E-Mail, die ich bereits beantwortet habe und die daher archiviert/gelöscht werden kann?
3. Ist diese E-Mail schon so lange unbeachtet, dass es keinen Sinn mehr hat, darauf zu reagieren, und kann daher archiviert/gelöscht werden?
4. Hat diese E-Mail ihren Zweck bereits erfüllt und kann daher archiviert/gelöscht werden?

Wenn du eine dieser Fragen mit "Ja" beantwortest, kannst du sie löschen! Nachdem du deinen Posteingang gesäubert hast, stellst du dir vielleicht die nächste Frage: Was ist mit den neuen E-Mails?

Ist es die einzige Lösung, diesen Prozess jedes Quartal zu wiederholen, wenn sich wieder Hunderte von E-Mails in meinem Posteingang angesammelt haben?

Organisationsgewohnheiten, die dir helfen, den Posteingang von Outlook, Gmail oder Apple Mail aufzuräumen und deine E-Mails zu verwalten

Kurz gesagt: Nein. Wir sind nicht hier, um kurzfristige Lösungen für das Posteingangsmanagement anzubieten. Tatsächlich ist der Aufräumprozess nur die halbe Miete für deinen Erfolg. Wir wollen auch dafür sorgen, dass dein E-Mail-Posteingang sauber bleibt - für immer!
Zu diesem Zweck stellen wir dir hier einige effektive Gewohnheiten vor, die jeder heute übernehmen kann, um seinen Posteingang in Outlook, Google Mail oder Apple Mail zu organisieren.

1. Verwandle eingehende E-Mails in Aufgaben

E-Mails wollen unsere Aufmerksamkeit, ohne dabei Rücksicht auf deinen Arbeitsalltag zu nehmen. Genau wie bei jeder anderen Form der Ablenkung ist es wichtig, dass wir auf eingehende E-Mails nicht passiv reagieren.

Eine der wichtigsten Gewohnheiten für einen aufgeräumten Posteingang ist es, E-Mails in Aktionen auf deiner To-Do-Liste zu verwandeln. Jedes Mal, wenn du eine E-Mail erhältst, die weitere Schritte erfordert, die nicht sofort erledigt werden können, wie z. B.

• Ein Meeting planen
• Ein Dokument überprüfen
• Später antworten und einen Kollegen in CC setzen
• Einen Telefonanruf tätigen

Trage diese Aufgaben in deinen Kalender ein oder füge sie deiner Aufgabenliste hinzu und archiviere dann die ursprüngliche E-Mail (natürlich nur, wenn du sie nicht für die Aufgabe brauchst). Verwende Mailbutler’s Notizen- und Aufgaben-Funktion, um deine E-Mails zu organisieren

2. Richte E-Mail-Regeln ein, die deine E-Mails automatisch filtern

Ein weiteres häufiges Problem ist, dass du nicht weißt, wie du eingehende E-Mails nach Prioritäten ordnen sollst. Das Einrichten von Filtern und Labels kann dir helfen, die wichtigsten E-Mails zu identifizieren.

Wenn du z. B. im Vertrieb oder in der PR-Branche arbeitest, ist es vielleicht eine gute Idee, eine Liste deiner wichtigsten Kunden und Kontakte zu erstellen, damit eingehende E-Mails eine andere Farbe oder ein anderes Aussehen haben.

3. Überlege dir zweimal, bevor du dich für etwas Neues anmeldest

Wenn du das nächste Mal vorhast, deine E-Mail-Adresse im Tausch gegen etwas Kostenloses zu verschenken, denke zweimal darüber nach, was das bedeutet. Möglicherweise meldest du dich für E-Mails an, für die du keine Zeit hast, sie zu lesen, und die nicht zu deinen Zielen beitragen.

Bevor du deine E-Mail-Adresse für etwas einträgst, solltest du dich fragen:

• Bieten diese Newsletter oder E-Mail-Listen etwas, das mir hilft, mein Ziel zu erreichen?
• Bietet das Unternehmen/die Dienstleistung etwas an, das mit meinem Ziel und meiner Vision übereinstimmt?

Wenn die Antwort auf beide Fragen "Nein" lautet, warum solltest du deine kostbare Zeit und deinen Posteingang mit E-Mails dieser Unternehmen füllen?

4. Lege fest, wie viel Zeit du in deinem Posteingang verbringst

Das gedankenlose Abrufen von E-Mails kann uns ein falsches Gefühl von Produktivität und Geschäftigkeit geben. Wir ermutigen dich stattdessen, deinem E-Mail-Posteingang gesunde Grenzen zu setzen, damit du deine Zeit bei der Arbeit besser einteilen kannst.

Dieser tolle Artikel von Ink+Volt zeigt, wie wichtig es ist, die Zeit für alle Arten von täglichen Aufgaben zu blockieren. Anstatt jede zweite Minute die eingehenden E-Mails in deinem Posteingang zu überprüfen, solltest du dir Stunden in deinem Kalender reservieren, um E-Mails in Stapeln zu bearbeiten.

Und denk daran: Schalte die E-Mail-Benachrichtigungen aus, wenn du sie nicht abrufst!

Ein weiterer nützlicher Tipp ist die Verwendung von Tracking-Apps und -Tools wie Timing und Timeular, die dir dabei helfen können, zu verstehen, wie du deine Arbeitszeit verbringst, und so deine Zeit besser zu verwalten.

5. Nutze Mailbutler, um E-Mails und Follow-ups zum richtigen Zeitpunkt zu planen

Mailbutler ist ein Plug-in für Apple Mail, Gmail und Outlook, mit dem du festlegen kannst, wann du in Zukunft eine E-Mail verschicken willst und wann du nachfassen sollst, wenn du nach einer bestimmten Zeit noch keine Antwort erhalten hast (neben vielen anderen nützlichen Funktionen!).

6. Die Zwei-Minuten-Regel

Nicht jeder ist bereit, einen vollwertigen GTD-Workflow in seinem Posteingang zu starten (obwohl wir dir wirklich empfehlen, es auszuprobieren, wie wir es in diesem Artikel hier getan haben), aber es gibt eine allgemeine Faustregel, die du jetzt schon wunderbar nutzen kannst, um den Umgang mit deinen E-Mails zu verbessern: Frage dich bei jeder eingehenden E-Mail, ob du sie in weniger als zwei Minuten erledigen kannst.

Wenn die Antwort ja lautet, erledige sie sofort; andernfalls lege sie in deinem Aufgabenmanager ab oder verschiebe sie auf später.

Dieser tolle Artikel von Asian Efficiency erklärt die Macht der Zwei-Minuten-Regel. Während Gmail Snooze als native Funktion anbietet, gibt es auch andere Möglichkeiten, dies in anderen E-Mail-Anwendungen zu erreichen - zum Beispiel mit Mailbutler, dass die Snooze-Funktion für Apple Mail und Outlook anbietet!

Mit der Snooze-Funktion kannst du E-Mails vorübergehend aus deinem Posteingang entfernen, bis du sie später bearbeiten kannst. Du kannst sogar Arbeitszeiten festlegen, so dass Mailbutler E-Mails bis zu deinem nächsten Arbeitstag in den Schlummermodus versetzt, um deinen Arbeitsablauf zu verbessern und dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu geben.

Postfach-Aufräumen Fragen

Wie kann ich meinen Posteingang schnell aufräumen?

Das hängt von deinem E-Mail-Anbieter ab. Wenn du zum Beispiel Outlook nutzt, kannst du die folgenden drei intelligenten Funktionen nutzen, um deinen Posteingang schnell zu bereinigen:

• Konversation aufräumen, um die Anzahl der Nachrichten in deinem Posteingang zu reduzieren, indem du deine E-Mail-Konversationen aufräumst (das funktioniert auch mit Ordnern und Unterordnern)
• Clutter, um E-Mails mit niedriger Priorität zu filtern, basierend auf deinem bisherigen Verhalten und den Regeln, die du eingerichtet hast (falls du welche eingerichtet hast)
• Mailboxregeln, um eingehende Nachrichten automatisch an bestimmte Ordner zu senden

Als Gmail-Nutzer kannst du deinen Posteingang schnell aufräumen, indem du

• Löschen ganzer E-Mail-Kategorien (die Standard-E-Mail-Kategorien von Google Mail sind "Primär", "Sozial" und "Werbung", aber du kannst leicht weitere hinzufügen), indem du alle Konversationen in einer bestimmten Kategorie auswählst und auf "Auswahl löschen" klickst
• Löschen von E-Mails nach Datum mit Hilfe der erweiterten Suchfunktionen von Google Mail
• Löschen von E-Mails nach Inhalt durch Erstellen von "Hat die Wörter"-Filtern

Wie bereinige ich Tausende von E-Mails?

Wenn du Apple Mail verwendest und mehrere E-Mails gleichzeitig löschen möchtest, musst du zunächst die E-Mails auswählen, die du löschen möchtest, und dann "Papierkorb" oder "Archiv" wählen. Wie du vielleicht schon vermutet hast, kann diese Vorgehensweise extrem zeitaufwändig und lästig sein, wenn du Dutzende, Hunderte oder Tausende von E-Mails auf einmal bereinigen willst.

In diesem Fall solltest du die Filter von Apple Mail nutzen, um bestimmte Nachrichten in deinem Postfach zu finden (z. B. Nur von VIP, Nur Mails mit Anhängen usw.).

Wie du deine E-Mails von Spam bereinigst

Das hängt von deinem E-Mail-Client ab. Wenn du zum Beispiel Outlook benutzt, findest du alle mutmaßlichen Spam-Nachrichten im Ordner Junk-E-Mail. Wenn du dir 100%ig sicher bist, dass alle E-Mails in diesem Ordner korrekt als Junk klassifiziert sind, kannst du sie einfach löschen.

Eine andere Möglichkeit ist, Outlook anzuweisen, alle mutmaßlichen Spam-E-Mails zu löschen, anstatt sie in den Junk-E-Mail-Ordner zu verschieben, aber auf diese Weise kannst du die Nachrichten nicht überprüfen und legitime finden.

Auch die Spamfilter von Google Mail verschieben Spam-E-Mails automatisch in den Spam-Ordner. Wenn du dir sicher bist, dass alle Nachrichten in deinem Spam-Ordner tatsächlich Spam sind, kannst du "Alle Spam-Nachrichten jetzt löschen" wählen, um deinen Posteingang von Junk-Mails zu befreien.

So bereinigst du deine Arbeits-E-Mails

Hier sind fünf einfache, aber effektive Tipps, die dir helfen, deinen Posteingang aufzuräumen:

• Verschiebe alle deine aktuellen E-Mails in einen Ordner, damit neue Nachrichten den Aufräumprozess nicht unterbrechen
• Vereinfache dein E-Mail-Ordnersystem durch Löschen und/oder Zusammenführen von Ordnern
• Suche E-Mails nach Schlüsselwörtern, Absenderadresse, Datum usw.
• Melde dich von Newslettern ab, die du selten liest oder komplett ignorierst
• Lösche oder archiviere Nachrichten, die keine weiteren Aktionen erfordern

Bist du bereit, deinen Frühjahrsputz mit einem aufgeräumten Outlook-, Apple Mail- oder Gmail-Posteingang zu beginnen?

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Was sind deine Geheimnisse und besten Angewohnheiten, um deinen Posteingang zu organisieren? Lass es uns in den Kommentaren oder in den sozialen Netzwerken wissen. Viel Spaß beim Aufräumen!