Gmail-Lesebestätigung: Alles, was du wissen musst + Alternativen

Wir kennen das alle: Wir schreiben eine E-Mail, schicken sie ab und dann wissen wir nicht, was weiter mit unserer E-Mail passiert. Zu wissen, wie deine Empfänger:innen mit deinen E-Mails interagieren ist essentiell für eine effiziente E-Mail-Kommunikation. Ein praktisches Feature in Gmail kann dir hier weiterhelfen: die Gmail-Lesebestätigungen.

Dieser Leitfaden zeigt dir alles, was du über die Gmail-Lesebestätigungen wissen musst.

Was ist die Lesebestätigung in Gmail?

Die Lesebestätigung in Gmail ist eine Funktion in Google Workspace (früher bekannt als G Suite). Sie ermöglicht es dem/der Absender:in, eine Lesebestätigung von dem/der Empfänger:in anzufordern. Wenn die Lesebestätigung aktiviert ist, trackt Gmail das Öffnen der E-Mail und benachrichtigt den/die Absende:in darüber. Der Vorgang ist einfach, erfordert jedoch das Einverständnis des/der Empfänger:in.

Hier sind einige wichtige Vorteile der Nutzung von Gmail-Lesebestätigungen für das E-Mail-Tracking:

1. Bestätigung der E-Mail-Zustellung und -Interaktion

Der Hauptvorteil von Gmail-Lesebestätigungen ist die Bestätigung der E-Mail-Zustellung. Sobald die E-Mail geöffnet wurde, können Absender:innen auch die Interaktion ihrer Empfänger:innen sehen.

2. Verbesserte Kommunikation

Lesebestätigungen können die Effizienz der E-Mail-Kommunikation innerhalb eines Unternehmens erheblich steigern. Wenn du weißt, ob eine E-Mail gelesen wurde, können unnötige Nachfragen oder Erinnerungen vermieden werden, was Zeit spart und die E-Mail-Flut reduziert. Das führt zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf und schnelleren Entscheidungsprozessen.

Schritt 2: Frage eine Lesebestätigung an

Nachdem du deine E-Mail verfasst hast, klicke unten rechts im Verfass-Fensters auf die drei Punkte (Weitere Optionen). Wähle dann im Menü „Lesebestätigung anfordern“aus.

Schritt 3: Sende die E-Mail mitsamt der Lesebestätigungs-Anfrage

Nun kannst du deine E-Mail versenden. Der/die Empfänger:in wird darüber benachrichtigt werden, dass eine Lesebestätigung angefordert wurde.

Folgendes solltest du noch beachten:

• Verfügbarkeit - Es ist wichtig zu wissen, dass die Möglichkeit, Lesebestätigungen anzufordern, für private Gmail-Accounts nicht verfügbar ist. Diese Funktion ist exklusiv nur für Google Workspace-Accounts verfügbar, bei denen der Administrator diese Funktion aktiviert haben muss.
• Zustimmung des/der Empfänger:in - Deine Empfänger:innen können selbst entscheiden, ob Sie dir eine Lesebestätigung senden möchten oder nicht. Wenn sie deine E-Mail öffnen, werden sie aufgefordert, eine Lesebestätigung an den/die Absender:in zu schicken. Sie können zustimmen oder ablehnen.
• Maßvolle Nutzung - Beim Anfordern von Lesebestätigungen ist es wichtig, diese Funktion maßvoll zu nutzen. Frage Lesebestätigungen nur für E-Mails an, die wichtig sind. Übermäßiger Gebrauch dieser Funktion kann auf Seiten des/der Empfänger:in als aufdringlich empfunden werden und zu Verärgerung führen.

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Einschränkungen von Gmail-Lesebestätigungen

Keine Verfügbarkeit für private Gmail-Accounts

Google Workspace-Webseite

Lesebestätigungen wurden für den Business-Gebrauch konzipiert.  Sie sind für private, nicht zahlende Gmail-Nutzer:innen nicht verfügbar.

Einige Drittanbieter-Tools bieten erweiterte E-Mail-Tracking-Funktionen an, die über das hinausgehen, was mit den Gmail-Lesebestätigungen möglich ist. Diese Dienste liefern in der Regel detaillierte Analysen zu den E-Mail-Öffnungen, wie etwa die Zeit und Häufigkeit der Öffnungen, Standortdaten sowie Geräteinformationen.

Mailbutler für Gmail

Weitere beliebte Optionen sind:

Mailtrack: Lässt sich nahtlos in Gmail integrieren und bietet Echtzeit-Benachrichtigungen sowie detaillierte Lesebestätigungen. Es ist bekannt für seine Einfachheit und Effektivität beim Verfolgen von E-Mail-Öffnungen.

Yesware: Bietet E-Mail-Tracking zusammen mit Produktivitätsfunktionen an, die speziell für Sales-Teams entwickelt wurden, wie E-Mail-Vorlagen, Terminplanung und mehr.

HubSpot Sales: Stellt E-Mail-Tracking innerhalb einer umfassenderen Suite von Sales-Tools zur Verfügung, einschließlich CRM-Integration, was besonders nützlich für Unternehmen ist, die ihren Sales-Prozess optimieren möchten.

Vorteile:

• Detaillierte Einblicke: Erhalte mehr als nur Lesebestätigungen - erfahre, wie deine Empfänger:innen mit deinen E-Mails interagieren.
• Integration: Viele Tools lassen sich nahtlos in Gmail integrieren und bieten eine intuitive Benutzererfahrung.
• Produktivitätsfunktionen: Über das Tracking hinaus beinhalten viele dieser Tools produktivitätssteigernde Funktionen wie Terminplanung, Vorlagen und CRM-Integration.

Erwägungen:

• Datenschutzbedenken: Das detaillierte Tracking kann Datenschutzprobleme aufwerfen, weshalb ein ethischer Umgang wichtig ist.
• Kosten: Während einige Tools kostenlose Versionen anbieten, erfordern erweiterte Funktionen oft ein kostenpflichtiges Abonnement.
• Abhängigkeit von Drittanbietern: Die Nutzung externer Tools bedeutet, dass man sich auf die Stabilität und Sicherheitsrichtlinien eines anderen Dienstes verlassen muss.

2. Alternative E-Mail-Programme

Vielleicht erwägst du zu einem anderen E-Mail-Programm zu wechseln, welches eingebaute Lesebestätigungen oder erweiterte Tracking-Funktionen als Teil des Dienstes anbietet. Beispiele hierfür sind:

Microsoft Outlook: Outlook bietet Lesebestätigungen und Zustellungsbestätigungen als Standardfunktionen an.

Zoho Mail: Zoho Mail bietet Lesebestätigungen zusammen mit einer Suite von Business-Tools an, was es für Unternehmen attraktiv macht, die eine All-in-One-Lösung suchen.

Mozilla Thunderbird: Thunderbird bietet standardmäßig keine eingebaute Lesebestätigungsfunktion an. Nutzer:innen können diese Funktion jedoch durch verschiedene Add-ons für Thunderbird hinzufügen.

eM Client: eM Client ist bekannt für seine einfache Benutzeroberfläche und Effizienz, bietet Lesebestätigungen an und ist eine gute Wahl für Einzelpersonen und Unternehmen, die eine vereinfachte E-Mail-Nutzung bevorzugen.

Vorteile:

• Integrierte Lösung: Es sind keine externen Plugins oder Tools erforderlich, da diese Funktionen bereits im E-Mail-Programm integriert sind.
• Unternehmenskompatibilität: Plattformen wie Outlook werden häufig im Business-Bereich genutzt, was sie für viele Unternehmen zu einer praktischen Wahl macht.

Überlegungen:

• Wechselkosten: Der Umstieg auf eine neue Plattform kann erheblichen Aufwand und Anpassung erfordern, insbesondere für Unternehmen mit etablierten Arbeitsabläufen.
• Funktionsunterschiede: Nicht alle Plattformen bieten das gleiche Maß an Funktionalität wie Drittanbieter-Tracking-Tools an, die speziell für das E-Mail-Tracking entwickelt wurden.

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Beispiele von Experten, die Gmail-Lesebestätigungen nutzen

Rückversicherung bei persönlichen Follow-up-E-Mails

Ich nutze die Lesebestätigungen von Gmail etwas anders. Bei persönlichen E-Mails, insbesondere wenn ich Veranstaltungen organisiere oder wichtige persönliche Dokumente versende, finde ich es beruhigend zu wissen, dass meine E-Mail geöffnet wurde. Diese Funktion hilft mir, meine Erwartungen zu steuern und meine Nachverfolgungen entsprechend zu planen.

Ein Beispiel: Wenn ich weiß, dass ein Freund meine E-Mail bezüglich eines Treffens gelesen hat, aber noch nicht geantwortet hat, kann ich ihn daran erinnern, ohne mich zu fragen, ob er die Nachricht überhaupt erhalten hat. Das nimmt eine Unsicherheitsebene aus der persönlichen Kommunikation.

Shawn Plummer, CEO, The Annuity Expert

Unverzichtbar für sensible Finanzinformationen

Da ich täglich mit sensiblen Finanz- und Geschäftsinformationen arbeite, verlasse ich mich absolut auf Gmail-Lesebestätigungen. Zu wissen, wann Kund:innen E-Mails mit vertraulichen Transkripten oder Verträgen geöffnet haben, gibt mir große Sicherheit.

Ich erinnere mich an eine Situation, in der ein großer Firmenkunde behauptete, die von mir gesendeten Transkriptdateien nie erhalten zu haben. Als ich jedoch die Lesebestätigung überprüfte, zeigte sich, dass er die E-Mail bereits Tage zuvor geöffnet hatte. Ich habe ihm dann einfach die Lesebestätigung weitergeleitet, und er musste das Missverständnis auf seiner Seite eingestehen.

Obwohl manche Personen, Lesebestätigungen als aufdringlich empfinden, sind diese in meiner Arbeit ein notwendiges Übel. Ich stelle sicher, dass ich eine automatische Mitteilung beifüge, die die Empfänger:innen darüber informiert, dass ich bei wichtigen E-Mails Lesebestätigungen nutze.

Der einzige Nachteil ist, dass man eine Menge zufälliger Lesebestätigungen im Posteingang erhält, was beim Durchsuchen nervig sein kann. Aber das ist ein kleiner Preis für die Transparenz, die sie bieten.

Ben Walker, Founder und CEO, Ditto Transcripts

Strategische Zeitplanung für Sales-Follow-ups

In meiner Rolle als Sales- und Marketing-Director hat die Nutzung von Gmail-Lesebestätigungen unsere Kommunikationsstrategie revolutioniert. Diese Funktion ermöglicht es mir und meinem Team, zu verfolgen, wann unsere E-Mails geöffnet werden, und gibt uns sofortiges Feedback zur Engagement-Rate unserer Empfänger:innen. Es geht nicht nur darum zu wissen, ob die E-Mail gelesen wurde, sondern auch darum, unsere Follow-up-E-Mails gezielter zu timen und das Engagement unserer Klient:innen und Leads mit unseren E-Mails besser zu verstehen.

Dieses Wissen hilft uns dabei unsere Follow-up-E-Mails besser zu timen, sodass wir unsere Kund:innen nicht zu früh mit Nachverfolgungen bombardieren oder den optimalen Zeitpunkt für eine erneute Kontaktaufnahme verpassen.

Ace Zhuo, Sales & Marketing Director, Cheap Forex VPS

Kulturelle Sensibilität bei der Nutzung von Lesebestätigungen

In einem multikulturellen Umfeld habe ich gelernt, dass die Wahrnehmung von Gmail-Lesebestätigungen je nach Kultur stark variieren kann. In einigen Kulturen werden sie als nützlich angesehen, während sie in anderen möglicherweise als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet werden.

Deshalb bin ich sensibler gegenüber kulturellen Unterschieden geworden und verzichte oft darauf, Lesebestätigungen bei Kolleg:innen aus Kulturen zu verwenden, in denen solche Funktionen möglicherweise nicht gern gesehen werden. Diese Achtsamkeit hat mir geholfen, respektvolle und effektive Kommunikation in diversen Teams aufrechtzuerhalten.

Tim Elliott, President und COO, Mr. Moxey's

Gmail-Lesebestätigung FAQs

Kann ich sehen, ob der/die Empfänger:in meine E-Mail in Gmail gelesen hat?

In Gmail sind Lesebestätigungen nur für Google Workspace-Accounts (früher G Suite) verfügbar, nicht aber für private Gmail-Accounts. Wenn du Gmail innerhalb eines Unternehmens verwendest, kannst du Lesebestätigungen für E-Mails anfordern, die du versendest.

Kann ich eine Lesebestätigung in Gmail erhalten, ohne dass der/die Empfänger:in es erfährt?

Nein, das ist in Gmail nicht möglich. Der/die Empfänger:in muss immer die Erlaubnis dafür geben, eine Lesebestätigung zu senden. Für diskreteres Tracking kannst du Drittanbieter-Tools wie Mailbutler in Betracht ziehen.

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