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Wie kann ich eine E-Mail in Outlook zurückrufen?

Lernen Sie, wie Sie E-Mails in Outlook zurückrufen und Fehler effektiv beheben. Eine schnelle Anleitung für effiziente Kommunikation.

First published

30.01.2024

Last edited

08.07.2024

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7 minutes


    By Ilija

    An economist by degree, a marketing manager at heart. Seeing my website on the first page of Google is what excites me most. I write mostly about email productivity, email management and AI.

    Hast du schon mal aus Versehen die falsche E-Mail verschickt? Hast du schon mal auf „Senden” geklickt und dann festgestellt, dass du das falsche Dokument angehängt oder vergessen hast, wichtige Informationen hinzuzufügen? Oder hast du vielleicht sogar schon mal eine E-Mail an die falsche Person geschickt? Keine Panik - die Rückruf-Funktion von Outlook ist ein echter Lebensretter!

    Dieser Leitfaden führt dich durch die einzelnen Schritte zum Zurückrufen einer E-Mail in Outlook.

    Wie rufe ich eine E-Mail in Outlook zurück?

    Recall Outlook message

    Outlook E-Mail zurückrufen - Klassisches Menüband

    Befolge diese einfachen Schritte, um eine E-Mail in Outlook zurückzuholen und Fehler zu korrigieren.

    • 1. Öffne den Ordner Gesendete Elemente und suche nach der E-Mail, die du zurückrufen möchtest.
    • 2. Doppelklicke auf die E-Mail, um sie in einem neuen Fenster zu öffnen.
    • 3. Gehe zur Registerkarte „Nachricht” und wähle die die Option „Aktionen” aus.
    • 4. Wähle im Dropdown-Menü „Diese Nachricht zurückrufen” aus.
    • Wenn du das das vereinfachte Menüband nutzt:
      • Wähle die Registerkarte „Nachricht” aus und klicke auf Weitere Befehle (...).
      • Gehe zu „Aktionen” und wähle „Diese Nachricht zurückrufen aus”.

        Recall Outlook message - Simplified ribbon

        Outlook-Nachricht abrufen - Vereinfachtes Menüband

    • 5. Du hast die Option, ungelesene Kopien der E-Mail zu löschen oder sie durch eine neue Nachricht zu ersetzen. Wähle die entsprechende Option aus und klicke „OK”.
    • 6. Wenn die E-Mail erfolgreich zurückgerufen wurde, erhältst du eine Benachrichtigung. Bitte beachte, dass diese Funktion nur funktioniert, wenn der/die Empfänger:in die E-Mail noch nicht geöffnet hat.

    Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du eine E-Mail in Outlook schnell und einfach zurückrufen, um Fehler zu vermeiden und eine professionelle Kommunikation zu gewährleisten. Denke immer daran, schnell zu handeln, denn die Rückruf-Funktion ist nur wirksam, wenn der/die Empfänger:in die E-Mail noch nicht gesehen hat.

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    Voraussetzungen und Einschränkungen der Rückruf-Funktion in Microsoft Outlook

    • Diese Funktion ist nur mit Microsoft Exchange- und Microsoft 365-Accounts kompatibel.
    • Sie kann nicht mit POP3- oder MAPI-E-Mail-Accounts verwendet werden.
    • Damit der Rückruf wirksam ist, muss der/die Empfänger:in der E-Mail ebenfalls ein Microsoft Exchange- oder Microsoft 365-Konto verwenden, und sowohl der/die Absender:in als auch der/die Empfänger müssen sich in derselben Organisation befinden.

    Wie lange dauert es, eine E-Mail in Outlook abzurufen?

    So überprüfen Sie den Rückruf in Outlook

    Quelle: Microsoft

    Nachdem du einen E-Mail-Rückruf in Outlook angefordert hast, solltest du innerhalb von 30 Sekunden eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten. Diese E-Mail enthält einen Link zum Rückrufbericht. Klicke auf den Link, um den Bericht in deinem Browser anzusehen - eventuell musst du dich anmelden. Rückrufanfragen werden schnell bearbeitet - auch bei vielen Empfänger:innen.

    Bericht über den Rückruf von Nachrichten anzeigen

    Quelle: Microsoft

    Wenn es eine Verzögerung gibt, beispielsweise durch ein nicht verfügbares Postfach, versucht Outlook es 24 Stunden lang erneut. Aktualisierungen des Rückrufstatus sind schnell, können aber ein paar Minuten dauern. Bei Nachrichten, die an Hunderte oder Tausende von Empfänger:innen gesendet werden, kann es länger dauern (bis zu 30 Minuten), um für alle den Rückrufstatus zu erhalten.

    Die genaue Dauer hängt jedoch von Faktoren wie der Servergeschwindigkeit und den E-Mail-Einstellungen des/der Empfänger:in ab. Es ist wichtig zu wissen, dass der Abruf nicht erfolgreich sein wird, wenn der/die Empfänger:in die E-Mail bereits geöffnet hat. Deshalb gilt: Je schneller der Rückruf nach dem Versand der E-Mail eingeleitet wird, desto größer ist die Chance, dass er erfolgreich ist.

    Kann ich eine E-Mail in Outlook ersetzen?

    Outlook-Mail zurückrufen

    Quelle: Microsoft

    Ja, in Microsoft Outlook hast du die Möglichkeit, eine bereits gesendete E-Mail zu ersetzen. Dies geschieht mit Hilfe der Rückruf-Funktion. Wenn du eine gesendete E-Mail zurückrufst, kannst du entweder die ursprüngliche E-Mail löschen oder sie durch eine neue Nachricht ersetzen.

    Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du die Informationen in einer bereits gesendeten E-Mail korrigieren oder aktualisieren möchtest.

    Der Erfolg des Ersetzens einer E-Mail hängt jedoch von mehreren Faktoren ab - unter anderem davon, ob der/die Empfänger die ursprüngliche E-Mail bereits gelesen hat und welche Art von E-Mail-Accounts sowohl der/die Absender:in als auch der/die Empfänger:in verwenden.

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    Zurückrufen von E-Mails in der Web-Version von Outlook

    In Outlook.com kannst du eine gesendete E-Mail nicht zurückrufen. Für Outlook.com-, Hotmail-, Live- und MSN-E-Mail-Adressen gibt es keine Rückruffunktion. Du kannst jedoch „Senden rückgängig machen” einrichten. Dadurch wird der Versand deiner E-Mail für 5 oder 10 Sekunden verzögert, sodass du die Möglichkeit hast, den Versand abzubrechen. So aktivierst du diese Funktion:

    • Klicke oben auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol).
    • Wähle „E-Mail” aus und dann „Verfassen und Antworten”.
    • Wähle unter „Senden rückgängig machen” deine gewünschte Verzögerungszeit aus.
    • Klicke auf „Speichern”.

    E-Mail zurückrufen Outlook-Webversion

    Quelle: Microsoft

    Wenn du nun eine E-Mail versendest, wird der „Rückgängig”-Button für die von dir gewählte Dauer angezeigt.

    Warum kann ich eine E-Mail in Outlook nicht zurückholen?

    Um eine E-Mail in Outlook erfolgreich zurückzurufen, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

    • Exchange Server-Anforderung: Sowohl der/die Absender:in als auch der/die Empfänger:in müssen Microsoft Exchange als E-Mail-Server verwenden. Die Rückruf-Funktion in Outlook funktioniert nicht mit anderen E-Mail-Systemen oder mit Cloud-basierten E-Mail-Diensten.
    • Gleiches Exchange-System: Der/die Absender:in und der/die Empfänger:in müssen denselben Exchange Server verwenden. Der Rückruf schlägt fehl, wenn der/die Empfänger:in einen anderen Server, POP3, IMAP oder webbasierte Accounts (wie Outlook.com) verwendet.
    • Verwendung von Outlook als E-Mail-Programm: Der/die Empfänger:in muss Outlook als seinen/ihren E-Mail-Client verwenden, entweder Outlook 365 oder den Outlook-Software-Client. Die Rückruf-Funktion funktioniert nicht mit Outlook Web Access oder anderen E-Mail-Clients wie Gmail oder Thunderbird.
    • Aktive Exchange-Verbindung: Der /die Empfänger:in benötigt eine aktive Outlook Exchange-Verbindung. Der Rückruf schlägt fehl, wenn der/die Empfänger:in den Cached Exchange Mode verwendet oder offline arbeitet.
    • E-Mail im Posteingang und ungelesen: Die E-Mail muss im Posteingang des/der Empfänger:in landen und ungelesen bleiben. Der Rückruf schlägt fehl, wenn die Mail gelesen oder durch Regeln in einen anderen Ordner verschoben wurde.
    • Beschränkungen bei mobilen Geräten: Der Rückruf funktioniert eventuell nicht richtig, wenn der/die Empfänger:in einen anderen E-Mail-Client auf seinem/ihrem mobilen Gerät verwendet.
    • Nicht funktionsfähig bei delegierten oder geteilten Postfächern: Der Rückruf funktioniert nicht, wenn die E-Mail von einem delegierten oder oder geteilten Postfach versendet wird.
    • Öffentliche oder freigegebene Ordner: E-Mails, die an diese Ordner gesendet werden, werden möglicherweise schnell gelesen, was die Chancen auf einen erfolgreichen Rückruf verringert.
    • Ansicht auf mobilen Geräten: Wenn der/die Empfänger:in die E-Mail auf seinem/ihrem Mobilgerät anschaut, wird diese möglicherweise als gelesen markiert, wodurch der Rückruf unwirksam wird.

    Alternative Möglichkeiten, wenn der Rückruf fehlschlägt

    Wenn du eine E-Mail in Outlook nicht zurückrufen kannst, versuche Folgendes:

    • Gestehe den Fehler ein: Senden schnell eine weitere E-Mail hinterher, in der du dich für den Fehler entschuldigst. Erkläre, was in der ursprünglichen E-Mail falsch war.
    • Verwende ein E-Mail-Management-Tool: Outlook-Erweiterungen wie Mailbutler bieten Funktionen wie Smartes Später Senden, mit denen du den E-Mail-Versand verwalten und Fehler vermeiden kannst.
    • Biete Unterstützung an: Wenn der Fehler in deiner E-Mail irgendwelche Probleme verursacht hat, bieten an, bei deren Behebung zu helfen.
    • Sei immer klar und direkt: Stelle sicher, dass deine E-Mail leicht zu verstehen ist.
    • Implementiere eine Funktion für verzögertes Senden: Die meisten E-Mail-Anbieter bieten die Möglichkeit, den Versand zu verzögern, sodass du Zeit hast, deine E-Mails zu überprüfen, bevor sie versendet werden.

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    Wie kann ich eine E-Mail in Outlook zurückrufen, ohne dass meine Empfänger:innen davon erfahren?

    Um eine E-Mail in Outlook zurückzuholen, ohne dass die Empfänger:innen dies sehen, kannst du die Funktion „Diese Nachricht zurückrufen” nutzen.

    Gehe nach dem Versenden deiner E-Mail in den Ordner Gesendete Elemente, klicke mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die du zurückrufen möchtest und wähle „Diese Nachricht zurückrufen” aus. Du kannst ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen oder sie durch eine neue Nachricht ersetzen.

    Achte darauf, dass du die Option „Benachrichtigen Sie mich bei Erfolg oder Misserfolg des Rückrufs für jeden Empfänger” deaktivierst. Dann versucht Outlook, die E-Mail zurückzurufen, ohne dass deine Empfänger:innen darüber informiert werden.

    Der Erfolg des Rückrufs hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise davon, ob die E-Mail geöffnet wurde oder auch von dem Setup des/der Empfänger:in.

    Kann ich eine gesendete E-Mail in Outlook zurückrufen oder löschen?

    Leider kannst du eine gesendete E-Mail in Outlook nicht mehr löschen, sobald diese versendet wurde. Sobald die E-Mail auf dem Server des/der Empfänger:in angekommen ist, kannst du sie nicht mehr löschen. Du kannst jedoch versuchen die E-Mail zurückzurufen, bevor der/die Empfänger:in sie gelesen hat.

    Kann ich eine E-Mail, die ich mit Outlook gesendet habe, löschen?

    Nein, du kannst eine E-Mail, die du mit Outlook gesendet hast, nicht löschen, sobald sie versendet wurde. Sobald sie deinen Postausgang verlässt, entzieht dich die E-Mail deiner Kontrolle und befindet sich auf dem Server des/der Empfänger:in. Es gibt jedoch einige Optionen, die du probieren kannst:

    1. Rufe die E-Mail zurück (falls möglich)

    2. Direkter Kontakt mit dem/der Empfänger:in

    3. Markiere die E-Mail für dich selbst

    4. Aktiviere die Sendeverzögerung in Outlook

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